Front Office Manager:in (m/w/d) - 20 Stunden/Woche

Unabhaengige Patientenberatung; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine gemeinnützige Organisation sucht einen Front Office Manager:in für die regionale Beratungsstelle in Berlin. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Organisation des Büros, die Kommunikation mit Ratsuchenden und die Unterstützung bei Veranstaltungen. Das Team bietet eine moderne Arbeitsumgebung und Entwicklungsmöglichkeiten in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld.

Leistungen

Vergütung nach TVöD

Weiterbildungsmöglichkeiten

Behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung

Qualifikationen

• Mehrjährige Praxis in Büro- oder Front Office-Organisation.
• Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Ratsuchenden.
• Struktur schaffen und gut organisiert sein.

Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation der regionalen Beratungsstelle.
• Empfang der Ratsuchenden und organisatorische Vorbereitung der Beratungsgespräche.
• Büroorganisation inklusive Postein- und -ausgang.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationsfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Gesundheitswesen oder vergleichbar

Jobbeschreibung

Front Office Manager:in (m/w/d) - 20 Stunden/Woche

Ihre Aufgaben

In dieser Rolle übernehmen Sie Verantwortung für die Organisation der regionalen Beratungsstelle.

1. Sie sind die zentrale Anlaufstelle der regionalen Beratungsstelle im Stiftungssitz für Informationen rund um die Arbeit der Stiftung, den Ablauf unserer Beratungen und unseren Tätigkeitsbereich.
2. Verantwortung für den Empfang der Ratsuchenden, organisatorische Vorbereitung der Beratungsgespräche sowie Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs.
3. Entgegennehmen, bearbeiten und ggf. weiterleiten von Anrufen und E-Mail-Anfragen.
4. Sie verantworten die Büroorganisation in der regionalen Beratungsstelle, inklusive Postein- und -ausgang sowie der Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
5. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung regionaler Veranstaltungen.
6. Neben der regionalen Beratungsstelle unterstützen Sie auch die Büroorganisation und Gästebetreuung im Stiftungssitz.

Sie wissen, was es braucht, um die Beratungsstelle reibungslos zu organisieren und eine einladende Atmosphäre zu schaffen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung: z.B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, im Gesundheitswesen, Hotelfachfrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung: Mehrjährige Praxis in Büro- oder Front Office-Organisation.
• Kommunikationsfähigkeiten: Zielgruppengerecht, empathisch und präzise Kommunikation mit verschiedenen Personengruppen.
• Organisationsfähigkeit und Verlässlichkeit: Struktur schaffen und gut organisiert sein.
• Arbeit mit Menschen: Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Ratsuchenden.
• Flexibilität und Engagement: Begeisterung für die Herausforderungen eines modernen Umfelds und Einsatzbereitschaft.

Warum wir?

Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit gesellschaftlichem Nutzen.

• Motiviertes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld.
• Moderne, digitale Arbeitsumgebung mit Gestaltungsmöglichkeiten.
• Arbeitszeit entsprechend den Öffnungszeiten des Standorts.
• Vergütung nach TVöD, inklusive Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen.
• Fundierte Einarbeitung, Onboarding, Patenschaft, Verantwortungsübernahme und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Fortbildungsbudget.
• Behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung.

Die Stiftung UPD bietet kostenlose Beratung in gesundheitlichen und rechtlichen Fragen, um Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen.

Wir befinden uns in einer spannenden Aufbauphase mit Erweiterung unseres Angebots und innovativen Beratungsmethoden.