Head of Front Desk-Team (m/w/d) - MakerSpace Garching

UnternehmerTUM gGmbH; Garching bei München; Vor Ort; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsbudget

MakerSpace Zugang

Kita/Elternzeitzuschuss

Mobilitätsbudget Moovster

Sportprogramm

Zusammenfassung

UnternehmerTUM gGmbH sucht am Standort Garching/München eine erfahrene Front-Desk-Leitung zur fachlichen Führung des Front-Desk-Teams, Schicht- und Einsatzplanung sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Du bist zentrale Anlaufstelle für Mitglieder, Gäste und Mitarbeiter und gestaltest eine professionelle, sichere Atmosphäre.

Zu deinen Aufgaben zählen die Mitgliederverwaltung und Abrechnung von Mitgliedschaften, Kursen und Materialien via Nexudus, Organisation der Kursabläufe und Kommunikation

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung am Empfang oder Front Office, idealerweise Führungserfahrung.
• Bereitschaft wöchentlich nach München zu kommen.
• Teamkoordination oder Einarbeitungserfahrung.
• Offen für KI-Tools zur Weiterentwicklung von Front-Desk-Prozessen.
• Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Fachliche Führung des Front-Desk-Teams am Standort Garching, inklusive Schicht- und Einsatzplanung sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden.
• Weiterentwicklung von Front-Desk-Prozessen und -Standards, z. B. Servicekatalog und Abläufe.
• Erste Anlaufstelle für Mitglieder, Interessierte und Gäste und Übernahme allgemeiner Office- und Empfangsaufgaben.
• Verantwortung für Mitgliederverwaltung sowie Abwicklung von Zahlungen über Nexudus.
• Organisation der Kursabläufe und Abstimmung mit Trainern.
• Schnittstellenmanagement zwischen Front-Desk-Team, Munich Urban Colab, MakerSpace München, Werkstatt-Crew, Eventteam und Zentrale.
• Regelmäßiger Austausch mit dem Führungsteam und Reporting.
• Mitgestaltung einer einladenden und sicheren Atmosphäre.

Kenntnisse

Führungserfahrung

Teamkoordination

Front Desk

Schichtplanung

MS Office

Deutsch/Englisch Kommunikation

Tools

Nexudus

Jobbeschreibung

Über uns

Der MakerSpace ist eine öffentlich zugängliche, 1.500 qm große Hightech-Werkstatt und Teil von UnternehmerTUM, Europas führendem Zentrum für Innovation und Gründung. Hier haben Mitglieder Zugang zu Maschinen, Werkzeugen, Software und einer kreativen Community – vom ersten Prototyp bis zum fertigen Produkt. Ambitionierte Start-ups, Studierende, Do-it-yourself-Aktive und kreative Köpfe treffen bei uns aufeinander, egal ob Einsteiger:in oder Profi.

Deine Aufgaben

• Fachliche Führung des Front-Desk-Teams am Standort Garching, inklusive Schicht- und Einsatzplanung sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
• Weiterentwicklung von Front-Desk-Prozessen und -Standards, etwa Servicekatalog, tägliche Abläufe und Automatisierungen
• Erste Anlaufstelle für Mitglieder, Interessierte und Gäste bei Fragen und Anliegen sowie Übernahme allgemeiner Office- und Empfangsaufgaben im Bereich Front Desk
• Verantwortung für die Mitgliederverwaltung sowie die Abwicklung von Zahlungen für Mitgliedschaften, Kurse und Material über Nexudus
• Organisation der komplexen Kursabläufe, inklusive Vorbereitung der Kursunterlagen und Abstimmung mit Trainer:innen
• Proaktives Management der Schnittstellenfunktion für klaren Informationsfluss & professionelle Zusammenarbeit zwischen: Front-Desk-Team des Munich Urban Colab, MakerSpace München, Werkstatt-Crew, Eventteam sowie zur UnternehmerTUM-Zentrale.
• Regelmäßiger Austausch mit dem Führungsteam (Jour Fixe, Weekly Operations) sowie Reporting zum Front-Desk-Betrieb
• Mitgestaltung einer einladenden und sicheren Atmosphäre für die gesamte Community

Dein Profil

Das bringst du mit:

• Du bringst mehrjährige Erfahrung am Empfang, im Front Office oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle mit - idealerweise aus der Hotelerie - inklusive erster Führungserfahrung
• Du hast bereits ein Team koordiniert oder eingearbeitet, z.B. im Rahmen von Schichtplanung
• Du bist bereit min. einmal wöchentlich zum Standort München (Munich Urban Colab) zu kommen
• Du bist als erste Anlaufstelle persönlich vor Ort im MakerSpace Garching für unsere Community da und bringst die Bereitschaft für Schicht- und Wochenendarbeit mit
• Du bist offen für den Einsatz von KI-Tools und hast Lust, Front-Desk-Prozesse damit weiterzuentwickeln
• Du bist ein Organisationstalent und hast Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
• Du arbeitest sicher mit MS Office
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift

Das ist ein Plus:

• Erfahrung mit Mitgliederverwaltungssystemen wie Nexudus
• Interesse an Making, Prototyping oder der Start-up-Szene
• Freude daran, dich schnell in neue Tools und Arbeitsweisen einzuarbeiten

Deine Vorteile

• Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
• Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung
• Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt “MakerSpace”
• Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss
• Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.).
• Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote).
• weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite

Vielfalt ist uns wichtig

Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.

Kontakt

Ursula Jocham, Interim Business Partner People & Culture
UnternehmerTUM GmbH
Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München