Legal Administrative Specialist (w/m/d)

GETEC Group; Hamburg; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

30 Urlaubstage

Deutschlandticket

Jobrad

Hansefit-Mitgliedschaft

LinkedIn Learning Zugang

Weiterbildungsangebote

Agiles Arbeiten

Corporate Benefit Portal

Job summary

GETEC Group sucht eine:n Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte:n zur Unterstützung der Corporate Housekeeping-Prozesse. Sie verwalten gesellschaftsrechtliche Strukturen, koordinieren notarielle Vorgänge und übernehmen eigenständig Korrespondenz mit Notaren, Behörden und Kanzleien.

Sie arbeiten eng mit dem Juristenteam zusammen, pflegen Dokumentationen und unterstützen bei der Vertragsverwaltung sowie der Due-Diligence-Phase.

Qualifications

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts-, Notar- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r (m/w/d).
• Idealerweise Erfahrung in einer Kanzlei, einem Notariat oder einer Rechtsabteilung.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Pflege und Organisation unserer gesellschaftsrechtlichen Strukturen – inklusive Vorbereitung und Begleitung von Gesellschafterbeschlüssen.
• Koordination notarieller Vorgänge ( Immobilienverträge, Handelsregisteranmeldungen, Vollmachten, internationale Fälle).
• Rechnungen erfassen, prüfen und nachverfolgen.
• Fristen im Blick behalten, insbesondere gesellschafts- und grundbuchrechtliche Bereiche.
• Schnittstelle zu Notariaten, Behörden, Kanzleien und Kolleginnen/Kollegen; eigenständige Korrespondenz.
• Ablage und Dokumentation der Unterlagen; Postbearbeitung.
• Datenbanken und Übersichten pflegen (Beteiligungen, Gesellschaften, Immobilien).
• Unterstützung bei Vertragsverwaltung; Koordination von Terminen und Abläufen.
• Zusammenarbeit mit Inhouse-Jurist:innen und externen Partnern; Due-Diligence-Prozesse.

Skills

Organisationsstärke

Prioritäten setzen

Vertraulichkeit

Education

Ausbildung als Rechtsanwalts-, Notar- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r (m/w/d)

Tools

MS Office

Job description

WEN WIR SUCHEN

Bei GETEC ist unser Antrieb der Sinn und unsere Kraft sind die Menschen. Wir suchen leidenschaftliche, vorausschauende Menschen, die Teamarbeit schätzen, Verantwortung übernehmen und etwas bewirken wollen. Wenn du dich in einem kollaborativen Umfeld wohlfühlst, Innovation schätzt und bereit bist, die Zukunft der Energie und Nachhaltigkeit zu gestalten, passt du genau zu uns. Unterstütze uns dabei, die Dekarbonisierung und die digitale Energiewende in Europa voranzutreiben.

DEINE ZUKÜNFTIGE AUFGABE

• Du unterstützt uns im Corporate Housekeeping und kümmerst Dich um die Pflege und Organisation unserer gesellschaftsrechtlichen Strukturen – inklusive Vorbereitung und Begleitung von Gesellschafterbeschlüssen.
• Du koordinierst notarielle Vorgänge (z.B. Immobilienverträge, Handelsregisteranmeldungen, Vollmachten oder internationale Fälle) und behältst den Überblick über alle Schritte.
• Du sorgst dafür, dass Rechnungen korrekt erfasst, geprüft und nachverfolgt werden.
• Du hast wichtige Fristen im Blick und stellst sicher, dass nichts untergeht – insbesondere im gesellschafts- und grundstücksrechtlichen Bereich.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Notariate, Behörden, Kanzleien und Kolleg:innen und übernimmst die eigenständige Korrespondenz.
• Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf der Post und Dokumentation sowie die strukturierte Ablage aller Unterlagen.
• Du pflegst unsere Datenbanken und Übersichten (z.B. Beteiligungen, Gesellschaften, Immobilien).
• Du unterstützt bei der Vertragsverwaltung und behältst auch hier den Überblick.
• Du fungierst als Schnittstelle zwischen Inhouse-Jurist:innen und externen Partnern und koordinierst Termine und Abläufe.
• Du arbeitest im Tagesgeschäft eng mit unserem Juristenteam zusammen – von Präsentationen bis hin zu Due-Diligence-Prozessen.
• Du bringst Dich bei Compliance-Themen ein und unterstützt bei Dokumentationen und behördlichen Anforderungen.

DU ALS MENSCH UND WAS DU MITBRINGST

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts-, Notar- oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r (m/w/d)
• Idealerweise erste oder mehrjährige Erfahrung in einer Kanzlei, einem Notariat oder einer Rechtsabteilung
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office (weitere Tools sind ein Plus, aber kein Muss)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise Englischkenntnisse
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

WIR BIETEN MEHR

• Du hast bei uns die Möglichkeit, die Energiewende aktiv mitzugestalten.
• Ab Tag Eins bist Du Teil des Teams und hast die Chance direkt Verantwortung zu übernehmen.
• Wir ermöglichen Dir eine gute Work-Life-Balance durch eine flexible Arbeitszeitplanung mit Gleitzeit sowie 30 Urlaubstagen im Jahr.
• Wir fördern die bundesweite, nachhaltige Mobilität und bezuschussen das Deutschlandticket für unsere Mitarbeiter - damit Du unterwegs noch flexibler bist.
• Wir bieten unseren Mitarbeitern das Jobrad-Konzept: 365 Tage im Jahr fit halten und zusätzlich die Umwelt schonen.
• Freue Dich auf die Nutzung zahlreicher Fitness- und Wellness-Angebote bei einer Mitgliedschaft über unseren Kooperationspartner Hansefit.
• Du möchtest Dich weiterentwickeln? Nutze deinen kostenlosen Zugang zu LinkedIn Learning und bekomme Zugriff auf unzählige Trainings- und Lernvideos. Zudem bieten wir eine Vielzahl von internen und externen Weiterbildungs- und Coaching-Angeboten an.
• Die Atmosphäre ist Dir wichtig? – Agiles Arbeiten und moderne Bürokonzepte sind für uns eine Selbstverständlichkeit.
• Durch unser Corporate Benefit Portal erhältst Du Zugang zu verschiedenen Vergünstigungen bei über 800 namhaften Produkt- und Eventanbietern.

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