Leitungsassistenz (all genders)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universitätsklinik in Hamburg sucht eine/n Leitungsassistenz (all genders) zur Unterstützung der Institutsleitung durch administrative Aufgaben und Koordination von Projekten. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Verwaltungssektor sind erforderlich. Es werden ein attraktiver Arbeitsplatz und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten geboten.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Zuschüsse zum Deutschlandticket

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Gesundheits- und Präventionsangebote

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Kenntnisse.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.
• Vertrautheit mit Personalrecht und Drittmittelverfahren.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Institutsleitung.
• Koordination von Terminen und die Verwaltung von Budgets.
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben.

Kenntnisse

MS Office

SAP

Deutsche Sprache

Englische Sprache

Koordinationsgeschick

Teamfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Jobbeschreibung

Abteilung/Aufgabengebiet

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Leitungsassistenz (all genders) im Institut für Medizinische Biometrie und Epidemiologie

Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der administrativen Organisation des Instituts, koordinieren Termine, unterstützen die Institutsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben:

• Inhaltliche Zuarbeit und organisatorische Unterstützung bei den Leitungs- und Steuerungsaufgaben im Institut
• Eigenverantwortliche Koordination, Frist- und Terminüberwachung sowie formale Prüfung von Forschungsprojekten und Wahrnehmung der entsprechenden Kommunikation innerhalb des Instituts und mit den Antragstellern
• Selbstständige Anlage, Aktualisierung und Auswertung von Vorgängen im internen Projektmanagementsystem
• Überwachung des Budgets und der Drittmittel des Instituts
• Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z. B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge oder Vertragsverlängerungen in Abstimmung mit allen Beteiligten
• Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen, Sitzungen und Besprechungen, sowie Protokollführung
• Koordination und Organisation des Studierendenunterrichts im Institut
• Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen sowie Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Erstellung von Schreibarbeiten (in deutscher und englischer Sprache)
• Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen
• Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz

Alle Tätigkeiten erfolgen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung.

Profil/Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Personalrechts-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
• Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, gute Umgangsformen, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Verantwortungsvoller und sensibler Umgang mit vertraulichen Daten

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Stellenangebot und Perspektiven

• Attraktive Bezahlung nachTVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände