Kaufmännische Sachbearbeiter:in / Buchhalter:in (m/w/d)

INNOVENT e.V. Technologieentwicklung Jena; Jena; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

13. Monatsgehalt

30 Urlaubstage

Kostenfreie Parkplätze

Gesundheitsprogramme

Job summary

INNOVENT e. V. in Jena sucht eine engagierte kaufmännische Fachkraft als Sachbearbeiter:in / Buchhalter:in (m/w/d). Sie arbeiten 25–30 Wochenstunden und können ab ca.

2028 in Vollzeit übergehen. Zu Ihren Aufgaben gehören Kundenbetreuung, Auftragsabwicklung, Versandkoordination, Buchhaltung und Marketingunterstützung. Sie arbeiten eigenverantwortlich in einem technisch geprägten Umfeld der industriellen Lohnbeschichtung, pflegen Daten im ERP (SAGE) und unterstützen internationale

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Fokus Fakturierung.
• Erfahrung in Rechnungswesen, Auftragsabwicklung und Zoll-/Exportgrundkenntnisse wünschenswert.
• Kenntnisse im Umgang mit SAGE ERP von Vorteil.

Responsibilities

• Betreuung von Kunden und Aufträgen von Anfrage bis Auslieferung.
• Koordination Versand, Logistik und Dokumente (Export/Import, Lieferscheine).
• Unterstützung Buchhaltung, Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung.
• Mitwirkung bei Marketingtexten und Außendarstellung.

Skills

Deutsch verhandlungssicher

Englisch Grundkenntnisse

Teamfähigkeit

Kundensprache deutsch/englisch

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Erfahrung im Fakturierung/Auftragskalkulation

Tools

SAGE ERP

MS Office

Job description

28.10.2026
Vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Kunden, Auftragsabwicklung, Versand und Verwaltung
INNOVENT e. V. ist eine unabhängige Industrieforschungseinrichtung in Jena. Seit über 30 Jahren arbeiten wir auf den Gebieten Oberflächentechnik, Biomaterialien, Magnetische und Optische Systeme sowie Analytik.
Für unser Unternehmen suchen wir im Zuge einer altersbedingten Nachfolgeregelung am Standort Elektrochemie (Jena-Nord, Ilmstraße 18, 07743 Jena) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als

Kaufmännische Sachbearbeiter:in / Buchhalter:in (m/w/d)

Sie starten bei uns mit einem Beschäftigungsumfang von 25-30 Wochenstunden. Da in den kommenden Jahren ein Renteneintritt ansteht, ist geplant, den Stundenumfang ab etwa 2028 auf eine Vollzeitstelle auszuweiten. So bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sich Schritt für Schritt in Ihre Aufgaben einzuarbeiten und langfristig Teil unseres Teams zu werden.
Sie stehen in engem Kontakt mit unseren Kunden und Geschäftspartnern, begleiten Aufträge von der Anfrage bis zur Auslieferung, koordinieren Versand- und Logistikprozesse, unterstützen die Buchhaltung und bringen sich gleichzeitig bei unserer Außendarstellung und im Marketing ein.
Damit bietet die Position viel Eigenverantwortung, Abwechslung und Gestaltungsspielraum und eignet sich besonders für Menschen, die gerne über den klassischen Tellerrand einer einzelnen kaufmännischen Tätigkeit hinausblicken.
Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Kundenkontakt und eigenverantwortlichem Arbeiten in einem technisch geprägten Umfeld der industriellen Lohnbeschichtung

Aufgaben

Kunden und Auftragsabwicklung

• Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden im In- und Ausland – telefonisch und per E-Mail in deutscher und englischer Sprache sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Preiskalkulationen, Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie Erstellung von Auftragsbestätigungen
• Eigenständige Zuordnung neuer internationaler Aufträge bezüglich innergemeinschaftlicher Lieferung oder Leistung, Drittlandslieferung oder -leistung, Import/Export, sowie Reverse Charge Verfahren unter Einbeziehung des Ortes der sonstigen Lieferung oder Leistung
• Abstimmung von Lieferterminen mit Kunden, internen Ansprechpartnern und Versanddienstleistern sowie Erstellung und Prüfung von Versand- und Exportdokumenten und weiteren auftragsbezogenen Anforderungen.
• Begleitung der Aufträge während der gesamten Abwicklung zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Vorbereitung bzw. Erstellung von Ausgangsrechnungen, Prüfung und Bearbeitung auftragsbezogener Unterlagen und Übernahme von Aufgaben im Bereich der

Buchhaltung

• Pflege und Bearbeitung von Auftrags- und Kundendaten in unserem ERP-System SAGE
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung kaufmännischer Abläufe

Unterstützung Marketing und Außendarstellung

• Unterstützung unseres Marketings bei der Erstellung von Texten und Bildmaterial und Mitwirkung bei der Erstellung von Beiträgen für Social Media, Broschüren und Informationsmaterialien sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Messeauftritten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Außenhandelskauffrau/ -mann, Bürokauffrau/ -mann, Steuerfachangestellte:r oder eine vergleichbare Qualifikation; idealerweise mit Berufserfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung und Schwerpunkt Fakturierung von Ausgangsrechnungen und Kalkulation von Aufträgen (im industriellen Umfeld)
• Kenntnisse zu: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Drittlands- und Dreieckslieferungen (Import/Export) und Reverse Charge Verfahren sowie Kenntnis der Pflichtangaben für das Erstellen von Ausgangsrechnungen
• Sichere Kenntnisse in Doppelter Buchführung (HGB), Umsatzsteuerrecht (insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen) Kosten- und Leistungsrechnung, MS Office (Excel: Pivot-Tabellen, SVERWEIS etc.)
• Sicherer Umgang mit Deutsch (verhandlungssicher in Wort und Schrift) und Englisch (internationale Kommunikation in Wort und Schrift)
• Erfahrung mit ERP-Systemen (SAGE) von Vorteil
• Kenntnisse in Zoll- und Intrastat-Meldungen wünschenswert. Erfahrung mit Versand- und Logistikprozessen; Kenntnisse im Bereich Zoll und Export sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise auch bei mehreren parallelen Vorgängen
• Freude an der der klaren, freundlichen und verbindlichen Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern
• Aktive Übernahme von Aufgaben und Verantwortung sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Gutes organisatorisches Geschick und eine ausgeprägte Serviceorientierung mit Interesse für technische Zusammenhänge

Das bieten Wir bieten Ihnen

• ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem zukunftssicheren Industriezweig
• flexible Arbeitszeitmodelle und unkomplizierte Entscheidungswege schaffen Raum für Familie und Beruf (ggf. Homeoffice-Optionen nach Absprache)
• Unterstützung bei persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung durch Förderung der individuellen Stärken
• attraktive Sozialleistungen wie z.B. 13. Monatsgehalt, 30 Urlaubstage, kostenfreie Parkplätze direkt am Standort oder auch Gesundheitsprogramme und Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. zu Steuerrecht oder ERP-Systemen)