HR Administrator/Office Manager (m/w/d)

Avantpark Deutschland; Mainz; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Team-Events

Hochwertige IT-Ausstattung

EGYM Wellpass Mitgliedschaft

Job summary

Avantpark Deutschland sucht eine/n Office Manager/in und HR Admin zur Leitung des Büroalltags und Unterstützung der HR-Prozesse. Du übernimmst Aufgaben im Office Management, der Personalverwaltung und dem Fuhrparkmanagement, betreust Rechnungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen und bist Ansprechperson für interne Abteilungen.

Du arbeitest eigenverantwortlich an Guidelines und Auswertungen, unterstützt Preboarding, Onboarding und Offboarding und bringst Flexibilität sowie eine proaktive

Qualifications

• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Freundliches und selbstbewusstes Auftreten.
• Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung.
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität.
• Berufseinsteiger oder Quereinsteiger sind willkommen.
• Kenntnisse in MS Office; idealerweise HubSpot CRM.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben.
• Office Management: Büromaterial bestellen, Küche organisieren, Räume koordinieren.
• Kontrolle und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Fuhrpark-Management: Firmenwagen, Tankkartenabrechnungen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Reisemanagement: Reiseportal verwalten, Reiseplanung unterstützen.
• Unterstützung Preboarding, Onboarding und Offboarding.
• Administrative Aufgaben in der Personalabteilung.

Skills

MS Office

HubSpot CRM

Deutsch C1

Englisch B2

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

CRM-System HubSpot

Job description

Die Position

Als Office Manager und HR Admin bist du das Herzstück unseres Büros und kümmerst Dich um alle anfallenden administrativen Aufgaben rund um das Office und die HR-Abteilung. Eine zentrale Aufgabe ist das Management unseres Fuhrparks. Du behältst den Überblick über Eingangsrechnungen sowie Spesen- und Kreditkartenabrechnungen. Auch die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost gehört zu Deinem Aufgabengebiet

Das HR-Team unterstützt Du beim Preboarding-, Onboarding- und Offboarding-Prozess und kommunizierst mit allen involvierten Abteilungen. Gleichzeitig bist Du zuständig für die Konzeptionierung von Guidelines und Policies (nach Vorgabe) und bist verantwortlich für die Erstellung von Auswertungen.

Dich erwartet ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit einer interessanten Mischung aus Büromanagement und Personalverwaltung.

Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben.
• Office Management: Bestellung von Büromaterial, Organisation der Büroküche und Konferenzräume, Ansprechpartner für alle Fragen rund um unser Büro
• Kontrolle und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Fuhrpark-Management: Organisation von Firmenwagen, Verwaltung der Tankkartenabrechnungen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Reisemanagement: Verwaltung des Reiseportals, Unterstützung bei der Reiseplanung.
• Unterstützung beim Preboarding- Onboarding und Offboarding-Prozess
• Administrative Aufgaben in der Personalabteilung

Qualifikationen

• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Freundliches und selbstbewusstes Auftreten
• Kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung
• Einsatzbereitschaft und Flexibilität
• Berufseinsteiger oder Quereinsteiger sind sehr willkommen
• Kenntnisse in MS Office und idealerweise einem CRM-System (z. B. HubSpot)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2)

Warum Avantpark?

• Flexibles Arbeiten auf Vertrauensbasis
• Schnell wachsendes, international aufgestelltes Unternehmen: unsere Muttergesellschaft sitzt in Großbritannien. Gemeinsam erobern wir den europäischen Markt.
• Starkes Team: kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, Duz-Kultur, offene Türen, hochmotivierte und hilfsbereite Kolleg*innen. Wir lernen jeden Tag voneinander, wachsen als Team zusammen und streben ambitionierte Ziele an.
• Spannendes Umfeld: eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum zur Eigengestaltung sowie einer offenen Feedback-Kultur, schnelle Lernkurve, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Benefits: Team-Events, hochwertige IT Ausrüstung, EGYM Wellpass Mitgliedschaft

Über uns

Avantpark ist ein innovatives Unternehmen im Bereich digitales und KI-gestütztes Parkraummanagement. Als Tochter der britischen Parkingeye Ltd., dem Marktführer für ANPR-basiertes Parkraummanagement in Großbritannien, kombinieren wir die Dynamik und Mentalität eines Start-ups mit der Stabilität und Erfahrung eines seit über 22 Jahren erfolgreich etablierten internationalen Technologiekonzerns.

Unser gemeinsames Ziel: Deutschlands führender Anbieter für digitales Parkraummanagement zu werden. Mit smarten Technologien und einem konsequenten Fokus auf Kundenzufriedenheit gestalten wir die Zukunft des Parkens – effizient, fair und digital.

Wir wachsen – und du kannst mit uns wachsen: persönlich, fachlich, mit Verantwortung und spürbarem Impact.