Koordinator Vergabe & Dienstleistersteuerung (m/w/d)

PAUL Tech AG; Mannheim; Vor Ort; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Private Krankenzusatzversicherung

Altersvorsorgezuschuss

Firmenfitness

Firmenevents

Deutschlandticket

Zusammenfassung

PAUL sucht eine/n Koordinator Vergabe & Dienstleistersteuerung in Mannheim, um Vergaben zu steuern und das Partnernetzwerk aufzubauen. Du bringst praktische Erfahrung in Vergabe, Koordination und Einkauf mit und arbeitest eng mit Produktion zusammen.

Du bist erfahren in der Steuerung externer Partner, beherrschst Deutsch sicher und nutzt Excel sowie KI-Tools für Auswertungen und Automatisierung. Eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise ist gefragt.

Qualifikationen

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist, was du kannst und mitbringst.
• Erfahrung in Vergabe, Projektkoordination, Disposition, Einkauf oder Dienstleistermanagement wird erwartet.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Du steuerst Vergaben von der ersten Anfrage bis zur Beauftragung.
• Du bist zentrale Ansprechperson für das Partnernetzwerk und koordinierst Onboarding.
• Du koordinierst Bauzeitenplanung im engen Zusammenspiel mit der Produktion.
• Du hältst offene Punkte konsequent nach und schaffst Transparenz zu Kapazitäten und Risks.
• Du gestaltest Vergabe- und Steuerungsprozesse aktiv und treibst Automatisierung voran.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenverantwortung

Proaktivität

Qualität und Wirtschaftlichkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

kaufmännische oder technische Ausbildung

passendes Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Excel

KI-Tools (ChatGPT, Claude)

Jobbeschreibung

PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.

Deine Mission wird es, unsere Vergaben und Dienstleistungspartner so zu steuern, dass unser Rollout schneller und in größerem Umfang ankommt. Dabei verbindest du Vergabe, Dienstleistersteuerung, Bauzeitenplanung und Transparenz mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Klingt nach dir? Dann starte bei uns als

Koordinator Vergabe & Dienstleistersteuerung (m/w/d) in Mannheim

Deine Aufgaben

Vergabe & Beauftragung

• Du steuerst Vergaben von der ersten Anfrage bis zur Beauftragung
• Du erstellst und wickelst die Vertragsunterlagen mit unseren Partnern vollständig und nachvollziehbar ab

Partnernetzwerk & Onboarding

• Du bist zentrale Ansprechperson für unser Netzwerk aus Dienstleistungs- und Handwerkspartnern und gibst verlässliche Antworten
• Du onboardest neue Partner und baust einheitliche Standards im Partnernetzwerk auf

Bauzeiten- & Kapazitätsplanung

• Du koordinierst die Bauzeitenplanung im engen Zusammenspiel mit der Produktion
• Du überwachst Kapazitäten und Termine und erkennst Engpässe, bevor sie Projekte verzögern

Transparenz & Risikofrüherkennung

• Du hältst offene Punkte konsequent nach, damit nichts liegen bleibt
• Du schaffst ein belastbares Bild über Kapazitäten, Risiken und Partnerperformance als Steuerungsgrundlage für die Leitung

Prozesse & Automatisierung

• Du gestaltest unsere Vergabe- und Steuerungsprozesse aktiv mit
• Du treibst die zunehmende Automatisierung wiederkehrender Abläufe voran

Das bringst du mit

Fachlicher Hintergrund

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische oder technische Ausbildung, ein passendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du kommst z. B. aus Rollen wie Vergabekoordinator, Projektkoordinator, Disponent, operativer Einkäufer oder Dienstleistermanager
• Idealerweise Erfahrung im Bau-, TGA-, Energie- oder Immobilienumfeld, gern im B2B-Geschäft mit Großkunden

Erfahrung & Methoden

• Erste relevante Berufserfahrung in Vergabe, Projektkoordination, Disposition, Einkauf oder Dienstleistermanagement
• Praxis in der Steuerung externer Partner inklusive Termin-, Kapazitäts- und Qualitätsnachverfolgung
• Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise, auch bei vielen parallelen Vorgängen

Tools, Systeme & Sprache

• Sicherer Umgang mit Excel und digitalen Arbeitssystemen
• Routinierter Einsatz von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude) für Auswertungen, Textentwürfe und Prozessautomatisierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du passt zu uns, wenn

• du im definierten Rahmen selbstständig entscheidest und erkennst, wann eine Eskalation nötig ist
• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetzt
• du Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist
• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst
• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei
• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits
• Deutschlandticket