Mitarbeiter Empfang / Office Manager (w / m / d)

Humanistischer Verband Berlin-Brandenburg KdöR (HVD-BB); Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Der Humanistische Verband Berlin-Brandenburg KdöR sucht einen engagierten Mitarbeiter für den Empfang und Office Management in Berlin-Pankow. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für zahlreiche Stakeholder und tragen zur reibungslosen Verwaltung des Campus bei. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie Organisationstalent mit und arbeiten in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten.

Leistungen

Wertschätzendes Arbeitsklima

Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten

Mitarbeiter-Events

Familienfreundliche Angebote

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management oder Hochschuladministration von Vorteil.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Serviceorientierte Organisation des Empfangs und Koordination des Hochschulbetriebs.
• Erste Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und Gäste.
• Dokumentenmanagement und Unterstützung im Tagesgeschäft.

Kenntnisse

MS Office

Organisation

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Mitarbeiter Empfang / Office Manager (w / m / d) bei Humanistischer Verband Deutschlands Berlin-Brandenburg – Zentrale Geschäftsstelle | softgarden

Mitarbeiter Empfang / Office Manager (w / m / d)

Voll- oder Teilzeit

Mit Berufserfahrung / ohne Berufserfahrung

Die Humanistische Hochschule Berlin ist eine staatlich anerkannte Hochschule mit gesellschaftlich engagiertem Profil. Wir verbinden akademische Qualität mit praxisnaher Ausbildung und bieten derzeit die Studiengänge Soziale Arbeit (B.A.) , Humanistische Lebenskunde (M.A.) und Angewandte Ethik (M.A.) an. Für den reibungslosen Betrieb und die Betreuung unseres Campus‘ in der Grabbeallee (Berlin-Pankow) suchen wir zum 1. Oktober 2025 eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit zur Unterstützung im Tagesgeschäft.

Mitarbeiter Empfang / Office Manager (w / m / d) –

Teilzeit (50%, verteilt auf 5 Tage, perspektivisch Aufstockung möglich)

Zu den Aufgaben gehören :

• Serviceorientierte und freundliche Organisation des Empfangs sowie Organisation und Koordination des Hochschulbetriebs am Campusstandort in der Grabbeallee (Seminar- und Verwaltungsgebäude)
• Erste Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende, Lehrbeauftragte, Dienstleistende und Gäste vor Ort
• Post- und Dokumentenmanagement : Entgegennahme und Bearbeitung der Eingangspost, Bearbeitung der Ausgangspost sowie Botengänge.
• Weitere Aufgaben : Materialbestellungen, Ablage, Schlüsselmanagement, Telefonzentrale, Bearbeitung eingehender E-Mails sowie allgemeine administrative Aufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft
• Betreuung kleinerer Veranstaltungen und interner Meetings (inkl. Vor- und Nachbereitung)
• Schnittstellenmanagement mit Hausverwaltung, IT-Dienstleistern und externen Partnern
• Tägliche Kontrolle der Hochschulräumlichkeiten in Bezug auf Reinigung, Ordnung und ggf. Beschwerdemanagement mit Dienstleistern und Facilitymanagement

Dein Profil :

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder in der Hochschuladministration von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z.B. Kalenderverwaltung, Cloud-Dienste)
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sowie Genauigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten :

• Innovativ : die außerordentliche Gelegenheit, aktiv am Aufbau und der Entwicklung einer Hochschule mitzuwirken und eigene Ideen einzubringen;
• Wertschätzung : wertschätzendes, von gegenseitigem Respekt geprägtes Arbeitsklima;
• Familienfreundlich : Bevorzugung bei der Platzvergabe in einer der 24 Humanistischen Kitas oder der Grundschule. Ferienbetreuung für Kinder zwischen 8-16 Jahren in den HVD-Jugendfreizeiteinrichtungen. HVD-Beratungsangebote und Unterstützung bei Vorsorge und Pflege (für Angehörige);
• Gemeinsame Mitarbeiter : innen-Events und Vernetzung mit herausragenden Persönlichkeiten;
• Eine abwechslungsreiche und kreative Tätigkeit in einem werteorientierten Arbeitsumfeld, das ethische Prinzipien und soziale Verantwortung betont;
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten

Die Förderung der Chancengleichhalt aller Mitarbeiter : innen ist für uns selbstverständlich. Wir begrüßen daher Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von Geschlecht, kultureller oder sozialer Herkunft, Behinderung, Nationalität und sexueller Orientierung.

Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen teilen Sie uns bitte bereits in der Bewerbung mit, ob eine Schwerbehinderung / Gleichstellung vorliegt.

Eine aussagekräftige Bewerbung mit den gängigen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 10.06.2025 unter Angabe des o.g. Kennzeichens an die Geschäftsführerin Anja Krüger-Chan unter folgender E-Mail-Adresse :

Die Rücksendung der eingereichten Unterlagen erfolgt nur bei gleichzeitiger Übersendung eines ausreichend frankierten, adressierten Rückumschlages. Andernfalls werden sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach den Vorgaben des Datenschutzrechtes vernichtet. Elektronische Bewerbungen werden entsprechend gelöscht.

Fragen zur Ausschreibung beantwortet Ihnen gerne : Elisabeth Heine (E-Mail : [emailprotected] )

Mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie gemäß Artikel 6 Abs. 1 Satz1 lit. a) und b) DSGVO ausdrücklich ein, dass Ihre im Zusammenhang mit der Bewerbung auf die Ausschreibung der o.g. Professur erhobenen personenbezogenen Daten durch den Humanistischen Verband Deutschlands, Landesverband Berlin-Brandenburg KdöR, dem Betreiber der Humanistischen Hochschule Berlin AdöR i. Gr., zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeitet und gespeichert werden. Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen Zwecken erfolgt nicht.