Geschäftszimmer des Studiendekanats

Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover; Hannover; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Hannover sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Geschäftszimmer des Studiendekanats. Zu den Aufgaben zählen die Unterstützung in der Prüfungsvorbereitung, die Bearbeitung von Anfragen und die Koordination der Lehr- und Prüfungsplanung. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder Verwaltung, sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Teilzeit und flexible Arbeitszeiten möglich.

Leistungen

Familienfreundliche Arbeitszeitmodelle

Umfassendes Sportprogramm

Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Kenntnisse der deutschen Sprache auf C1-Niveau.

Aufgaben

• Führen des Geschäftszimmers und Bearbeitung von Anfragen.
• Koordinieren der Lehr- und Prüfungsplanung.
• Verantwortung für Prüfungsverwaltung und Abschlussarbeiten.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch (C1)

Englisch (B2)

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Ausbildung zur Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte*r

Jobbeschreibung

Die Leibniz Universität Hannover bietet exzellente Arbeitsbedingungen in einem lebendigen wissenschaftlichen Umfeld, eingebettet in die hervorragenden Lebensbedingungen einer modernen Großstadt im Grünen.

In der Dekanatsverwaltung der Fakultät für Mathematik und Physik ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen: Geschäftszimmer des Studiendekanats (EntgGr. 8 TV-L, 100 %)

Ihre Stelle im Überblick

Die Fakultät für Mathematik und Physik umfasst 14 Institute, über 50 Professuren und über 2000 Studierende. Das Verwaltungsteam des Dekanats unterstützt und berät die Dekane und Gremien bei der Ausübung der akademischen Selbstverwaltung. Das Studiendekanat verantwortet den reibungslosen Ablauf des Studiums an der Fakultät für Mathematik und Physik. Die Aufgaben umfassen unter anderem die Organisation der Lehr- und Prüfungsplanung, die Bearbeitung von Anfragen sowie die Betreuung der Studienkommission.

• Sie sind eingebunden in das Team des Studiendekanats mit aktuell drei Studiengangskoordinator*innen unter Fachaufsicht des Studiendekans
• Sie führen das Geschäftszimmer des Studiendekanats und bearbeiten Anfragen von Studierenden und Lehrenden (in deutscher und englischer Sprache), bzw. Sie leiten die Anfragen an die zuständigen Kolleg*innen weiter. Sie koordinieren die Termine des Teams und des Studiendekans und kümmern sich um organisatorische Angelegenheiten.
• Sie bearbeiten den Postein- und ausgang, beschaffen Büromaterial, prüfen und kontieren Rechnungen, bearbeiten Dienstreiseanträge und Lehraufträge.
• Sie arbeiten mit bei der Einstellung von Hilfskräften und leiten die Hilfskräfte an.
• Sie koordinieren die Lehr- und Prüfungsplanung für die Studiengänge der Fakultät, pflegen das Online-Vorlesungsverzeichnis (HIS-LSF), buchen die zentral verwalteten Räume für die Lehre und stimmen die Termine für Lehrveranstaltungen und Prüfungen mit den Instituten und mit den Lehrenden ab. Sie arbeiten mit in der zentralen Arbeitsgruppe Raumvergabe.
• Sie arbeiten bei der Prüfungsverwaltung mit und kümmern sich um die Abgabe von Abschlussarbeiten. Dabei beachten Sie die geltenden Regelungen in den Prüfungsordnungen der Fakultät.
• Sie unterstützen die Studiengangskoordinator*innen administrativ bei Akkreditierungsverfahren.
• Sie halten die Informationen zum Studienangebot der Fakultät auf der Website und in Studienführern aktuell und pflegen die Daten in den Informationssystemen der LUH (z.B. HIS-LSF, QIS, SAP-EPV, …).
• Sie betreuen administrativ die Studienkommission in dem Sie die Sitzungstermine koordinieren, die Mitgliederlisten pflegen, die Vorlagen sammeln bzw. erstellen, die Einladungen versenden und während der Sitzungen Protokoll schreiben.
• Sie sammeln und prüfen die Anträge zur Vergabe von Studienqualitätsmitteln und leiten diese an den Studiendekan weiter.
• Sie kümmern sich um die Erfüllung der Lehrverpflichtungsverordnung. Sie kommunizieren mit den Lehrenden der Fakultät, sammeln die Rückmeldungen, prüfen und dokumentieren diese. Dabei beachten sie die geltenden rechtlichen Regelungen. Sie koppeln die Ergebnisse rück mit der Fakultätsleitung.
• Sie arbeiten mit bei Veranstaltungen der Fakultät (Tag der Fakultät, Promotionsfeier, etc.) und organisieren selbstständig die Einführungsveranstaltungen für Erstsemesterstudierende.

Wen suchen wir?

Voraussetzung für die Einstellung ist eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder zur*zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt*in mit erfolgreich abgelegter Verwaltungsprüfung I (oder mit der Laufbahnbefähigung für das 2. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung Allgemeine Dienste) oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen mit:

• Zwingend notwendig ist ein sicherer und professioneller Umgang mit MS Office.
• Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveau C1 GER oder vergleichbar setzen wir ebenso voraus wie Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveau B2 GER oder vergleichbar.
• Eine nachgewiesene berufliche Erfahrung in der deutschsprachigen akademischen Verwaltung ist von Vorteil, idealerweise im Geschäftszimmer eines Dekanats oder Studiendekanats oder vergleichbare Tätigkeiten.
• Vorteilhaft sind zudem Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Lehr- und Prüfungsplanung sowie im Gremienmanagement.
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Kooperationsbereitschaft sind ebenso wünschenswert wie Teamfähigkeit und eine selbständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Die Leibniz Universität Hannover setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Ziel ist es, das Potenzial aller zu nutzen und Chancen zu eröffnen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Interessierten unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Wir streben eine gleichmäßige Verteilung der Beschäftigten und einen Abbau der Unterrepräsentanz im Sinne des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an. Daher freuen wir, wenn sich auch Männer auf die o. g. Stelle bewerben. Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Was bieten wir?

Mit mehr als 5.000 Beschäftigten zählt die Leibniz Universität Hannover zu den größten und attraktivsten Arbeitgeberinnen in der Region Hannover. Wir bieten ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld und fördern die persönliche und berufliche Weiterentwicklung von (über)fachlichen Kompetenzen bis hin zu Führungskompetenzen sowie Sprachen.

Wir setzen auf familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle. Teilzeit, Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind nach Absprache möglich. Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet, sofern dieser dadurch insgesamt in vollem Umfang abgedeckt werden kann. Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit Angeboten der Kindernotfallbetreuung und Ferienbetreuung sowie Eltern-Kind-Büros und beraten individuell zu Familien- und Pflegeaufgaben.

Für die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Beschäftigten bieten wir ein umfassendes Sportprogramm mit über 100 Sportarten, einem Fitnessstudio inkl. Sauna und einer Kletterhalle an. Ziel des Gesundheitsmanagements ist es, für einen gesunden Arbeitsort zu sorgen, z.B. mit Kursen zur Stressbewältigung, gesunden Ernährung und Entspannung.

Weitere Hinweise

Für Auskünfte steht Ihnen die Fakultätsgeschäftsführerin Frau Almut Stoletzki (Telefon: [phone], E-Mail: [e-mail] ), gerne zur Verfügung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 01.09.2025 in elektronischer Form an