Koordination / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

FAU Erlangen-Nürnberg; Erlangen; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg sucht eine Assistenz für die Geschäftsführung im Bayerischen Hochschulzentrum für Lateinamerika. Der/die Bewerber/in wird für die Organisation von Veranstaltungen, die Koordination von Anfragen und die Unterstützung der Geschäftsführung zuständig sein. Ein positiver Umgang und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Diese befristete Stelle bietet einen interessanten Einblick in die internationale Hochschulnetzwerke.

Leistungen

30 Tage Urlaub pro Jahr

Betriebliche Altersversorgung

Flexible Arbeitszeitregelungen

Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Umgebung

Qualifikationen

• Einschlägige Berufserfahrung in oben genannten Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office Programmen.
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau) und sehr gute Spanischkenntnisse (mind. C1-Niveau).

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Organisation von Veranstaltungen und Koordination von Anfragen.
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Datenbanken.

Kenntnisse

Soziale Kompetenz

Kommunikative Fähigkeiten

Analytische Kompetenz

Verhandlungsführung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Diplom [FH])

Tools

MS-Office

PowerPoint

Canva

Jobbeschreibung

Ihr Arbeitsplatz

Das Bayerische Hochschulzentrum für Lateinamerika (BAYLAT) ist eine bayernweit tätige Serviceeinrichtung zur Förderung der internationalen Vernetzung von bayerischen und lateinamerikanischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen. BAYLAT hat im Rahmen der Internationalisierungsstrategie des Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (StMWK) die Aufgabe, den Bekanntheitsgrad des Standortes Bayern als Zentrum für Forschung, Lehre und Wissenschaft in Lateinamerika zu steigern. Mit eigenen Stipendien- und Förderprogrammen bietet BAYLAT Möglichkeiten für den Austausch von bayerischen und lateinamerikanischen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Studierenden.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
  
  

Ihre Aufgaben

• Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und Sitzungen in Deutschland, besonders Bayern und in Länder Lateinamerikas (z.B. Direktoriums- und Beiratssitzungen inklusive Protokollführung)
• Koordination von Anfragen aller Art:
• Informationsvermittlung an interessierte Kontakte in Bayern und Lateinamerika
• Beratung von Kooperationspartnern und Studierenden
• Verwaltung der Beratungsstatistik bezüglich Anfragen
• Unterstützung der Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben, inklusive Terminkoordination, Büroorganisation, Fristenüberwachung und Reisemanagement
• Organisation von Reisen für Delegationen nach Lateinamerika und Delegationsbesuchen in Bayern, sowie Unterstützung bei der Nacharbeit und Kontaktvertiefung
• Mitarbeit bei der Koordination und Verwaltung von Projekten und Förderprogrammen für Studierende sowie von der BAYLAT-Beratungsstatistik
• Übernahme der Terminkoordination und der Büroorganisation
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Datenbanken
• Präsentationserstellung mit Hilfe von PowerPoint, Canva, Design etc.
• Teilnahme an International Days in Bayern
  
  

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Alternativ abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Diplom [FH])
• Einschlägige Berufserfahrung in oben genannten Aufgaben
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office Programmen
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau) sowie sehr gute Spanischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz sowie Teamorientierung
• Sehr gute analytische Kompetenzen
• Sehr gute Beratungs- und Verhandlungsfähigkeiten
• Sicheres und überzeugendes Auftreten
  
  

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Gegebenenfalls kann bei Vorliegen der beamten- und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen eine Verbeamtung ermöglicht werden.

Die FAU als Arbeitgeber

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.700 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU.

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Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?

• Bewerbung über Online-Bewerbungsverfahren
• Automatische Empfangsbestätigung per Mail
• Sichtung der Bewerbungen durch Beschäftigungsstelle
• Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch
• 2 Optionale Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch vor Ort
• Gibt es ein Match?
• Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
• Beteiligung des Personalrats
• Arbeitsbeginn – Herzlich Willkommen bei der FAU
  
  

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.

Veröffentlichungsdatum: 01.07.2025, Posteransicht

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Bewerbungsschluss: 15.07.2025

Titel Koordination / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Einstellungstermin 01.09.2025 Ort Friedrich-Alexander-Universität

Apfelstraße 6

91054 Erlangen Entgelt TV-L E 9b Arbeitszeit Vollzeit Wochenarbeitszeit 40,10 Std./Woche Befristung Befristete Anstellung: 24 Monate Kontakt Dr. Irma de Melo-Reiners

• E-Mail: [e-mail]
• Telefon: [phone]