Manager:in Project & Portfolio Management (all genders) - 2 Jahre befristet

gematik GmbH; Berlin; Remote; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

freie Tage am24.12. und31.12.

Gesundheits- und Sportangebote

Zuschuss zum Deutschlandticket

Mitarbeiterevents

Corporate Benefits

Mobiles Arbeiten

Job summary

gematik GmbH sucht eine erfahrene PMO-unterstützende Fachkraft, die das Transformationsprogramm koordiniert. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, gestalten das Portfolio, planen Ressourcen und Budgets und sichern eine transparente Kommunikation über Prioritäten.

Mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands ermöglicht flexible Arbeitszeiten. Die Stelle ist befristet auf 1 Jahr mit Aussicht auf Verlängerung; Weiterbildungen, Programme und Benefits unterstützen Ihre Entwicklung.

Qualifications

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, PMO oder Transformations-/Digitalisierungsprojekten.
• Fundierte Kenntnisse im klassischen und/oder agilem Projektmanagement.
• Sicherer Umgang mit Methoden, Prozessen und Instrumenten der Projektsteuerung.
• Erfahrung mit Reporting, Kennzahlen und Budgetinformationen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, analytische und selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Du steuerst das Projekt- und Aufgabenportfolio der Transformation und behältst Prioritäten, Ressourcen, Budgets, Risiken und Zielerreichung im Blick.
• Du erstellst und pflegst Projektpläne, Statusberichte, Präsentationen sowie Entscheidungs- und Kommunikationsvorlagen.
• Du bereitest Governance- und Managementtermine vor und unterstützt deren Durchführung.
• Du unterstützt Ressourcen-, Budget- und Maßnahmencontrolling im Transformationsprogramm und wirkst bei Forecasts mit.
• Du pflegst Projektmanagement-Werkzeuge und Dokumentationen (Jira, Confluence, SharePoint).
• Du identifizierst Projektrisiken und Abhängigkeiten frühzeitig und unterstützt Nachverfolgung und Eskalation.

Skills

Projektmanagement-Kompetenz

klassisches/agiles Projektmanagement

Jira

Confluence

SharePoint

Excel

PowerPoint

Reporting & Controlling

Stakeholder-Kommunikation

Education

Wirtschaftsinformatik, Informatik, BWL, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Jira

Confluence

SharePoint

Job description

Wir wollen etwas bewegen – bist Du dabei? Wir sorgen dafür, dass über 80 Millionen Menschen in Deutschland von einer digitalen Gesundheitsversorgung profitieren können. Einige Produkte von uns, wie das E-Rezept oder die elektronische Patientenakte (ePA), kennst Du vielleicht schon. Gestalte mit uns das Gesundheitssystem von morgen.

Dein Arbeitsbereich:

Unser Transformation Hub mit direkter Berichtslinie zur Geschäftsführung verantwortet die unternehmensweite Steuerung der Transformation und Umsetzung der Plattform-Strategie für eine Reduzierung der Komplexität der Telematikinfrastruktur (TI) und die nachhaltige Erhöhung der TI-Betriebsstabilität. Als zentrale Governance-Einheit stellen wir sicher, dass die Transformation wirksam, effizient und im Einklang mit der Unternehmensstrategie umgesetzt wird. Die Umsetzung erfolgt gemeinsam mit den verschiedenen Fachbereichen der gematik sowie unter kontinuierlicher Einbindung unserer Gesellschafter. Mit der Weiterentwicklung unserer Produkte und Services sowie unserer Organisation und Arbeitsweisen schaffen wir die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Digitalisierung der Versorgungsprozesse, die nachhaltig den Versorgungsnutzen im deutschen Gesundheitswesen erhöht.

Das Program Management Office innerhalb des Transformation Hubs schafft Transparenz über die dazugehörigen strategischen Initiativen und Projekte, Prioritäten, Ressourcen und Budgets. Mit der Etablierung und Weiterentwicklung eines unternehmensweiten Projektmanagement-Frameworks verbinden wir klassische Projektmanagement-Standards mit agilen Methoden und leisten einen entscheidenden Beitrag für eine erfolgreiche Transformation unseres Unternehmens.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Steuerung des Projekt- und Aufgabenportfolios der Transformation und sorgst für Transparenz hinsichtlich Prioritäten, Ressourcen, Budgets, Risiken und Zielerreichung.
• Du erstellst und pflegst Projektpläne, Statusberichte, Management-Präsentationen sowie Entscheidungs- und Kommunikationsvorlagen.
• Du bereitest Governance-, Lenkungskreis- und Managementtermine vor und unterstützt deren organisatorische und inhaltliche Durchführung.
• Du unterstützt das Ressourcen-, Budget- und Maßnahmencontrolling im Rahmen des Transformationsprogramms und wirkst bei Forecasts, Kapazitätsplanungen und Reportings mit.
• Du pflegst und aktualisierst Projektmanagement-Werkzeuge und Dokumentationen, beispielsweise in Jira, Confluence, SharePoint oder vergleichbaren Systemen.
• Du identifizierst Projektrisiken, Abhängigkeiten und Zielabweichungen frühzeitig und unterstützt bei deren Nachverfolgung und Eskalation.
• Du arbeitest eng mit Projekt- und Programmleiter:innen zusammen und unterstützt diese bei der Planung, Steuerung und erfolgreichen Umsetzung strategischer Vorhaben.
• Du wirkst bei der Weiterentwicklung von Projektmanagement-Standards, Methoden, Vorlagen und Best Practices mit und unterstützt deren Einführung im Unternehmen.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachbereichen und externen Partner:innen und förderst einen transparenten Informationsfluss.

