Kauffrau / Kaufmann oder MFA als Office Manager/-in

Universitätsklinikum Tübingen; Tübingen; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifvertrag & regelmäßige Tariferhöh

betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Jahressonderzahlungen (TV UK, TV-L)

ÖPNV-Zuschuss

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Tübingen sucht eine Office Managerin / einen Office Manager zur eigenverantwortlichen Organisation des Sekretariats der Departmentleitung. Sie unterstützen die kaufmännische Leitung, bereiten Berichte vor und koordinieren das Rechnungs- und Bestellwesen.

Sie kommunizieren mit Chefärztinnen, Pflegedienstleitung und externen Partnern; Reiseplanung und Projektskoordination gehören ebenso zum Aufgabenbereich wie die Unterstützung von Privatpatientinnen und die Vertretung der

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Gesundheitswesen von Vorteil.
• Hohe Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise.
• Absolute Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Professionelles Auftreten und sichere Kommunikation.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Leitung und Organisation des Sekretariats der Departmentleitung sowie der kaufmännischen Leitung
• Kommunikation mit Chefärztinnen/-ärzten, Pflegedienstleitung, Verwaltung und externen Partnern
• Selbstständige Erstellung, Aufbereitung und Analyse von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
• Eigenverantwortliche Steuerung und Bearbeitung des Rechnungs- und Bestellwesens sowie Organisation und Koordination der allgemeinen Büroabläufe des Departments
• Planung und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnungen
• Organisation und Koordination administrativer und organisatorischer Projekte des Departments inkl. Übernahme eigener Projektverantwortung
• Betreuung der Privatpatientinnen/-patienten einschließlich Terminorganisation
• Sicherstellung der Krankheitsvertretung der privatärztlichen Sprechstunde

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Diskretion

Zuverlässigkeit

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische oder medizinische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das Department Frauenklinik deckt alle Fachbereiche zur Frauengesundheit ab. Die Klinik ist u.a. als \"Brustzentrum\", \"Gynäkologisches Krebszentrum\" und als \"Babyfreundlich\" zertifiziert. Die geburtshilfliche Abteilung bildet zusammen mit der Neonatologie und der Pränataldiagnostik das Perinatalzentrum.

Als Office Manager/-in übernehmen Sie die eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats und unterstützen die Departmentleitung bei deren administrativen Aufgaben, insbesondere der vorausschauenden Steuerung und Planung der Arbeitswoche sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Gremiensitzungen. Als zentrale Schnittstelle sorgen Sie für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den verschiedenen Berufsgruppen und externen Partnern.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Leitung und Organisation des Sekretariats der Departmentleitung sowie der kaufmännischen Leitung
• Kommunikation mit Chefärztinnen/-ärzten, Pflegedienstleitung, Verwaltung und externen Partnern
• Selbstständige Erstellung, Aufbereitung und Analyse von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
• Eigenverantwortliche Steuerung und Bearbeitung des Rechnungs- und Bestellwesens sowie Organisation und Koordination der allgemeinen Büroabläufe des Departments
• Planung und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnungen
• Organisation und Koordination administrativer und organisatorischer Projekte des Departments inkl.Übernahme eigener Projektverantwortung bei entsprechend übertragenen Projekten
• Betreuung der Privatpatientinnen/-patienten einschließlich Terminorganisation
• Sicherstellung der Krankheitsvertretung der privatärztlichen Sprechstunde

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung, z. b. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Medizinische/-r Fachangestellte/-r (MFA), Pflegefachkraft / Gesundheits- und Krankenpfleger/-in oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Gesundheitswesen sowie in organisatorischen oder administrativen Tätigkeiten von Vorteil
• Hohes Maß an Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und eine selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität sowie ein jederzeit vertrauensvoller Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen werden vorausgesetzt
• Professionelles und sicheres Auftreten
• Überdurchschnittliche Kenntnisse in MS Office

Vorteile

Modernes Umfeld

• innovatives Universitätsklinikum
• modernste Technik
• internationale Spitzenforschung
• ausgezeichnete Perspektiven

Karriere & Entwicklung

• strukturierte Einarbeitung
• klinikeigene Akademie
• vielfältige Fortbildungsangebote
• gezielte Karriereförderung

Attraktive Vergütung

• Tarifvertrag & regelmäßige Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Jahressonderzahlungen (TV UK, TV-L)
• attraktiver ÖPNV-Zuschuss & Mitarbeiterrabatte

Sinnstiftende Arbeit

• Beitrag zur Verbesserung der Lebensqualität von Menschen

Zukunftssicherheit

• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• langfristige Perspektive & Planungssicherheit

Mobilität & Angebote