Koordinator Vergabe & Dienstleistersteuerung (m/w/d)

PAUL Tech AG; Mannheim; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket

Private Krankenzusatzversicherung

Altersvorsorgezuschuss

Firmenevents

Job summary

PAUL Tech AG in Mannheim sucht eine Koordinatorin/ einen Koordinator für Vergabe & Dienstleistersteuerung, der Vergaben von Anfrage bis Beauftragung steuert und Partnernetzwerk aufbaut.

Sie koordinieren Bauzeitenplanung, überwachen Kapazitäten und Risiken, treiben Automatisierung von Prozessen voran und sichern Transparenz für die Leitung. Enger Austausch mit Produktion; strukturierte, verbindliche Arbeitsweise erforderlich.

Qualifications

• Kaufmännische oder technische Ausbildung bevorzugt.
• Erfahrung in Vergabe, Projektkoordination, Disposition, Einkauf oder Dienstleistermanagement.
• Kenntnisse im Bau-, TGA-, Energie- oder Immobilienumfeld wünschenswert.

Responsibilities

• Du steuerst Vergaben von Anfrage bis Beauftragung.
• Du onboardingst Partner und baust Standards im Partnernetzwerk auf.
• Du koordinierst Bauzeitenplanung und überwachst Kapazitäten und Termine.

Skills

Excel

KI-Tools (ChatGPT)

Deutschkenntnisse

Projektkoordination

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

KI-Tools wie ChatGPT/Claude

Job description

PAUL macht Bestandsgebäude fit für eine klimaneutrale Zukunft. Als Technologieführer der Immobilienwirtschaft verbinden wir mit PAUL Net Zero künstliche Intelligenz, IoT-Hardware und Wärmepumpen zu einem intelligenten System für CO₂-neutrale Wärme. So bringen wir die Wärmewende direkt in den Gebäudebestand – schnell, skalierbar und ohne klassischen Sanierungsaufwand oder Investitionsrisiko für unsere Kunden.

Deine Mission wird es, unsere Vergaben und Dienstleistungspartner so zu steuern, dass unser Rollout schneller und in größerem Umfang ankommt. Dabei verbindest du Vergabe, Dienstleistersteuerung, Bauzeitenplanung und Transparenz mit einer strukturierten, verbindlichen Arbeitsweise.

Koordinator Vergabe & Dienstleistersteuerung (m/w/d) in Mannheim

Deine Aufgaben

Vergabe & Beauftragung

• Du steuerst Vergaben von der ersten Anfrage bis zur Beauftragung
• Du erstellst und wickelst die Vertragsunterlagen mit unseren Partnern vollständig und nachvollziehbar ab

Partnernetzwerk & Onboarding

• Du bist zentrale Ansprechperson für unser Netzwerk aus Dienstleistungs- und Handwerkspartnern und gibst verlässliche Antworten
• Du onboardest neue Partner und baust einheitliche Standards im Partnernetzwerk auf

Bauzeiten- & Kapazitätsplanung

• Du koordinierst die Bauzeitenplanung im engen Zusammenspiel mit der Produktion
• Du überwachst Kapazitäten und Termine und erkennst Engpässe, bevor sie Projekte verzögern

Transparenz & Risikofrüherkennung

• Du hältst offene Punkte konsequent nach, damit nichts liegen bleibt
• Du schaffst ein belastbares Bild über Kapazitäten, Risiken und Partnerperformance als Steuerungsgrundlage für die Leitung

Prozesse & Automatisierung

• Du gestaltest unsere Vergabe- und Steuerungsprozesse aktiv mit
• Du treibst die zunehmende Automatisierung wiederkehrender Abläufe voran

Das bringst du mit

Fachlicher Hintergrund

• Wichtiger als Ausbildung oder Studium ist uns, was du kannst und mitbringst — typische Wege in diese Rolle sind dennoch: eine kaufmännische oder technische Ausbildung, ein passendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du kommst z. B. aus Rollen wie Vergabekoordinator, Projektkoordinator, Disponent, operativer Einkäufer oder Dienstleistermanager
• Idealerweise Erfahrung im Bau-, TGA-, Energie- oder Immobilienumfeld, gern im B2B-Geschäft mit Großkunden

Erfahrung & Methoden

• Erste relevante Berufserfahrung in Vergabe, Projektkoordination, Disposition, Einkauf oder Dienstleistermanagement
• Praxis in der Steuerung externer Partner inklusive Termin-, Kapazitäts- und Qualitätsnachverfolgung
• Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise, auch bei vielen parallelen Vorgängen

Tools, Systeme & Sprache

• Sicherer Umgang mit Excel und digitalen Arbeitssystemen
• Routinierter Einsatz von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude) für Auswertungen, Textentwürfe und Prozessautomatisierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du passt zu uns, wenn

• du im definierten Rahmen selbstständig entscheidest und erkennst, wann eine Eskalation nötig ist
• du mit Lösungsorientierung und Eigenverantwortung eigenständig Lösungen umsetzt
• du Proaktivität zeigst, auch wenn noch nicht jeder Prozess perfekt definiert ist
• du Exzellenz in Qualität und Wirtschaftlichkeit anstrebst
• du für Strukturierung und Skalierbarkeit komplexer Themen sorgst

Das bieten wir dir

• Sinnstiftende Tätigkeit mit echtem Impact — direkter Beitrag zur CO₂-Einsparung im Gebäudebestand
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktivem Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. und 31.12. frei
• Private Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorgezuschuss
• Firmenfitness, Firmenevents und Corporate Benefits
• Deutschlandticket