Koordinator Dokumentenmanagement (m/w/d)

ILF Consulting Engineers Germany GmbH; Bremen; Vor Ort; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Ingenieurdienstleister in Bremen sucht einen Dokumentenmanager, der für die Erstellung von Dokumentenmanagement-Prozeduren verantwortlich ist. Sie bringen mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkoordination mit und verfügen über umfassende Kenntnisse in MS Office und digitalen Systemen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind nötig. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten, eine moderne Arbeitsumgebung und viele weitere Benefits.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Moderne Arbeitsumgebung

Jährliche Weiterbildungsbudgets

Beteilung an Unternehmensgewinnen

Bike-Leasing

Zuschüsse für Fitnessstudio

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes kaufmännisches oder technisches Studium.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Dokumentenkoordination sowie sicherer Umgang mit MS Office und verschiedenen digitalen Dokumentenmanagement-Systemen.
• Erfahrung in der fachlichen Koordination kleinerer Teams, inklusive Aufgabenverteilung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine ausgeprägte IT-Affinität.
• Analytisches Denkvermögen, Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Erstellen Sie projektspezifische Dokumentenmanagement-Prozeduren.
• Wenden Sie komplexe Nummerierungssysteme an und stimmen sich mit Ingenieur:innen und Stakeholdern ab.
• Verwalten Sie Schriftverkehr und Dokumente und pflegen zentrale Übersichten.
• Agieren Sie als Schnittstelle zwischen internen und externen Projektbeteiligten.

Jobbeschreibung

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 450 Mitarbeitenden an 7 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unserer Lebensqualität beitragen. Die Position ist in unserer Abteilung PMO & Dokumentenmanagement mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.

Aufgaben, die motivieren

• Strukturiert und lösungsorientiert erstellen Sie projektspezifische Dokumentenmanagement-Prozeduren, arbeiten sich in bestehende Abläufe ein und kommunizieren Änderungen frühzeitig an alle Beteiligten.

• Mit technischem Verständnis und Präzision wenden Sie komplexe Nummerierungssysteme (z.B. RKZ, DKZ, DCC) sicher an und stimmen sich eng mit Ingenieur:innen, Autor:innen und Stakeholdern ab.

• Verantwortungsvoll und zuverlässig verwalten Sie Schriftverkehr und Dokumente, pflegen zentrale Übersichten wie die MDL/LOD (Master Document List / List of Deliverables) und behalten den Überblick über eingesetzte Tools wie SharePoint, thinkproject oder EPLASS.

• Kommunikativ und teamorientiert agieren Sie als Schnittstelle zwischen internen und externen Projektbeteiligten und unterstützen bei Bedarf auch Teilprojektleitungen mit Protokollen, Checklisten oder Berichten.

Qualifikationen, die überzeugen

• Erfolgreich abgeschlossenes kaufmännisches oder technisches Studium.

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Dokumentenkoordination sowie sicherer Umgang mit MS Office und verschiedenen digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (z.B. MS SharePoint, tpCDE, EPLASS, Aconex, Dalux).

• Erfahrung in der fachlichen Koordination kleinerer Teams, inklusive Aufgabenverteilung und Abstimmung mit internen sowie externen Projektbeteiligten.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine ausgeprägte IT-Affinität.

• Analytisches Denkvermögen, Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus.

Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

Arbeitskultur und Benefits

• Great Place to Work - 91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein tolles Arbeitsumfeld bietet. Sympathische Unternehmenskultur, Live-Events, Internationalität mit mehr als 30 Nationen und eine gelebte Vielfalt prägen unser Miteinander.

• Moderne Arbeitsumgebung - An allen Standorten hochwertige Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, kostenlose Getränke, Obstkorb und Snacks inklusive Eis im Sommer.

• Entwicklung und Netzwerken - jährliche Weiterbildungsbudgets (extern z.B. Udemy, ILF-Academy), regelmäßige Feedbackgespräche und Club der Jungingenieur:innen.

• Über das Gehalt hinaus - Beteiligung an Unternehmensgewinnen, Prämien für Empfehlungen, Excellence Awards; Wahlweise Pluxee Guthabenkarte, Zusatzkrankenversicherung oder EGYM-Wellpass.

• Gesund und nachhaltig - Deutschlandticket-Erstattung, Bike-Leasing, Zuschüsse für Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen; Employee Assistance Program.

• Work-Life-Balance - Flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und Teilzeitoptionen, mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze; 30 Urlaubstage plus Sonderurlaubstagen; freier Heiligabend und Silvester.

Überzeugt? Dann werden Sie Teil von Engineering Excellence und senden uns Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button. Bei weiteren Fragen erfahren Sie mehr über uns und unseren Bewerbungsprozess hier.

Ihr Ansprechpartner: Frau Lina Thiele (040 - 524754614 / [e-mail])