Fremdsprachenassistent:in (w/m/d) mit Verwaltungsaufgaben

Freien Hansestadt Bremen; Bremen; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

An der Universität Bremen wird ein Fremdsprachenassistent:in gesucht, um diverse Verwaltungsaufgaben zu übernehmen. Die Stelle umfasst die Unterstützung von Forschungs- und Lehrtätigkeiten sowie die Organisation des Sekretariats. Eine flexible und serviceorientierte Arbeitsweise wird erwartet, um in einem internationalen Umfeld erfolgreich zu sein. Bewerbungen sind bis zum 17.07.2025 möglich.

Leistungen

30 Tage Erholungsurlaub

Jahressonderzahlung

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung.
• Beherrschung von Englisch (C1) und Spanisch (B2).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) erforderlich.

Aufgaben

• Korrespondenz und Textverarbeitung in mehreren Sprachen.
• Verwaltungsunterstützung in Lehre und Forschung.
• Mitwirkung bei der Organisation von Workshops.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachenassistent:in

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)

CMS (z.B. Typo3)

Jobbeschreibung

Fremdsprachenassistent:in (w/m/d) mit Verwaltungsaufgaben

An der Universität Bremen ist im Fachbereich 1 (Physik / Elektrotechnik), am Institut für Automatisierungstechnik (IAT) in der Arbeitsgruppe „Systemdynamik und Regelungstechnik“, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als:

Fremdsprachenassistent:in (w/m/d) mit Verwaltungsaufgaben
(Entgeltgruppe 9a TV-L)

unbefristet mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19,6 Std.)

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

Besetzbar

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Sie sind betraut mit der Organisation des Sekretariats und unterstützen damit die Forschungs- und Lehrtätigkeiten der Arbeitsgruppe, die aktuell aus einem Professor, zwei Postdocs, 13 Doktorand:innen sowie 1,5 technischen Mitarbeitern besteht.

Die Aufgaben sind abwechslungsreich, verantwortungsvoll und vielfältig. Ein starkes Interesse an neuen Herausforderungen, die Bereitschaft, Verwaltungstätigkeiten zu übernehmen, sowie Freude am Umgang mit Menschen sind dabei von großer Bedeutung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgabengebiet

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher, englischer und spanischer Sprache sowie einfache Übersetzungen
• Verwaltungsaufgaben in Lehre und Forschung, insbesondere:
  • Mitarbeit bei der Lehrveranstaltungsabwicklung (z.B. Mitarbeit bei der Vorbereitung von Lehrmaterialien incl. Präsentationen)
  • Mitarbeit bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten (z.B. Bearbeitung von Dienstreise- und Urlaubsanträgen, studentischer Hilfskraftverträge)
  • Mitwirkung im Prüfungswesen (Noteneingabe etc.)
  • Verwaltungsmäßige Unterstützung der Forschungsaktivitäten und Drittmittelvorhaben (wie z.B. unterstützende Betreuung der Projektkonten für die einzelnen Forschungsbereiche)
  • Durchführung von Beschaffungen
  • Unterstützung bei zentralen Aufgaben des Fachbereiches
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Tagungen und Workshops etc.

Voraussetzungen

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachenassistent:in (w/m/d) bzw. eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation, vorzugsweise nachzuweisen durch einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) sowie die sichere Beherrschung der Fremdsprachen englisch (mindestens CEF-Level C1) und spanisch (mindestens CEF-Level B2)
• sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (mindestens CEF-Level C2)
• einschlägige Berufserfahrung in selbstständiger und selbstverantwortlicher Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• Erfahrungen als Fremdsprachenassistent:in (w/m/d) oder vergleichbare Erfahrungen im Assistenzbereich mit belegbaren einschlägigen fremdsprachlichen Aufgaben
• gute Kenntnisse im Umgang mit der Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Internet, E-Mail) sowie Kenntnisse im Umgang mit Contentmanagementsystemen (CMS) wie z.B. Typo3
• Organisationsfähigkeit
• Eine flexible und Serviceorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit

Darüber hinaus sind Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (vorzugsweise SAP) wünschenswert.

Kennzeichen

Bewerbungsfrist

unbefristet

Allgemeine Hinweise

• Je nach persönlicher Qualifikation ein Jahresbruttogehalt nach TV-L von bis zu 53.880 Euro für eine Vollzeitstelle
• Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“), regelmäßige tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
• Einen krisensicheren, interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem internationalen Umfeld in einer weltoffenen Hochschule
• Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
• Individuelle Einarbeitung
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
• Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
• Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
• Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
• Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
• Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderten Menschen wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Bewerbungshinweise

Wir weisen darauf hin, dass den Bewerbungsunterlagen keine Fotos beizufügen sind.

Wir bitten Sie, uns nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir diese nicht zurücksenden können. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen den rechtlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Etwaige Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.

Ansprechperson

Für grundsätzliche Fragen zum Personalauswahlverfahren wenden Sie sich bitte an:
Frau Andrea Danz, Tel.: [phone], [e-mail]

Für inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen zur Verfügung:
Prof. Dr.-Ing. Kai Michels unter Tel.: [phone], [e-mail]

Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse) richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer A005-25 bis zum 17.07.2025 als eine PDF-Datei auf dem unverschlüsselten elektronischen Postweg an:

Universität Bremen
Fachbereich 1 (Physik/Elektrotechnik)
Verwaltung - Frau Danz
Postfach 330 440
28334 Bremen