Kaufmännischer Mitarbeiter - Ingenieurbüro / Buchhaltung (m/w/d)

Ingenieurbüro Bau- und Ausrüstungen GmbH Jena; Jena; Vor Ort; EUR 36.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag und Prämien

Gleitzeit

26 Urlaubstage

Weiterbildungen

Gesundheitsleistungen & E-Bike-Leasing

Teamkultur & Events

Zusammenfassung

Ingenieurbüro Bau- und Ausrüstungen GmbH Jena sucht eine/n kaufmännische/n Mitarbeiter/in zur allgemeinen Büroverwaltung vor Ort in Jena. Sie übernehmen den Telefondienst, kontrollieren Termine, erstellen Honorarangebote und unterstützen die Abrechnung von Honorarleistungen sowie die Buchführung.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, 3 Jahre Berufserfahrung, sicherer Umgang mit MS Office und Grundkenntnisse in Buchhaltung mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen.
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und gutes Zahlenverständnis.
• Freundliches Auftreten und Teamfähigkeit.
• Bereitschaft, sich in Abläufe eines Ingenieur- und Planungsbüros einzuarbeiten.

Aufgaben

• Allgemeine Büroverwaltung übernehmen.
• Telefondienst intern/extern durchführen.
• Termine und Fristen, insbesondere Gewährleistungsbereiche, kontrollieren.
• Honorarangebote berechnen und Abrechnung von Honorarleistungen erstellen.
• Buchführung der IBA Jena unterstützen.
• Projektbezogene Aufgaben, z. B. e-Vergabe, unterstützen und Datenbanken pflegen.
• Büromaterial und Betriebsmittel verwalten und organisieren.
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zu Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutzfragen.
• QMB bei Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung unterstützen.
• Werbemaßnahmen und IBA-Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung organisieren.

Kenntnisse

Büroorganisation

Teamfähigkeit

Zahlenverständnis

Kundenservice

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Digitale Büroanwendungen

Jobbeschreibung

Unser Unternehmen zeichnet sich durch die allumfassenden Planungsleistungen aus. Wir bieten dem Bauherrn Architektenleistungen, die Planung der vollständigen Gebäudetechnik, Bauüberwachung für das gesamte Gebäude sowie die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination aus einer Hand an. Dadurch können wir eine maximale Kosten-, Qualitäts-, Termin- und Rechtssicherheit geben.

Aufgaben

• Du übernimmst die allgemeine Büroverwaltung
• Du bist verantwortlich für den Telefondienst, sowohl intern als auch extern
• Du kontrollierst Termine und Fristen, insbesondere im Bereich der Gewährleistung
• Du errechnest und schreibst Honorarangebote sowie die Abrechnung von Honorarleistungen
• Du unterstützt die Buchführung der IBA Jena
• Du unterstützt bei projektbezogenen Aufgaben, wie der e-Vergabe, und pflegst Datenbanken
• Du verwaltest und organisierst Büromaterial sowie Betriebsmittel
• Du arbeitest mit der Geschäftsführung zusammen, um jährliche Belehrungen der Mitarbeitenden zu Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutzes sowie zur Nutzung der Betriebsfahrzeuge durchzuführen
• Du unterstützt den QMB bei der Einhaltung des Qualitätsmanagements und bei der Optimierung von Betriebsabläufen
• Du organisierst Werbemaßnahmen und IBA-Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Zahlenverständnis
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Bereitschaft, sich in die Abläufe und Besonderheiten eines Ingenieur- und Planungsbüros einzuarbeiten
  

Wir bieten

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einer zusätzlichen Prämienzahlung für deine finanzielle Sicherheit.
• Flexible Arbeitsgestaltung durch Gleitzeit
• Du startest mit 26 Urlaubstagen, die mit deiner Betriebszugehörigkeit schrittweise ansteigen.
• Bezahlte Weiterbildungen, die dich sowohl fachlich als auch persönlich voranbringen.
• Moderne Gesundheitsleistungen inklusive der Option auf ein E-Bike-Leasing.
• Eine offene Teamkultur, in der wir gemeinsame Erfolge bei regelmäßigen Events feiern.
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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