Hauptabteilungsassistenz (m/w/d)

TKMS; Kiel; Hybrid; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Welcomeday/Onboarding

Homeoffice-Regelung

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Jobticket/Deutschlandticket

Firmenfitness

Bikeleasing

Zusatzleistungen

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

TKMS sucht eine engagierte Assistenz im Sekretariat, die interne und externe Gäste betreut, Meetings koordiniert und Geschäftsreisen plant. Sie unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, berät bei Budgetplanung und kümmert sich um Kennzahlen sowie Reports.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung, sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel/PowerPoint). SAP-Kenntnisse, Lean/KVP oder Agile-Methoden sind von Vorteil.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit Kenntnissen in Büroverwaltung/Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, ideal im Konzernumfeld, sicherer Umgang mit Büroorganisation, Budgetverwaltung, Kostenstellen/Controlling.
• Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint; SAP ERP Kenntnisse sowie Lean/KVP oder agile Methoden von Vorteil.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen; Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Dienstreisen.
• Vorbereitung, Protokollierung sowie Nachbereitung von Besprechungen; Unterstützung bei Präsentationen und Budgetplanung.
• Pflege von Kennzahlen und Reports; Koordination von Projekten und administrativen Abläufen.

Kenntnisse

Excel

PowerPoint

Microsoft Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP ERP-Kenntnisse

Lean Management

KVP

agile Methoden

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von internen und externen Gästen; Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Dienstreisen sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen und Tagungen; Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen (z. B. PowerPoint) und der Führungskraft bei Budgetplanung, Personalthemen, strategischen und operativen Projekten; Pflege von Kennzahlen und Reports
• Organisation sowie Koordination des Sekretariats inkl. Dokumentenverwaltung, Ansprechposition in administrativen Fragestellungen, Erstellung und Bearbeitung interner/externer Korrespondenz sowie Abstimmung und Steuerung von internen/externen Terminen
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Eigenständige Bearbeitung von Infrastrukturaufgaben wie Büro und Arbeitsmaterialbeschaffung, ITBerechtigungen, Beschilderungen, Organisation von Umzügen, Schnittstellen zum Facility Management
• Pflege und Koordination von Arbeits und Fehlzeiten in ERP-Systemen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie fachspezifische Kenntnisse in Büroverwaltung, Betriebswirtschaft, Fremdsprachenkorrespondenz oder Projektmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Konzernumfeld, mit sicherem Umgang in Büroorganisation, administrativen Prozessen, Budgetverwaltung, KostenstellenControlling sowie Bestell- und Rechnungsprüfungen
• Sehr gute Kenntnisse in MicrosoftOffice, insbesondere Excel und PowerPoint, Erfahrung in der Aufbereitung von Datenanalysen, Vorbereitung von Audits/Reviews und erste Unterstützung von Projektarbeiten; SAPERPK-Kenntnisse sowie Kenntnisse in Lean Management, KVP oder agilen Methoden sind von Vorteil
• Hohe digitale Kompetenz und schnelle Auffassungsgabe für komplexe Unternehmensstrukturen (z. B. Schnittstellen zwischen Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Konstruktion und Einkauf) sowie sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, stark ausgeprägte Diskretion, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke auf allen Hierarchieebenen, hohe Belastbarkeit, Flexibilität, exzellentes Zeitmanagement, analytisches Denken und sicheres Auftreten

Das bieten wir

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander – das bieten wir seit über 185 Jahren!

Unternehmen

TKMS steht für herausragende Ingenieurskunst und Innovationskraft im Überwasser- und Unterwasserschiffbau. Seit mehr als 185 Jahren. Als starker Partner, dem die NATO vertraut, bauen wir 70 Prozent ihrer U-Boot-Flotte und tragen so zu Frieden und Sicherheit bei. Weltweit. Bereit mit den Besten und als Teil eines Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen, zu arbeiten? Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

Kontakt

TKMS GmbH

Acquisition & Experience

Jannik Peters