International College of Music Hamburg GmbH: Office Manager / Fachwirt für Büromanagement / Ass[...]

join.com; Hamburg; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine kleine, private Musik-Akademie auf Hochschulniveau sucht eine engagierte Person für administrative Aufgaben und Unterstützung der Geschäftsführung. In dieser spannenden Rolle sind Sie der zentrale Ansprechpartner für Studierende und Dozenten, koordinieren Prüfungen und Konzerte und sichern die internen Kommunikationsflüsse. Sie genießen eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Umfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Beruf und Familie zu vereinbaren. Wenn Sie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit mitbringen, ist dies die ideale Gelegenheit für Sie, Teil eines kreativen Teams zu werden.

Leistungen

Angenehme Arbeitsatmosphäre

Internationale Kultur

HVV-ProfiTicket

30 Tage Urlaub/Jahr

Flexible Arbeitszeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf.
• Erforderliche Fachkenntnisse in MS Office und sehr gute Deutschkenntnisse.

Aufgaben

• Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben und Assistenz der Geschäftsführung.
• Ansprechpartner für Studenten und Dozenten sowie Koordination von Immatrikulationen.

Kenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausdrucksfähigkeit

Belastbarkeit

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf

Jobbeschreibung

Wir sind eine kleine private Musik-Akademie auf Hochschulniveau. ICoM wurde 2003 gegründet und bietet Studiengänge von der Studienvorbereitung (Basic Study Program) bis zu Aufbaustudiengängen auf hohem Niveau (Concert Examination) sowie einen staatlich anerkannten Hochschulstudiengang.

ICoM hat sich auf asiatische Musikstudierende spezialisiert. Bislang sind mehr als 600 Studierende ausgebildet worden.

Aufgaben

Aufgabengebiet:

Im Rahmen der allgemeinen Sekretariatsaufgaben sowie Assistenz der Geschäftsführung fallen insbesondere folgende Tätigkeiten an:

• Diverse Verwaltungstätigkeiten und allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Ablage, Bestellung von Büromaterial, Posteingänge- und ausgänge, Telefonzentrale, Aktenführung etc.)
• Ansprechpartner für Studenten und Dozenten
• Bewerbungsunterlagen prüfen, Auswahlverfahren koordinieren, Prüfungen und Konzerte vorbereiten
• Koordination von Immatrikulation und Exmatrikulationen, sowie Sprachkursanmeldung und Unterkunft
• Vorbereitung und Terminierung der Leistungsbeurteilungen und der Studienberatungen in jedem Semester
• Belegwesen als Vorbereitung für die Buchführung
• Verwaltung von vertraglichen Daten und Akten
• Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe
• Sichern der internen und externen Kommunikationsflüsse
• Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsleitung

Qualifikation

Einstellungsvoraussetzung:

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf mit fachbezogener Berufserfahrung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:

• Sicherer Umgang mit MS Office, Word und Excel
• Gute Organisationsfähigkeit, sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Fähigkeit zur Durchführung operativer Aufgaben der Geschäftsleitung
• Belastbarkeit, Flexibilität, soziale Kompetenz
• Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
• Selbständige, zuverlässige und termingetreue Arbeitsweise

Benefits

Arbeitszeit / Entlohnung:

Halbtagsstelle im Umfang von 20 (Einstieg) bis 25 Wochenstunden Mo-Do oder Mo-Fr von 9-14 Uhr. Das Honorar beträgt aktuell für einen Umfang von 25 Wochenstunden 1975.- Euro VB, ein zusätzliches 13. Monatsgehalt / Bonus (erfolgsabhängig) wird in zwei Teilen gezahlt.

Wir bieten :

• Angenehme Arbeitsatmosphäre
• Internationalität und Kultur
• Attraktive Lage
• Arbeitszeiten, die in Absprache mit der Geschäftsleitung variabel gestaltet werden können
• Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• HVV-ProfiTicket
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Beginn der Tätigkeit: sofort