Head of Finance and Operations (m/w/d)

Ninox Software; Berlin; Hybrid; EUR 100,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid-Arbeit am Monbijouplatz

30 Urlaubstage

Betriebliche Altersvorsorge

ESOP

Job summary

Ninox Software sucht eine leitende Finanz-, IT-, People- und Operations-Fachkraft in Berlin. Du führst neun Mitarbeitende in vier Disziplinen, steuerst Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung sowie den Rechnungszyklus und verknüpfst DATEV, Billing-Plattformen, CRM und Data Warehouse zu einem fortlaufenden Reporting.

Du arbeitest eng mit dem C-Level zusammen, während der CFO ins Fractional-Modell wechselt. Hybrides Arbeiten am Monbijouplatz, 30 Urlaubstage sowie ESOP und weitere Benefits runden das

Qualifications

• Mehrjährige Leitungsfunktion in wachsendem Unternehmen.
• Verantwortung für Monatsabschluss und Reporting.
• Erfahrung mit HGB-Rechnungslegung, DATEV, Payroll.
• Führungserfahrung: fach- und disziplinarisch.
• Sicherheit bei SaaS-Kennzahlen (ARR, MRR, Retention).
• Nachweisliche Fähigkeit, Prozesse zu digitalisieren.
• Gute Deutschkenntnisse, verhandlungssicher; Englisch fließend.
• Erfahrung mit ISO, GRC, ISMS vorteilhaft.

Responsibilities

• Leitung Finance, IT, People und Operations sowie Abstimmung mit dem C-Level.
• Verantwortung für Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Payroll.
• Überwachung von DATEV, Billing-Plattformen, CRM und Data Warehouse.
• Aufbau fortlaufender Reporting-Prozesse nach modernen Standards.
• Schnittstelle zum CFO; Festlegung von Standards, Serviceleveln und Prioritäten.

Skills

Führungserfahrung

Monatsabschluss

Bilanzen nach HGB

DATEV

Payroll

Reporting & KPIs

Englischkenntnisse

Data Warehouse

SQL-Kenntnisse

Compliance-Kenntnisse

Tools

DATEV

Billing-Plattformen

CRM

Data Warehouse

Job description

Ninox ist eine Berliner Low-Code-Plattform, mit der Teams genau die Geschäftsanwendungen bauen, die sie brauchen. Rund 80 Mitarbeitende, tausende Kundinnen und Kunden in ganz Europa, vom kleinen Team bis zum Großunternehmen. Ein Produkt, an dem Menschen wirklich hängen. Wir sind seit 12 Jahren am Markt, etabliert, wachsen und sind solide mit Wagniskapital finanziert.

Aufgaben

Du leitest Finance, IT, People und Operations: neun Menschen in vier Disziplinen. Deine Aufgabe ist es, diese vier Disziplinen zu führen, zu entwickeln und auf gemeinsame Standards, Servicelevel und Prioritäten auszurichten. Auch dort, wo du selbst nicht die Fachexpertin oder der Fachexperte bist. Gleichzeitig bist du Ansprechpartner für das C-Level (CEO, CGO und CRO) und die Teamleads in den anderen Abteilungen.

Der Schwerpunkt deiner Ergebnisverantwortung liegt dabei eindeutig im Finanzbereich. Dort führst du ein Team von vier Personen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (AR/AP) und verantwortest den Rechnungslegungszyklus von Anfang bis Ende: Buchhaltung, Zahlungsläufe, Mahnwesen und Payroll bis hin zum abgeschlossenen Monat und den Zahlen, die das Haus verlassen. Du überschaust die Systeme, die diese Zahlen erzeugen – DATEV, Billing-Plattformen, CRM und Data Warehouse und bist in der Lage diese nach modernen KI basierten Standards miteinander zu verzahnen um ein fortlaufendes Reporting aufzubauen.

Es ist weder eine rein strategische noch eine rein operative Position. Für IT und Office führst du über Standards, Servicelevel und Prioritäten: Hardware, Onboarding, Compliance Standards wie ISO 27001 und 9001 sind dabei von dir zu koordinieren.

Unser CFO wechselt begleitend in ein Fractional-Modell und bleibt bei Board-, Finanzierungs- und Transaktionsthemen eng dabei, du bekommst also einen erfahrenen Sparringspartner, ohne dass jemand über deinem Tagesgeschäft sitzt.

• Mehrere Jahre in einer leitenden Finanzfunktion in einem wachsenden Unternehmen, mit eigener Verantwortung für den Monatsabschluss vom Buchungssatz bis zum Reporting. In einem Team dieser Größe ist die Führungskraft Spielertrainer:in: Du kannst die Arbeit auch selbst machen, wenn jemand ausfällt.
• Solide deutsche Rechnungslegungspraxis – HGB, DATEV, Payroll und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Praktisch, nicht theoretisch.
• Führungserfahrung: Du hast ein Team fachlich und disziplinarisch geführt – idealerweise in der Buchhaltung – und traust dir zu, auch für IT und People Standards zu setzen, ohne Sysadmin oder Arbeitsrechtlerin zu sein.
• Sicherheit bei SaaS-Kennzahlen: ARR, MRR, Brutto- und Nettoretention, Rechnungsabgrenzung, Kohorten-Analyse und dem entsprechenden Reporting.
• Nachweisliche Erfahrung darin, einen manuellen Prozess durch einen echten zu ersetzen: ein Reporting, das sich selbst baut; eine Abstimmung, die keine Person mehr braucht. Du musst kein SQL schreiben, solltest aber über Data Warehouse, Billing-System und CRM sprechen können, ohne dafür einen Entwickler im Raum zu brauchen.
• Deutsch verhandlungssicher – Arbeits- und Abschlusssprache in dieser Rolle – sowie fließendes Englisch.
• Von Vorteil: Due Diligence, Audit oder eine Finanzierungsrunde von innen erlebt; Berührung mit Förderprogrammen wie GRW oder IBB.
• Erfahrung mit verschiedenen Compliance Frameworks wie ISO, GRC, ISMS, etc. geben dir einen erheblichen Vorteil im Prozess.

Benefits

• 100.000–120.000 € Grundgehalt je nach Erfahrung, dazu ein variabler Anteil, gekoppelt an eine Scorecard, die du mitgestaltest.
• pot. Beteiligung an unserem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm (ESOP).
• Ein echtes Mandat: vier Funktionen, neun Menschen und das Mandat Prozesse effektiv und wachstumsorientiert zu gestalten.
• Hybrides Arbeiten in unserem Büro am Monbijouplatz in Berlin-Mitte
• 30 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge, BVG Ticket und weitere Benefits
• Ein Unternehmen, klein genug, dass deine Entscheidungen sichtbar sind, und groß genug, dass die sie echten Impact haben.