Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d)

Technische Universität Dresden Arbeitsstätte Dresden; Dresden; Vor Ort; EUR 13.000 - 17.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildung

Gesundheitsvorsorge

Jobticket

Altersversorgung

Zusammenfassung

Die Technische Universität Dresden sucht für die Fakultät Elektrotechnik und Informationstechnik am Institut für Grundlagen der Elektrotechnik eine Projektstelle als Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) mit 12 Stunden pro Woche und befristet bis 31.12.2028.

Die Stelle ist E 6 TV-L vorgesehen und umfasst administrative Aufgaben rund um Workshops, Summer School und Drittmittelverwaltung.

Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsnahen oder veranstaltungsorganisatorischen Bereich
• einschlägige Berufserfahrung in Veranstaltungsorganisation, Projektassistenz oder administrativer Koordination
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Verwaltungs- oder Buchungssystemen sind vorteilhaft
• Bereitschaft zur Einarbeitung in Beschaffungs-, Reisekosten- und Drittmittelverfahren
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten und sicheres Auftreten gegenüber nationalen und internationalen Teilnehmenden
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein

Aufgaben

• Planung, Koordination und Überwachung der organisatorischen Abläufe, Termine und Fristen für Workshops und Summer School
• Unterstützung bei der finanztechnischen Überwachung der Drittmittelkonten
• Einholung, Prüfung und Abstimmung von Angeboten sowie Organisation von Veranstaltungsräumen, Catering und technischer Ausstattung
• Abstimmung mit internen Stellen und externen Dienstleistern sowie Erstellung und Pflege von Ablauf-, Termin- und Aufgabenplänen
• organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Teilnehmenden und Referierenden in Deutsch und Englisch
• Teilnehmenden-Management, Anmeldungen, Anfragen, Einladungen und Veranstaltungsinformationen
• Bearbeitung von Dienstreisen inkl. Organisation, Beantragung, Abrechnung und Betreuung der Vortragenden
• Auslösen und Überwachen von Bestellungen sowie Erstellen von Beschaffungsanträgen
• Vor- und Nachbereitung, Rechnungskoordination, Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, Archivierung der Unterlagen

Kenntnisse

Organisation

Veranstaltungskoordination

Projektassistenz

Teamfähigkeit

Kommunikation

Englischkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Beschaffungssoftware

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten Forschungseinrichtungen Deutschlands. Sie begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.

An der Fakultät Elektrotechnik und Informationstechnik, Institut für Grundlagen der Elektrotechnik und Elektronik, ist an der Seniorprofessur für Grundlagen der Elektrotechnik zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektstelle als Hochschulsekretärin bzw. Hochschulsekretär / Assistenz (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 6 TV-L) bis 31.12.2028 (Befristung gem. TzBfG), mit 30 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (12 Stunden / Woche), zu besetzen.

Aufgaben

• Planung, Koordination und Überwachung der organisatorischen Abläufe, Termine und Fristen für zwei Workshops und eine Summer School
• Unterstützung bei der finanztechnischen Überwachung der zur Verfügung stehenden Drittmittelkonten, d. h. Führen der Listen über Mittelzu- und -abflüsse nach den Vorgaben
• Einholung, Prüfung und Abstimmung von Angeboten sowie Organisation von Veranstaltungsräumen, Catering und technischer Ausstattung
• Abstimmung mit internen Stellen und externen Dienstleistern sowie Erstellung und Pflege organisatorischer Ablauf-, Termin- und Aufgabenpläne
• eigenständige organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Teilnehmenden und Referierenden in deutscher und englischer Sprache
• Teilnehmenden-Management, Bearbeitung von Anmeldungen und organisatorischen Anfragen sowie Erstellung und Versand von Einladungen und Veranstaltungsinformationen
• Bearbeitung von Dienstreisen im Projekt inkl. Organisation Dienstreisen, Beantragung der Dienstreisen, Abrechnung der Dienstreisen sowie organisatorische Betreuung eingeladener Vortragender
• Auslösen und Überwachen von Bestellungen
• Erstellen von Beschaffungsanträgen
• Prüfung und Zuordnung von Angeboten, Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen sowie Vorbereitung veranstaltungsbezogener Umbuchungen und Abrechnungsunterlagen
• organisatorische Koordination und Betreuung während der Veranstaltungen einschließlich der Bearbeitung kurzfristiger Änderungen
• organisatorische Nachbereitung, Rechnungskoordination, Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen sowie Dokumentation und Archivierung der Veranstaltungsunterlagen

Voraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung auf einem kaufmännischen, verwaltungsnahen oder veranstaltungsorganisatorischen Gebiet oder in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung
• einschlägige Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Projektassistenz oder administrativen Koordination; diese kann als Nachweis der gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen berücksichtigt werden
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit digitalen Verwaltungs-, Kommunikations- oder Buchungssystemen sind von Vorteil
• Kenntnisse beziehungsweise die Bereitschaft zur Einarbeitung in Beschaffungs-, Reisekosten- und Drittmittelverfahren
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten gegenüber nationalen und internationalen Teilnehmenden, Referierenden und Dienstleistern
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

• Gelegenheit zu interessanter und eigenverantwortlicher Arbeit in flacher Hierarchie in einem aufgeschlossenen Team und unterstützender Atmosphäre
• flexible Regelung von Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• umfangreiches Angebot zur Fort- und Weiterbildung
• Gesundheitsvorsorge und Sportangebote der TUD
• ein ermäßigtes Jobticket (auch als Deutschlandticket)
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersversorgung im öffentlichen Dienst über die VBL

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.