Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) / Team Assistenz (m/w/d)

TN Germany; Berlin; Hybrid; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Immobilienunternehmen sucht einen kaufmännischen Sachbearbeiter, der Freude daran hat, Prozesse zu optimieren und Strukturen zu schaffen. In einem dynamischen Umfeld, das sowohl die Flexibilität eines Start-ups als auch die Stabilität eines Traditionsunternehmens vereint, wirst du Teil eines engagierten Teams. Deine Aufgaben umfassen die Pflege von Stammdaten, die Bearbeitung von Rechnungen und die Organisation von Terminen. Mit einem klaren Fokus auf Teamarbeit und gegenseitiger Wertschätzung bietet dieses Unternehmen eine familiäre Arbeitsatmosphäre, in der deine Ideen und dein Engagement geschätzt werden. Werde Teil dieser spannenden Reise und gestalte die Zukunft der Branche mit uns.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Bezuschusstes Deutschlandticket

Strukturiertes Patenkonzept

Finanzierte berufliche Weiterbildungen

Regelmäßige Teamevents

Attraktive Sonderkonditionen über Corporate Benefits

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft.
• Selbstständige und gut organisierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Betreuung des digitalen Kundenportals und Reporting-Listen.
• Organisation und Mitgestaltung von Eigentümerversammlungen.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

MS Office

Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft

Tools

digitale Rechnungsworkflow

Handwerker App

EDV-Systeme

Jobbeschreibung

Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) / Team Assistenz (m/w/d), Berlin

Die Hausverwaltung Optima GmbH ist ein bundesweit aufgestelltes Immobilien¬dienst¬leistungs¬unter¬nehmen mit dem Anspruch, sich mit und durch unser Team zu entwickeln. In Zeiten wie diesen, in denen viele Veränderungen auf uns zukommen, erkennen wir die Chance, uns als Unternehmen neu zu fokussieren. Dabei sind es vor allem unsere gemeinsamen Werte und das Engagement unserer Mitarbeiter, die uns als Team stark machen.
Gestalte mit uns die Zukunft der Branche – als Teil einer „beruflichen Familie“ – welche eine Kultur des Zusammenhalts und Arbeiten auf Augenhöhe weiter prägen und entwickeln möchte.
Wir erkennen den Wert von Persönlichkeit und verstehen die Bedeutung eines gemeinsam getragenen Ziels.

Es gibt Momente, in denen sich alles neu formt. Ein Team wächst zusammen, eine Vision wird greifbar, und die Zukunft nimmt Gestalt an. Genau an diesem Punkt stehen wir – mit dem frischen Geist eines Start-ups, der Erfahrung eines Traditionsunternehmens und der Leidenschaft, die Immobilienwelt mitzugestalten.

Inmitten dieser Aufbruchsstimmung suchen wir dich – jemanden, der Freude daran hat, Strukturen zu schaffen, Prozesse zu begleiten und dabei immer den Überblick zu behalten.

Deine Rolle in unserem Team:
Als kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) bist du unser Fels in der Brandung. Du hältst die operativen Prozesse am Laufen, während wir gemeinsam Großes vorantreiben.

Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) / Team Assistenz (m/w/d)

Das erwartet dich bei uns

• Intuitiv zu bedienende Softwarelösungen in vielen Bereichen
• Die Vorbereitung, Organisation und Mitgestaltung von Eigentümerversammlungen – hier bist du der zuverlässige Anker
• Die Pflege von Stammdaten in unseren EDV-Systemen, die durch deine Sorgfalt an Präzision gewinnt
• Die Betreuung unseres digitalen Kundenportals sowie Reporting-Listen und Vertragsübersichten
• Die Bearbeitung von Rechnungseingängen mit unserem digitalen Rechnungsworkflow, gewissenhaft wie effizient
• Selbstständige Erfassung und Nachverfolgung von Reparaturaufträgen in unserer Handwerker App
• Korrespondenz mit Kunden, Rechtsstellen und Dienstleistern – stets auf Augenhöhe und mit professionellem Auftreten
• Organisation und Terminkoordination für deine Kolleginnen und Kollegen vor Ort in Berlin

Das hast du drauf!

Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft mit und kennst die Anforderungen und Besonderheiten der Branche. Du arbeitest selbstständig, bist gut organisiert und verlierst auch bei vielen Aufgaben nicht den Überblick. Mit deiner Kommunikationsstärke und deinem souveränen Auftreten schaffst du Vertrauen – bei Kundinnen und Kunden ebenso wie im Team. Dein Umgang mit MS Office ist routiniert und effizient.

Das darfst du von uns erwarten

Wir schätzen die Menschen hinter den Positionen und sorgen dafür, dass du dich bei uns entfalten kannst:

• Flexibilität ist uns wichtig – arbeite bis zu zwei Tage die Woche von zu Hause aus
• Freizeit, die zählt – mit 30 Tagen Urlaub und extra freien Tagen am 24. und 31.12
• Mobilität leicht gemacht – mit einem bezuschussten Deutschlandticket
• Sicherheit für die Zukunft – durch eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Begleitung von Anfang an – mit einem strukturierten Patenkonzept für deinen optimalen Einstieg
• Weiterbildung als Teil unserer Kultur – ob interne Schulungen oder finanzierte berufliche Weiterbildungen
• Regelmäßige Teamevents stärken bei uns den Zusammenhalt zusätzlich
• Du erhältst über unseren Partner Coprorate Benefits attraktive Sonderkonditionen auf viele Produkte von Mode über Baumarkt bis zum Handyvertrag und Tickets

Gemeinsam wachsen:
Bei uns erlebst du eine familiäre Arbeitsatmosphäre, die von gegenseitiger Wertschätzung und einem starken Teamgeist geprägt ist. In einem Umfeld, das sich verändert und neu erfindet, kannst du dich einbringen, eigene Ideen verwirklichen und mit uns neue Wege gehen.
Bist du bereit, ein Teil davon zu werden?
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten – mit dir als künftigen Teil unseres Teams.