Dein Profil

• Abschluss: Du hast ein erfolgreich abgeschlossenes Studium der Wirtschaftsinformatik, Informatik, Betriebswirtschaftslehre, des Wirtschaftsingenieurwesens oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Du verfügst über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, PMO, Projektcontrolling oder in der Begleitung von Transformations- und Digitalisierungsprojekten, idealerweise in der IT-, Software-, Digital-Health- oder Gesundheitsbranche.
• Projektmanagement-Kompetenz: Du bringst fundierte Erfahrungen im klassischen und/oder agilen Projektmanagement mit und kennst die grundlegenden Methoden, Prozesse und Instrumente der Projektsteuerung.
• Tool- & Methodenkenntnisse: Du arbeitest sicher mit Microsoft Office, insbesondere Excel und PowerPoint, sowie mit Projektmanagement- und Kollaborationstools wie Jira, Confluence oder SharePoint.
• Reporting & Controlling: Du hast Erfahrung in der Erstellung von Reportings, Präsentationen und Auswertungen sowie im Umgang mit Kennzahlen und Budgetinformationen.
• Arbeitsweise: Du zeichnest Dich durch eine strukturierte, analytische und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein aus.
• Persönlichkeit: Du bist organisationsstark, kommunikationsfreudig und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Stakeholder:innen zusammen. Auch in komplexen Situationen behältst Du den Überblick und bringst Themen zuverlässig zum Abschluss.
• Weiterentwicklung: Du hast Interesse daran, Deine Expertise im Projekt- und Portfoliomanagement kontinuierlich auszubauen und neue Methoden sowie Arbeitsweisen kennenzulernen.
• Zertifizierungen: Erste Zertifizierungen im Projektmanagement (z. B. PRINCE2 Foundation, IPMA Level D, Scrum oder vergleichbare Qualifikationen) sind von Vorteil.
• Sprache: Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir Dir

Job mit Sinn:Wir verpassen dem Gesundheitssystem ein Update – Denk mit uns Gesundheit digital.

Perspektive & Entwicklung:Die Position ist aufein Jahr befristet mit Option auf Verlängerung. Wir bieten Dir vielfältige Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung – durch individuelle Weiterbildungen, unseren gematik CAMPUS, Workshops, Messen und Konferenzen.

Agiles Arbeitsumfeld:Bei uns liegt der Fokus auf abteilungsübergreifendem Austausch und der Zusammenarbeit in crossfunktionalen Teams. Dabei stehen gemeinsames Lernen und die Freude an der Arbeit im Vordergrund.

• 30 Tage Urlaub
• freie Tage am24.12.und31.12.
• Gesundheits- und Sportangebote
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Mitarbeitendevents
• Corporate Benefits

Mobiles Arbeiten:Innerhalb Deutschlands ist mobiles Arbeiten möglich, sowie eine bis zu30-tägige Workation im europäischen Ausland (EU, EWR, Schweiz).

Work-Life-Balance:Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist uns wichtig, daher gestaltest Du Deine Arbeitszeit flexibel. Wir sind flexibel und gehen auf Deine individuellen Bedürfnisse ein, einschließlich des Wiedereinstiegs nach der Elternzeit – gerne auch in Teilzeit, wenn es für Dich passt.

Vielfalt macht uns stark!

Wir freuen uns auf Dich!

Vielfalt macht uns stark! Deshalb haben alle Menschen bei uns die gleichen Chancen. Ganz egal, ob weiblich, männlich, divers, mit Behinderung und unabhängig von Alter, ethnischer oder religiöser Zugehörigkeit oder ob Du nach einer Elternzeit wieder einsteigst. Dein Beitrag verbessert die Gesundheitsversorgung von morgen! Wir sind überzeugt: Ein respektvolles, wertschätzendes und offenes Miteinander ist die Grundlage, um das Gesundheitssystem erfolgreich zu digitalisieren.