Mitarbeitende*r Outgoing-Koordination (w/m/d) - International Office

Technische Universität Ilmenau Land Thüringen; Ilmenau; On-site; EUR 52,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Tarifvergütung inkl. Jahressonder

30 Tage Urlaub

flexibles Arbeitszeitmodell

VBL Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheits- und Sportangebote

Wertschätzendes Arbeitsumfeld

Job summary

Die Technische Universität Ilmenau sucht ab sofort Mitarbeitende*r Outgoing-Koordination (w/m/d) im International Office. Sie beraten Studierende zu Auslands- und Fördermöglichkeiten, betreuen Bewerbungszyklen und koordinieren Infoveranstaltungen sowie fachliche Passfähigkeit mit Fakultäten.

Sie übernehmen eigenverantwortlich Projekt- und Budgetmanagement für Erasmus+, DAAD-Programmen und Berichte; gestalten Prozesse, pflegen Webseiten und betreuen Netzwerke deutscher Hochschulen im

Qualifications

• Hochschulabschluss oder gleichwertige Qualifikation in relevanten Bereichen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Projektmanagement und Budgetverwaltung vorteilhaft.

Responsibilities

• Ganzheitliche Beratung von Studierenden zu Auslandsaufenthalten, Fördermöglichkeiten, Visafragen und International Certificate.
• Abwicklung des Bewerbungs- und Auswahlzyklus für Erasmus+, Semesteraufenthalte und Praktika weltweit.
• Konzeption und Durchführung von Infoveranstaltungen und Beratungstagen.
• Eigenverantwortliches Projekt- und Budgetmanagement für Go Out-Programmlinien und Förderprogramme.
• Prozessoptimierung, Digitalisierung internationaler Mobilitätsprozesse und Öffentlichkeitsarbeit.

Skills

Interkulturelle Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Teamgeist

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium in Internationalem Hochschulmanagement / Verwaltungswissenschaften / Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften

Alternativ: abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung/Verwaltung mit Berufserfahrung

Job description

Im International Office der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als Mitarbeitende*r Outgoing-Koordination (w/m/d)

zu besetzen.

Das International Office (IO) der TU Ilmenau ist eine Service- und Schnittstelle in alle Bereiche der Universität und ein Brückenbauer für internationale Kooperationen. Wir informieren Studierende und Wissenschaftler*innen über Auslandsaufenthalte, internationale Austauschprogramme und die dazu passenden Fördermöglichkeiten. Wir betreuen und beraten internationale Studieninteressierte bereits vor Beginn des Studiums und begleiten aktuell mehr als 2.100 internationale Studierende aus über 85 Nationen durch ihre Studienzeit. Austauschstudierende von über 100 Partneruniversitäten besuchen regelmäßig unsere Universität und mehr als 200 Personen nutzen unser Angebot für einen Aufenthalt im Ausland jährlich.

Wir bieten eine herausfordernde, international und interdisziplinär ausgerichtete, verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenen Gestaltungsspielräumen innerhalb des International Office (IO).

Ihre Aufgaben

• Beratung & Betreuung:
  • ganzheitliche Beratung von Studierenden zu Auslands- und Fördermöglichkeiten, Visafragen, Anerkennung und dem „International Certificate“ der TU Ilmenau
  • Abwicklung des Bewerbungs- und Auswahlzyklus für diverse Mobilitätsformen (Erasmus+, Semesteraufenthalte weltweit, Doppelabschlüsse, Praktika weltweit etc.)
  • Konzeption und Durchführung von Infoveranstaltungen und Beratungstagen
  • Abstimmung der fachlichen Passfähigkeit der Aufenthalte mit Fakultäten und Prüfungsämtern
• Programm- & Finanzmanagement:
  • Eigenverantwortliches eigenverantwortliches Projektmanagement für Go Out-Programmlinien wie Erasmus+ (KA131), DAAD-PROMOS, DAAD-EUN und Teilstipendien (von der Antragstellung, Budgetverwaltung bis zur Berichterstattung)
  • Erstellung rechtssicherer Zuwendungsvereinbarungen (z. B. Grant Agreements) und Nachweisunterlagen und Prüfung zur Vermeidung von Doppelfinanzierungen
  • Erstellung von Statistiken und Berichten für interne und externe Stellen (TMBWK , Drittmittelgeber und Audits)
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Mitwirkung an der Digitalisierung und Optimierung internationaler Mobilitätsprozesse
• Öffentlichkeitsarbeit und Marketing für die Auslandsmobilität, insbesondere Erstellung und Pflege von Webseiten und -inhalten, Social-Media-Content, Informations- und Werbemaßnahmen
• Netzwerk- & Gremienarbeit insbesondere im Netzwerk deutscher Hochschulen im Erasmus+- Bereich und Vertretung der TU Ilmenau

Ihr Profil

• abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für die Aufgaben relevanten Fachbereich z. B. Internationales Hochschulmanagement, Verwaltungswissenschaften, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften oder abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. Verwaltung mit Berufserfahrung vorzugsweise in einem artverwandten Aufgabenfeld
• Sprachkompetenz: sehr gute Kenntnisse der deutschen (min. C1 Niveau) und englischen Sprache (min. B2 Niveau) in Wort und Schrift

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement idealerweise in der Administration und eigenständigen Bearbeitung von Förderprogrammen, inkl. Budgetverwaltung
• idealerweise Erfahrung im Hochschulbereich, insbesondere im Bereich Internationalisierung, Studierendenmobilität oder internationaler Kooperationen;
• gute Kenntnisse im Umgang mit digitalen Anwendungen und Datenbanken sowie eine ausgeprägte Affinität zur Digitalisierung und Optimierung von Prozessen (u. a. Mobility Online, Beneficiary Module der EU, DAAD-Portal)
• Kenntnisse der Erasmus+- und DAAD-Förderprogramme von Vorteil - Kenntnisse der relevanten EU-Vorgaben und Prozesse, insbesondere im Zusammenhang mit ECHE, EWP, ESCI/ESCI+, von Vorteil
• Erfahrung in der Öffentlichkeitsarbeit und im Social-Media-Bereich;
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen gleichzeitig zuverlässig zu koordinieren
• interkulturelle Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Teamgeist
• eigene Auslandserfahrung, beispielsweise durch Studium, Praktikum oder berufliche Tätigkeit im Ausland, wünschenswert

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Stelle wird befristet nach § 14 Abs. 2 TzBfG besetzt. Es werden nur Bewerbende berücksichtigt, welche noch keine Vorbeschäftigung beim Freistaat Thüringen hatten.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
• wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität

Umfang: Vollzeit | Befristung: 2 Jahre | Vergütung: EG 9b TV-L | Beginn: baldmöglichst