G306-2026

Uni Frankfurt; Frankfurt; Hybrid; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Benefits offered by this job

Unbefristete Anstellung

Job summary

Goethe-Universität Frankfurt am Main sucht Unterstützung im Bereich Zentrales Veranstaltungsmanagement. Die Stelle umfasst entgegennahme von Anrufen, E-Mails, Büro- und Verwaltungstätigkeiten sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Es handelt sich um zwei unbefristete Aushilfen (m/w/d) in Teilzeit (12,5%). Gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; MS Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Grundkenntnisse der Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten.
• Zugriff auf Hochschulstrukturen bevorzugt.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse auf Schulniveau.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Hochschulspezifische Software von Vorteil.
• Zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise; Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten.

Responsibilities

• Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails z. B. zur Veranstaltungsanmeldung.
• Unterstützung im First-Level-Support durch Beantwortung standardisierter Anfragen.
• Vorbereitende Erstellung von Schriftstücken nach inhaltlicher Vorgabe.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, einschließlich Sortierung und Verteilung.
• Ablage, Archivierung und Digitalisierung von Unterlagen nach festgelegten Ordnungssystemen.
• Unterstützung bei der Datenerfassung und -pflege in hochschulspezifischen Verwaltungsprogrammen (z. B. HIS, SAP, Excel).
• Kopier-, Scan- und Druckarbeiten sowie Zusammenstellung von Informationsmaterialien und Unterlagen.
• Recherchearbeiten zu arbeitsplatzbezogenen Themen.
• Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen und Besprechungen, z. B. durch Erstellung von Teilnehmerlisten, Materialzusammenstellung und organisatorische Unterstützung.
• Durchführung von Botengängen innerhalb der Universität.

Skills

Büroorganisation

Verwaltungstätigkeiten

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Tools

MS Outlook

MS Word

Excel

Hochschulspezifische Software

Job description

Über die Goethe-Universität

Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 41.000 Studierenden und rund 7.000 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 159 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet.

Über unseren Bereich

Das Zentrale Veranstaltungsmanagement organisiert jährlich für den Präsidialbereich der Universität rund 40 Veranstaltungen im Umfang von 50 Personen im exklusiven Rahmen (bspw. Alumni/Förderer-Lounges), protokollarischen Veranstaltungen mit Presse und Politik (bspw. Gebäudeeröffnungen, Ehrungen, Preisverleihungen), interne Mitarbeitendenevents (bspw. Goethe let’s talk & Goethe Campus Lauf) bis hin zu Großveranstaltungen mit mehreren tausenden Besucher*innen (bspw. die Frankfurter Kinder-Uni oder das Sommerfest).

Dabei ist das Team von der Konzeption, dem Einladungsmanagement, der Gesamtplanung bis hin zur Umsetzung (inkl. Auf/Abbau) am Veranstaltungstag bei allen Aufgaben federführend involviert. Veranstaltungen finden teilweise auch in den Abendstunden statt.

Im Bereich Presse und Kommunikation – Zentrales Veranstaltungsmanagement der Goethe-Universität Frankfurt am Main sind zum 15.01.2027 zwei Stellen als

Aushilfen (m/w/d)
(E 3 TV-G-U, 12,5%-Teilzeit)

unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails z. B. zur Veranstaltungsanmeldung sowie allgemeine Zuarbeiten im Büroalltag
• Unterstützung im First-Level-Support durch die Beantwortung standardisierter bzw. wiederkehrender Anfragen
• vorbereitende Erstellung von Schriftstücken nach inhaltlicher Vorgabe
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, einschließlich Sortierung und Verteilung
• Ablage, Archivierung und Digitalisierung von Unterlagen nach festgelegten Ordnungssystemen
• Unterstützung bei der Datenerfassung und -pflege in hochschulspezifischen Verwaltungsprogrammen (z. B. HIS, SAP, Excel)
• Kopier-, Scan- und Druckarbeiten sowie Zusammenstellung von Informationsmaterialien und Unterlagen
• Recherchearbeiten zu arbeitsplatzbezogenen Themen
• Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen und Besprechungen, z. B. durch Erstellung von Teilnehmerlisten, Materialzusammenstellung und organisatorische Unterstützung
• Durchführung von Botengängen innerhalb der Universität

Ihr Profil/Einstellungsvoraussetzungen

• Grundkenntnisse der Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten
• vorzugsweise eine bestehende oder bereits erfolgte Einbindung in eine Hochschul- oder Universitätsstruktur
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse auf Schulniveau
• sicherer Umgang mit Standard-Office-Software (z. B. MS Outlook, Word, Excel); Grundkenntnisse in hochschulspezifischer Software von Vorteil
• zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• ein hohes Maß an Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten