Managementassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

TimePartner Personalmanagement GmbH; Erlangen; On-site; EUR 25,003 - 35,610; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Bis zu 30 Tage Urlaub

Langfristige Perspektive im Tech-Unter

Gute Chancen auf Übernahme

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

TimePartner Personalmanagement GmbH sucht in Erlangen eine Managementassistenz / Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Management-Teams. Die Position ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung in Erlangen zu besetzen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination des Büroalltags, Planung von Meetings und Reisen, sowie die Erstellung von Unterlagen und Präsentationen. Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Office Management.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement.
• Kenntnisse in der Planung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Organisationserfahrung bei Meetings/Veranstaltungen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen.
• Kenntnisse in SAP vorteilhaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des täglichen Management- und Büroalltags.
• Aufbereitung von Tagesordnungen und Protokollen.
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen.
• Koordination von Reisen, Recherchen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei der Einführung neuer Bürotechnik und Systemen.
• Pflege des internen Dokumenten- und Archivwesens.

Skills

Organisationstalent

Zeitmanagement

Kommunikationsstärke

Diskretion

Teamfähigkeit

Deutsch in Wort und Schrift

Englisch Grundkenntnisse

MS Office

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office

SAP

Job description

Stellendetails zu: Managementassistenz / Executive Assistant (m/w/d)

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: TimePartner Personalmanagement GmbH

• Beginn ab 18.08.2026
• Stelle im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung

Arbeitsort

Erlangen

Berufsbezeichnung

Veröffentlichungsdatum: Vor 3 Tagen veröffentlicht

Änderungsdatum: Vor 2 Tagen bearbeitet

Stellenbeschreibung

Über uns

TIME to Care – bei TimePartner setzen wir uns seit über 30 Jahren dafür ein, Karrieren voranzubringen. Unsere Mission ist es, dich bestmöglich zu unterstützen, damit du deinen beruflichen Zielen näherkommst. Eine schnelle Rückmeldung liegt uns besonders am Herzen: Innerhalb von 24 Stunden erhältst du eine Antwort auf deine Bewerbung. Wir hören zu, verstehen deine Bedürfnisse und begleiten dich auf deinem Weg nach vorne – mit Leidenschaft und Empathie, weil uns deine Zukunft wichtig ist.

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vollen Kalendern den Überblick und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann erwartet dich in Erlangen eine vielseitige Position bei einem international tätigen Technologieunternehmen.

Als Managementassistenz unterstützt du das Management im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und Reisen, organisierst Workshops und bereitest wichtige Informationen professionell auf. Dabei bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen internen Fachbereichen, externen Ansprechpartnern und dem Management.

In dieser Position sorgst du mit deinem Organisationstalent, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs Detail für einen reibungslosen Management- und Büroalltag.

• Organisation und Koordination des täglichen Management- und Büroalltags
• Verantwortung für das Kalender- und Terminmanagement
• Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Erstellung von Tagesordnungen und Protokollführung bei Meetings
• Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben und Maßnahmen
• Organisation von Workshops und Veranstaltungen inklusive Raum- und Locationbuchung
• Koordination von Catering, Arbeitsmaterialien und technischer Ausstattung
• Planung, Buchung und Koordination nationaler und internationaler Dienstreisen
• Abstimmung, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen für Dienstleistungen, Hardware und projektbezogene Anforderungen
• Bedienung interner Bestell-, Service- und Verwaltungssysteme
• Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses zwischen den beteiligten Fachbereichen
• Pflege der Papierablage sowie des elektronischen Archivs
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und statistischen Übersichten
• Anfertigung von Arbeitsanweisungen, Dokumentationen und organisatorischen Unterlagen
• Unterstützung bei der Einführung und Integration neuer Bürotechnik und digitaler Bürosysteme
• Betreuung organisatorischer Themen rund um Arbeitszeiten und Gleitzeit innerhalb des Fachbereichs

Das suchen wir

Du arbeitest vorausschauend, diskret und zuverlässig und verstehst es, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder in einem vergleichbaren Beruf
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in der Planung und Koordination von Dienstreisen
• Erfahrung in der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Organisationserfahrung im Bereich Meetings, Workshops oder Veranstaltungen
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Bestell- und Servicetools sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Dich erwartet eine verantwortungsvolle Assistenzposition mit abwechslungsreichen Aufgaben, engem Kontakt zum Management und einer langfristigen Perspektive in einem modernen Arbeitsumfeld.

• Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag ab 22,00€
• Langfristiger Einsatz bei einem international erfolgreichen Technologieunternehmen in Erlangen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit engem Kontakt zum Management
• Modernes und professionelles Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung in Systeme, Abläufe und Fachbereiche
• Vielseitige Aufgaben zwischen Organisation, Kommunikation und Administration
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Bis zu 30 Tage Urlaub
• Persönliche Betreuung durch dein TIMEPARTNER-Team
• Gute Chancen auf eine langfristige berufliche Perspektive

Unternehmensdarstellung: TimePartner Personalmanagement GmbH

Gründung 1992

Betriebsgröße 7200

Hauptsitz Hamburg Gründung 1992 Betriebsgröße 7200

• Produktion & Fertigung
• Büro & Sekreteriat

TIMEPARTNER gehört zu den Top 3 Personaldienstleistern in Deutschland und ist Teil der internationalen House of HR Group mit Hauptsitz in Belgien. Mit rund 10.000 Mitarbeitenden an über 150 Standorten in ganz Deutschland sind wir immer in deiner Nähe – persönlich, verlässlich und auf Augenhöhe.

Wir bringen Menschen und Jobs zusammen – mit dem Ziel, für dich genau die Stelle zu finden, die zu deinem Leben passt. Egal, ob du aus einem anderen Beruf kommst, lange raus warst oder einfach was Neues suchst:

Wir helfen dir, deine Stärken neu zu entdecken und den passenden Job für dich zu finden.

Ob in der Industrie, im Handwerk, im Büro oder im technischen Bereich: Wir öffnen Türen in viele spannende Branchen und vermitteln dich an Unternehmen, die deine Qualifikation brauchen und schätzen.

Das bieten wir dir:

• Einfache Einstiege – auch ohne Berufserfahrung
• Flexible Arbeitsmodelle – passend zu deinem Leben
• Feste Ansprechpartner:innen, die dich persönlich betreuen
• Chancen auf Übernahme beim Einsatzbetrieb
• Direkte Vermittlung in Festanstellung möglich

Mit uns findest du deinen Platz in der Arbeitswelt – egal, wo du gerade stehst!

Vorteile für Mitarbeitende

• Flexible Arbeitszeiten
• Sport- und Gesundheitsangebote
• Weiterbildungen

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