Deputy Chief of Staff (m/w/d)

UnternehmerTUM; Garching bei München; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fortbildungsbudget

Kreativer Freiraum und Verantwortung

Hightech-Werkstatt MakerSpace

Flexible Arbeitszeiten & Homeoffice-Mö

Zusammenfassung

UnternehmerTUM GmbH sucht eine erfahrene Assistenz bzw. Chief-of-Staff-Unterstützung zur Steuerung des Informationsflusses rund ums Board. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und pflegen eine strukturierte Nachverfolgung von Entscheidungen.

Zudem bauen Sie Beziehungen zu Stakeholdern auf und organisieren hochkarätige Events. Sie planen Reisen, erstellen Briefings und bauen eine Präsentationsbibliothek auf. Budget- und Social-Mallery-Aufgaben runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium
• 2–3 Jahre Erfahrung in Assistenz- oder CoS-Rolle
• Sehr gutes Deutsch (mind. C1) und Englisch
• Systemdenken: Prozesse, Priorisierung, Nachhalten
• MS Office/Google Workspace sicher
• Salesforce-Kenntnisse + Circular von Vorteil
• Diskretion, Verlässlichkeit, Kommunikation auf Augenhöhe
• KI-Kompetenz und schnelle Einarbeitung neuer Tools

Aufgaben

• Informationsfluss rund ums Board steuern: E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon
• Agenda-Koordination: Kalender, Räume, Unterlagen, Action-Items
• Stakeholder-Management: Pflege von Stakeholder-Listen, Dossiers vorbereiten
• Events orchestrieren: Aufsichtsratssitzungen, Dinners, Besuchergruppen
• Reisen planen: Zweck, Route, Buchungen, Spesen
• Keynotes betreuen: Intake, Storyline, Folien, Technikkoordination
• Social Media: Themenplanung, Posting-Rhythmus, Freigaben

Jobbeschreibung

Über uns UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft.

Über uns UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft.

Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt.

Deine Aufgaben

Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board

E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei.

Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis

Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren.

Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen

Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner‑Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft – Datenpflege in Salesforce inklusive.

Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau

Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen – du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich.

Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind

Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung – du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt.

Du bringst Keynotes auf die Bühne

Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination – du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf.

Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media

Themenplanung, Posting‑Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird.

Du machst KI zum Hebel des Boards

Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium
• 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell wachsenden Unternehmen
• Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch – du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss
• Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus
• Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert
• Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird
• Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern

Deine Vorteile

• Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
• Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung
• Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt “MakerSpace”
• weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite
• Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.
• Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss
• Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.).
• Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote).

Vielfalt ist uns wichtig

Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.

Kontakt

Peter Drews, Senior Talent Acquisition Manager

UnternehmerTUM GmbH

Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München