Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%)

JR Germany; Stuttgart; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

An established institution in Stuttgart seeks a dedicated Foreign Language Secretary to join their dynamic team. This role offers a unique opportunity to engage in diverse administrative tasks, support international projects, and assist visiting scholars. The ideal candidate will thrive in a collaborative environment, showcasing excellent organizational and communication skills while managing various responsibilities. Join a forward-thinking university committed to research and education, where your contributions will make a significant impact in a vibrant, multicultural setting.

Leistungen

Sicherer Arbeitsplatz

Zuschuss zum JobTicket BW

Bezuschusstes Essen in den Mensen

Vielfältige Gesundheitsangebote

Interne Fort- und Weiterbildungsangebote

Qualifikationen

• Erfahrung in Verwaltungs- und Organisationsaufgaben.
• Sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache.

Aufgaben

• Selbständige Übernahme von Tätigkeiten im Institutssekretariat.
• Administrative Unterstützung der Institutsleitung und Projektverwaltung.

Kenntnisse

Administrative Unterstützung

Organisation von Veranstaltungen

Kommunikationsfähigkeit

Budgetverwaltung

Mehrsprachigkeit

Ausbildung

Studium oder abgeschlossene Ausbildung

Jobbeschreibung

Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) in Teilzeit (50%), Stuttgart

Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik (IST) | Zum frühestmöglichen Termin | Teilzeit | Entgeltgruppe 9b TV-L | Unbefristet

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum frühestmöglichen Termin eine*n Fremdsprachensekretär*in (m/w/d), 50%, Entgeltgruppe 9b TV-L, unbefristet.

Die Universität Stuttgart steht für herausragende, weltweit beachtete interdisziplinäre Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Sie ist eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt.

Unser international ausgerichtetes Institut steht für exzellente Forschung und Lehre in den Bereichen Regelungstechnik und Systemtheorie. Mit über 30 Mitarbeitenden engagieren wir uns für Spitzenforschung und bieten qualitativ hochwertige, innovative Lehre für diverse Studiengänge an.

Ein internationales administratives Team aus vier Personen unterstützt unser wissenschaftliches Team. Dieses sorgt für reibungslose Abläufe aller administrativen Prozesse und trägt maßgeblich zur Organisation des Instituts bei.

Wir legen Wert auf ein gutes Miteinander. Bei der Umsetzung anspruchsvoller Projekte oder bei Teamaktivitäten prägen offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung unser Arbeitsklima. Die Arbeitssprache am Institut ist Englisch.

Aufgaben

1. Selbständige und eigenverantwortliche Übernahme von Tätigkeiten im Institutssekretariat
2. Administrative Unterstützung der Institutsleitung
3. Unterstützung und Verwaltung von (internationalen) Projekten
4. Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlern
5. Erstellen und redaktionelle Bearbeitung von Briefen, Manuskripten und Präsentationen in deutscher, englischer und weiterer Sprachen
6. Budgetverwaltung (Haushaltsmittel und Drittmittel)
7. Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Kolloquien
8. Personalverwaltung (z.B. Einstellungen von Mitarbeitenden und Hilfskräften)
9. Online-Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen
10. Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung

Anforderungen

• Studium oder entsprechende abgeschlossene Ausbildung sowie Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, sowie Kenntnisse in zwei weiteren Sprachen
• Selbstständige, engagierte und flexible Arbeitsweise sowie Eigeninitiative
• Ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und Affinität zu digitaler Arbeit
• Freundliches, sicheres Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, dynamischen Team an einer familienfreundlichen Universität
• Vergütung nach E9b TV-L inklusive Jahressonderzahlung und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Zuschuss zum JobTicket BW bzw. Deutschlandticket, bezuschusstes Essen in den Mensen
• Vielfältige Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement, z.B. Gesundheitskurse, Ergonomieberatung
• Präsenz- und Onlinekurse in über 100 Sportarten beim Hochschulsport
• Interne Fort- und Weiterbildungsangebote