Koordinator:in Terminmanagement & Patientenkommunikation (m/w/d)

Kinderdentist; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Faire Festgehalt + Bonus

Fort- und Weiterbildungen

43 Urlaubstage? nein

Zusammenfassung

Kinderdentist sucht eine engagierte Unterstützung für das Backoffice und die telefonische Kontaktpflege mit Patientinnen, Eltern und der Praxis. Du arbeitest im Backoffice, nicht am Empfang, bist konzentriert und findest den richtigen Ton auch in schwierigen Gesprächen.

Zu Deinen Aufgaben gehören aktive Termin-Erinnerungen, Nachfassen bei ausgefallenen Terminen, Bearbeitung von Heil- und Kostenplänen sowie die Pflege von Patientendaten.

Qualifikationen

• Erfahrung im telefonischen Kontakt zu Patient:innen oder Kunden.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.
• Sorgfältige Dokumentation und Nachverfolgung von Vorgängen.

Aufgaben

• Aktive telefonische Terminerinnerungen, insbesondere bei längeren/behandlungen.
• Nachfassen bei ausgefallenen Terminen, Klärung der Ursache und Ersatzterminvereinbarung.
• Nachverfolgen von Heil- und Kostenplänen und Dokumentation.
• Kurzfristig frei gewordene Termine neu belegen, z. B. über Warteliste.
• Bearbeitung von Nachrichten/Anfragen (E-Mail, Online-Buchungen) und Tickets aus dem Telefonsystem Praxipal.
• Pflege der Patientendaten im Praxisverwaltungssystem inklusive No-Show-Einträgen.
• Verwaltung des Terminplans: Planung, Bestätigung und Nachverfolgung von Ausfällen.

Kenntnisse

Kundenkontakt

Telefonführung

Terminmanagement

Ausbildung

Ausbildung ZFA/MFA

Tools

Praxisverwaltungssystem

Jobbeschreibung

Wir suchen Dich

Wenn ein Terminausfällt, bleibt ein Behandlungsplatzleer, den andere Patient:innen dringendgebrauchthätten. Genau hier setzt Deine Arbeitan: Du sorgst dafür, dass Terminezustande kommen, eingehalten werden undnicht ungenutzt verfallen. Duerinnerst aktiv an Termine, fasst Heil-und Kostenpläne nach und besetztfreigewordene Zeiten neu.

Du arbeitestim Backoffice, nicht am Empfang —konzentriert, telefonisch undschriftlich im direkten Kontakt mitPatient:innen und Eltern. Zuständigbist Du für beide Praxen am Standort:für Erwachsene beiMEINDENTIST und für Kinder undJugendliche bei KINDERDENTIST.Telefonzentrale und Backoffice sindgemeinsam organisiert.

Du erkennst, woetwas hakt, und gehstvon Dir aus hinterher, statt aufAnweisungen zu warten.

Deine Aufgaben

• Aktive telefonischeTerminerinnerungen, besonders beilängeren und aufwendigerenBehandlungen
• Nachfassen beiausgefallenen Terminen: Ursache klären,Ersatztermin vereinbaren, Vorgangdokumentieren
• Nachfassen von Heil-und Kostenplänen — Du bleibst dran, biseine Entscheidung getroffen ist
• Kurzfristig frei gewordene Termine neubesetzen,etwa über Warteliste oder Hochbestellen
• Bearbeitung von Nachrichten undAnfragen (E-Mail, Online-Buchungen)sowie Tickets aus unseremKI-gestützten Telefonsystem Praxipal,inklusive der daraus entstehendenRückrufe
• Pflege der Patientendaten imPraxisverwaltungssystem,einschließlich der No-Show-Einträge
• Verwaltung des Terminplans: Planung,Bestätigung und Nachverfolgung vonTerminausfällen

Deine zukünftige Berufsschule

Dein Profil

• Erfahrung im telefonischen Kunden- oder Patientenkontakt — aus einer Praxis, dem Kundenservice, dem Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Umfeld
• Du telefonierst gern und findest auch dann einen guten Ton, wenn Du unangenehme Themen ansprechen musst
• Du bleibst dran: Ein offener Heil- und Kostenplan oder ein unbesetzter Termin ist für Dich eine Aufgabe, kein Wartezustand
• Du erkennst selbst, was zu tun ist, und stimmst Dich ab, statt auf Zuruf zu arbeiten
• Sorgfalt bei der Dokumentation — was Du tust, ist im System nachvollziehbar
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine Ausbildung als ZFA oder MFA ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wir schulen Dich in allem, was Du fachlich brauchst.

Was wir dir bieten

Deine Perspektive

• Faires Festgehalt plus Bonus: Ein Teil Deiner Vergütung hängt an Kennzahlen, die Du selbst beeinflusst — etwa daran, wie viele Termine wahrgenommen und wie viele Heil- und Kostenpläne umgesetzt werden. Die Ziele beruhen auf unseren tatsächlichen Werten aus dem Praxisalltag, nicht auf Wunschzahlen: Wir wissen, was erreichbar ist und was ambitioniert ist, und legen die Schwellen entsprechend fest.
• Eine Rolle, die es so bisher nicht gab: Du baust sie mit auf und bringst eigene Ideen ein
• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform
• Work-Life-Balance statt Dauerstress: minutengenaue digitale Zeiterfassung, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese, Online-Terminbuchung und KI-gestützte Telefonie gehören bei uns zum Standard
• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App

Ausbildungsdauer

Ausbildungsbeginn

Zukunftschancen