Kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d) Empfang & Administration (20-25 Std./Woche)

Omexom Deutschland; Fellbach; On-site; EUR 20,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits

VINCI-Aktien vergünstigt

Bike-Leasing

€3.000 Mitarbeiterempfehlung

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten möglich

Job summary

Omexom Deutschland GmbH in Fellbach sucht eine engagierte kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d) für unseren Empfang in Teilzeit. Sie unterstützen die Fachabteilungen organisatorisch, koordinieren Abläufe und sichern verlässliche Strukturen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Besucherbetreuung, Korrespondenz per Telefon und E-Mail, Organisation von Reisen, Büromaterial und Unterstützung bei internen Prozessen mit Fokus auf Effizienz und Servicequalität.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Service-, Assistenz- oder Koordinationsfunktionen wünschenswert.
• Affinität zu KI und digitalen Werkzeugen sowie Spaß an effizienten Abläufen.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz.
• Planung und Koordination von Jubiläumsfeiern, Veranstaltungen, Schulungen und Seminaren.
• Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung.
• Versorgung mit Büromaterial, Werbeartikeln und Firmengeschenken sowie Post- und Paketsendungen.
• Koordination der Hausmeisterbetreuung und Unterstützung am Standort.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Serviceorientierung

Organisationstalent

Deutsch fließend

Digitale Tools

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Digitale Werkzeuge

Job description

Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d) für unseren Empfang in Fellbach in Teilzeit. In dieser zentralen Servicefunktion halten Sie unseren Fachabteilungen organisatorisch und administrativ den Rücken frei. Sie schaffen verlässliche Strukturen, koordinieren bereichsübergreifende Aufgaben und tragen dazu bei, dass sich die Teams auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und ihre Leistung bestmöglich erbringen können.

Ihre Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen sowie Bearbeitung der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Planung und Koordination von Jubiläumsfeiern, Veranstaltungen, Schulungen und Seminaren
• Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Sicherstellung der Versorgung mit Büromaterial, Werbeartikeln und Firmengeschenken sowie Bearbeitung der Post und Paketsendungen
• Koordination der Hausmeisterbetreuung und Unterstützung bei organisatorischen Anliegen am Standort
• Unterstützung bei Handelsregister- und Gewerbeanmeldungen, Notarterminen sowie weiteren administrativen Gesellschaftsthemen
• Bearbeitung und Koordination von Ausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Service-, Assistenz- oder Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Affinität zu künstlicher Intelligenz und digitalen Werkzeugen sowie Freude daran, administrative Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und effizienter zu gestalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sinnvoll zu priorisieren
• Hohes Serviceverständnis, Eigeninitiative und ein gutes Gespür dafür, wo Sie Fachabteilungen wirkungsvoll entlasten können

Ihre Vorteile

• Sicherer und unbefristeter Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, aktiv die Energiewende mitzugestalten
• Bezahlung nach dem Tarif Elektrohandwerk der IG Metall,30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) sowie flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
• Umfangreiche Sozial- und Zusatzleistungen (z. B. Corporate Benefits, Erwerb vergünstigter VINCI-Aktien, Bike-Leasing sowie 3.000 € für eine erfolgreiche Mitarbeiterempfehlung)
• Eine vielseitige Schlüsselrolle mit kurzen Entscheidungswegen, in der Sie eigene Ideen einbringen, Strukturen verbessern und unmittelbar zur Leistungsfähigkeit unserer Fachabteilungen beitragen können

Omexom ist die Marke für Energieinfrastrukturen von VINCI Energies. In Deutschland steht Omexom für Lösungen rund um die Energiewende sowie eine nachhaltige Energie- und Mobilitätsversorgung. Das Unternehmen ist flächendeckend für Netzbetreiber, kommunale Energieversorger, Stadtwerke, Industrie sowie konventionelle und erneuerbare Energieerzeuger tätig. 2025 erzielte Omexom in Deutschland mit 5.500 Mitarbeitenden in 117 Business Units einen Umsatz von 1,35 Milliarden Euro. Die knapp 650 Mitarbeitenden der Omexom GA Süd GmbH sind spezialisiert auf die Verteilnetze im Südwesten Deutschlands. Unseren Beschäftigten bieten wir erstklassige Karriere- und Verdienstmöglichkeiten, anspruchsvolle Aufgaben, viel Verantwortung und gezielte Talentförderung.