HR Spezialist (m/w/d) – Payroll

U.S. Air Force – Personalbüro Ramstein Air Base; Ramstein-Miesenbach; Vor Ort; EUR 40.000 - 53.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Interne Weiterbildungs- und Aufstiegsm

Amerikanischer Way of Life

Zusätzliche neun freie Tage durch Umum

Zusammenfassung

U.S. Air Force – Personalbüro Ramstein Air Base sucht eine engagierte Fachkraft in Vollzeit. Sie steuern Payroll, Timekeeping und Tarifanwendungen und beraten Führungskräfte zu Vergütungsthemen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Validierung von Entgeltdaten, Reisekostenmanagement, Compliance-Audits und das Führen von Schulungen für Timekeeper. Erfahrungen in der Entgeltabrechnung, Deutsch/Englisch C1 und MS-Office runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Ausbildung: Mindestens Mittlere Reife sowie eine kaufmännische Berufsausbildung.
• Praxis in Entgeltabrechnung oder Datenaufbereitung.
• Grundkenntnisse im Personalvertretungsrecht wünschenswert.
• Deutsch- und Englischkenntnisse C1.

Aufgaben

• Validierung und Steuerung der monatlichen Entgeltdaten (Payroll & Timekeeping).
• Beratung zu Vergütungs- und Zeitwirtschaftsthemen nach TV AL II.
• Reisekostenmanagement & A1-Bescheinigungen.
• Audits, Compliance & Zeiterfassungsprüfungen.
• Melde-, Unfall- und Bescheinigungswesen.
• Allgemeine HR-Administration, Datenpflege & Schulungen.

Kenntnisse

Zahlenaffine Persönlichkeit

Serviceorientierung

Kommunikation

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Mittlere Reife + kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Vollzeit (38,5 Std.) / Ramstein / Eingruppierung: C-6*

Dienststelle: 86 Force Support Squadron / Personalbüro

Ihre Aufgaben

In dieser verantwortungsvollen Schlüsselposition steuern Sie das operative Zusammenspiel aus Zeiterfassung, Entgeltabrechnung und Tarifanwendung und stellen als kompetente Beratungsinstanz reibungslose HR-Abläufe für unsere Dienststellen sicher:

1. Validierung und Steuerung der monatlichen Entgeltdaten (Payroll & Timekeeping)
   Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zur zuständigen Abrechnungsstelle der Stationierungsstreitkräfte – der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) sowie zu den internen Zeiterfassern (Timekeepern). Im System LNTAP (Local National Time & Attendance Program) prüfen, bereinigen und übermitteln Sie monatlich abrechnungsrelevante Daten, klären Unstimmigkeiten proaktiv mit Führungskräften und verhindern so Abrechnungs- und Zahlungsfehler im Vorfeld.
2. Tarifliche & arbeitsrechtliche Einzelfallberatung
   Sie beraten Führungskräfte und Mitarbeitende fundiert zu allen Vergütungs- und Zeitwirtschaftsthemen nach Maßgabe unseres Tarifvertrags (TV AL II). Hierzu zählen die Berechnung von Zuschlägen, Abwicklung verschiedener Urlaubs- und Freistellungsarten sowie entsprechenden Veränderungen des Beschäftigungsverhältnisses (z. B unbezahlter Urlaub).
3. Reisekostenmanagement & Entsendungen (A1-Bescheinigungen)
   Sie prüfen, genehmigen und bearbeiten eigenverantwortlich komplexe Abrechnungen von Dienstreisen. Dabei stellen Sie die Einhaltung tariflicher Vorgaben, behördlicher Reisekostenrichtlinien sowie die rechtzeitige Ausstellung der sozialversicherungsrechtlich erforderlichen A1-Entsendebescheinigungen sicher.
4. Audits, Compliance & Zeiterfassungsprüfungen
   Sie planen und führen regelmäßige sowie anlassbezogene Compliance-Prüfungen in den betreuten Dienststellen durch. Dabei auditieren Sie Anwesenheits- und Schichtpläne, Überstundengenehmigungen und Unterschriftenregelungen auf Rechtskonformität, erstellen detaillierte Prüfberichte und stoßen Prozessverbesserungen an.
5. Melde-, Unfall- und Bescheinigungswesen
   Sie bearbeiten administrative Vorgänge rund um Arbeitsunfälle und Krankmeldungen, pflegen Fehlzeitendatenbank und übernehmen die fristgerechte Meldung an den zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft) sowie die ordnungsgemäße Übermittlung und Weiterleitung der Meldungen an die Betriebsvertretung (BPersVG).

6. Allgemeine HR-Administration, Datenpflege & Durchführung von Schulungen/Trainings

• Administration & Berichtswesen: Sie führen die laufende Korrespondenz in Deutsch und Englisch, pflegen Personal- und Zeiterfassungsdatenbanken, erstellen statistische Auswertungen sowie HR-Reports und unterstützen das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Vorgängen.
• Schulungs- und Trainingswesen: Sie konzipieren, aktualisieren und leiten eigenständig zielgruppengerechte Schulungs- und Auffrischungsmaßnahmen (z. B. Erstellung von Präsentationsunterlagen) für Führungskräfte und Timekeeper zu Zeiterfassungsrichtlinien, Abrechnungsabläufen und tariflichen Neuerungen.

Ihr Profil

Für diese Position suchen wir eine kommunikationsstarke, zahlenaffine Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung, die sich durch absolute Diskretion, diplomatisches Geschick im Umgang mit internen wie externen Stellen und Freude an der Wissensvermittlung auszeichnet.

• Ausbildung & Schulabschluss: Mindestens Mittlere Reife sowie eine erfolgreich abgeschlossene administrative oder kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Personaldienstleistung, Verwaltung oder Steuern).
• Berufserfahrung Payroll: Fundierte Praxis in der Entgeltabrechnung oder der qualifizierten Vorbereitung von Abrechnungsdaten (idealerweise inklusive Zeiterfassung, Zuschlagsberechnung und Melde-/Bescheinigungswesen).
• Tarif- & Rechtskenntnisse: Erfahrung in der Tarifanwendung ist von Vorteil –Grundkenntnisse im Personalvertretungs- bzw. Betriebsverfassungsrecht (BPersVG/BetrVG) sind wünschenswert.
• Sprachen & Mobilität: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1) sowie ein gültiger Führerschein der Klasse B.
• IT-Kenntnisse: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel für Datenabgleiche und PowerPoint zur Erstellung von Trainingsunterlagen).

Ihre Benefits

• Sie werden bei uns nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen im Rahmen des TV AL II vergütet, dadurch kommen Sie zusätzlich in den Genuß von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Profitieren Sie von unseren internen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben sich beruflich weiterzuentwickeln
• Erleben Sie den amerikanischen "Way of Life" in einem internationalen und inklusiven Arbeitsumfeld
• Als Teil unserer Air Force-Familie wird aus der amerikanischen Tradition Thanksgiving auch für Sie ein Feiertag. Sie erhalten durch Arbeitszeitumverteilung zusätzliche neun freie Tage

*Die Stelle ist je nach Qualifikation und/oder Erfahrung als C-6 eingestuft

C-6 Einstiegsgehalt 3.570,98 € / Endgehalt 4.779,84 €

Je Dienststelle kann diese Regelung variieren