Kaufmännische Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d)

ZI Jena GmbH; Jena; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führender Lohnfertiger in Jena sucht eine Kaufmännische Assistentin der Geschäftsführung. Die Rolle umfasst die Organisation von Kommunikation, Personalverwaltung sowie Unterstützung in der Finanzbuchhaltung. Sie sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und weiterhin Erfahrungen im Bereich Personal und Büroorganisation mitbringen. Flexible Arbeitszeiten und ein angenehmes Arbeitsumfeld werden geboten.

Leistungen

Angenehmes Arbeitsumfeld

Familienfreundliche Arbeitszeiten

Monatlicher Mobilitätszuschuss

Jahresprämie

Zuschuss bei Kinderbetreuung

Firmenparkplatz mit Lademöglichkeit

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrungen in Personalverwaltung, Assistenz und Finanzbuchhaltung.
• Freundliches und verbindliches Auftreten.

Aufgaben

• Ansprechpartner für Mitarbeiter am Standort Jena und Organisation der Kommunikation.
• Verwaltung von Personaldaten und Zeiterfassung.
• Führung des Front-Offices und Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen.

Kenntnisse

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Solide kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-System

Buchhaltungsprogramm (z.B. Datev)

Jobbeschreibung

Die ZI Jena GmbH ist mit ca. 60 Mitarbeitern einer der führenden Lohnfertiger im Bereich Feinblech in der Region. Wir fertigen für unsere Kunden aus der Medizintechnik, dem Geräte-, Anlagen- aber auch Flugzeugbau hochwertige Gehäuse und Funktionselemente aus Blech und blechähnlichen Materialien.

Unser Unternehmen mit Sitz in Jena ist Teil einer familiär geführten Unternehmensgruppe.

Zum nächstmöglichen Termin suchen wir zur Verstärkung unseres Teams

Kaufmännische Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgabengebiet

Personal

• Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter und Kollegen am Standort Jena und organisieren die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Geschäftsleitung und Lohnbüro

• Sie verwalten Personaldaten zur Ablage oder zur Weiterleitung an das zentrale Personalbüro in der Muttergesellschaft

• Sie kümmern sich um die Zeiterfassung, Urlaubsscheine, Krankmeldungen

• Sie führen die Handkasse und sie führen Statistiken zum Personal

• Sie unterstützen so Mitarbeiter, Fertigungsleitung und Geschäftsführung

Assistenz der Geschäftsführung

• Sie führen das Front-Office und regeln den Telefon- und Mailverkehr

• Sie unterstützen maßgeblich bei Organisation, Koordinierung und Planung von Besprechungen, Kundenbesuchen, Firmenveranstaltungen u.ä.

• Sie betreuen Geschäftspartner und Gäste während ihres Besuches an unserem Standort

• Sie unterstützen beim Reisemanagement (Hotel, Bahn, Mietwagen etc.)

• Sie organisieren Ablage- und Wiedervorlage von Dokumenten und Aufgaben mit Fristen und/oder Pflichten

Kaufmännisch

• Sie unterstützen Einkauf und Finanzbuchhaltung bei Rechnungskontrolle und Buchung

• Nach der Einarbeitung wird es Ihre Aufgabe sein, in Jena eine eigene Finanzbuchhaltung aufzubauen, um die Zentrale Fibu der Muttergesellschaft zu entlasten.

• Mit Statistiken und Auswertungen unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei Geschäfts- und Investitionsentscheidungen.

• Sie werden einen großen Einfluss auf weitere Personalentscheidungen im Bürobereich haben können.

Ihr Profil

• Sie haben eine solide kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen

• und idealerweise bereits Erfahrungen in einem der o.g. Bereiche sammeln können.

• Routine im Umgang mit MS Office setzen wir voraus

• Idealerweise bringen Sie Erfahrungen in einem ERP-System und/oder einem Buchhaltungsprogramm z.B. Datev mit.

• Sie haben ein freundliches, verbindliches Auftreten und es macht Spaß, mit Ihnen zusammen zu arbeiten.

• Sie freuen sich auf eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit.

Wir bieten

• ein sehr angenehmes Arbeitsumfeld mit viel Raum, die eigene Persönlichkeit einzubringen

• einen tollen Arbeitsplatz mit tollem Team mitten in Jena

• familienfreundliche Arbeitszeit mit 37,5h und vollumfänglicher Gleitzeitregelung

• eine gute Entlohnung plus monatlich 50€ steuerfreiem Mobilitätszuschuss

• eine Jahresprämie und Zuschuss bei Kinderbetreuung

• einen Firmenparkplatz mit Lademöglichkeit für Elektro- und Hybridfahrzeuge

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