Geschäftsstellenassistenz des Personalrats (m/w/d)

Ludwig-Maximilians-Universität München; München; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub nach TV-L

Arbeitszeit 5-Tage-Woche vor Ort

TV-L Vergütung

Arbeitsfreie Tage am 24. & 31.12.

Teilzeit möglich

Job summary

Die Ludwig-Maximilians-Universität München sucht eine Geschäftsstellenassistenz des Personalrats am Standort München. Sie übernehmen klassische Sekretariatsaufgaben, bereiten Besprechungen vor, führen Protokolle und koordinieren Termine.

Sie prüfen Anfragen, verwalten Dokumente und unterstützen in allen administrativen Aufgaben, Fristen im Blick, mit Diskretion und Teamfähigkeit. Tarifliche Vergütung nach TV-L und 5-Tage-Woche vor Ort.

Qualifications

• Diskretion und Vertraulichkeit sind Pflicht.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Organisationstalent, proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Erfahrung in Verwaltungsprozessen idealerweise im universitären Umfeld.
• Sicheres Verfassen zielgruppengerechter Texte.

Responsibilities

• Klassische Sekretariatsaufgaben wie Telefonate, Korrespondenz und Postverkehr.
• Vorbereitung von Besprechungen, Protokollen und Terminen.
• Anfragen und Anträge prüfen, Vollständigkeit sicherstellen.
• Informationsfluss und Fristen überwachen.
• Unterstützung bei Berichten, Präsentationen, Veranstaltungen und Wahlen.
• Beschaffungen, Entsorgungen und Rechnungsabwicklung.

Skills

Diskretion

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch/Englisch Kommunikation

Education

Sekretär/in Abschluss

Tools

MS Office

Job description

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Einrichtung Zentrale Einrichtung - Personalrat der LMU Vergütung TV-L Umfang Vollzeit (100%) Besetzungsdatum Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Das sind wir:

Der Personalrat stellt gemäß dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz (BayPVG) die gesetzliche Interessenvertretung der Beschäftigten der LMU dar und vertritt diese im Rahmen der geltenden Regelungen und Bestimmungen. Der Personalrat achtet unter anderem darauf, dass zugunsten der Beschäftigten geltenden Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge, Dienstvereinbarungen und Verwaltungsanordnungen durchgeführt und eingehalten werden. Daneben sind Anliegen von Beschäftigten und Institutionen der LMU entgegenzunehmen. Unsere Geschäftsstelle ist daher eine zentrale Anlaufstelle, organisiert den täglichen Ablauf und anfallende Arbeiten, unterstützt das gesamte Gremium des Personalrats, insbesondere die Vorsitzenden und den Vorstand.

Wir suchen Sie:

Geschäftsstellenassistenz des Personalrats (m/w/d)

am Standort München

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie meistern die klassischen Sekretariatsaufgaben wie Telefonate führen, Korrespondenz/Kommunikation, sind Kontakt- und Schnittstelle nach innen und außen, empfangen Gäste, erledigen und verarbeiten den Postverkehr.
• Sie bereiten Besprechungen, Sitzungen und die Personalversammlung vor, schreiben Protokolle, setzen Schreiben auf, koordinieren Termine, behalten den Überblick über sämtliche Geschäftsvorgänge - auch in stressigen und herausfordernden Zeiten.
• Sie handhaben mit Blick auf geltende Gesetzgebung Anfragen und Anträge, prüfen auf Vollständigkeit und sorgen eigenständig für die weitere Bearbeitung, verwalten und archivieren entsprechend Dokumente.
• Sie unterstützen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, behalten den Informationsfluss sowie die Einhaltung von Fristen im Auge und sorgen so mit Ihrem Einsatz insgesamt für einen reibungslosen Arbeits- und Prozessablauf.
• Sie helfen und recherchieren bei der Erstellung von Berichten, Anträgen, Präsentationen, Veranstaltungen und Wahlen sowie der Pflege von Webseiten.
• Sie sind zuständig für Beschaffungen, Entsorgungen und Rechnungsabwicklungen.

Das sind Sie:

• Sie arbeiten mit absoluter Diskretion und Vertraulichkeit - für Personalratsarbeit gilt die Schweigepflicht.
• Sie arbeiten ergebnisorientiert, sind sicher im Verfassen zielgruppengerechter Texte und agieren flexibel bei neuen Herausforderungen.
• Sie überzeugen durch ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine proaktive, lösungsorientierte, strukturierte Arbeitsweise – eigenständig und im Team.
• Sie besitzen eine gute Kommunikationsfähigkeit, sind zuverlässig und können souverän mit kritischen Situationen umgehen.
• Sie kommunizieren sicher und professionell in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch.
• Sie bringen Erfahrung in Verwaltungsprozessen, deren Organisation und Administration mit, idealerweise im universitären oder behördlichen Umfeld und haben Routine im Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten.
• Sie verfügen über sehr gute MS Office Kenntnisse.
• Sie haben einen erfolgreichen Abschluss als Sekretär, Sekretärin oder Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und langjährige, fundierte Erfahrung als Assistenz oder im Sekretariat.

Das ist unser Angebot:

• Ihr Arbeitsplatz liegt unweit des LMU-Hauptgebäudes in der Schellingstraße und ist sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
• Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team.
• Die Arbeitszeit umfasst eine fünf Tage Woche vor Ort.
• Die Vergütung erfolgt entsprechend der persönlichen Qualifikation und Erfahrung nachTV-L.
• Gemäß TV-L haben Sie 30 Tage Jahresurlaub sowie zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24. und 31.Dezember.
• Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
• Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wo Wissenschaft alles ist.

An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik.

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