Founders Associate – Operations (m/w/d)

Free resume; Erfurt; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkte Zusammenarbeit mit COO/CEO

Vollzeit, unbefristet

Kompetitives Gehaltspaket

30 Tage Urlaub

Weiterbildungen und Zertifizierungen

2–3 Tage vor Ort, Rest Home-Office

Job summary

Vestlane sucht eine Founders Associate, der eng mit dem COO zusammenarbeitet, operativ Prozesse dokumentiert, standardisiert und automatisiert. Du bringst Erfahrung in Finanzen, Compliance und HR mit und gestaltest von Anfang an Verantwortung mit direktem Draht zu Partnern und externen Dienstleistern.

2–3 Tage pro Woche vor Ort im Raum Erfurt/Weimar, Rest Home-Office; modernes SaaS-Unternehmen mit Fokus auf Onboarding, KYC/AML und Compliance.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium bzw. kaufmännische Ausbildung; Praktika zählen.
• Sehr sicher in Excel/Google Sheets; strukturiertes Dokumentieren und Projektmanagement.
• Erfahrung mit Salesforce, Buchhaltungs- oder Automatisierungstools (Zapier, Make, n8n) ist ein Plus.
• Arbeit mit KI-Tools zur Prozessgestaltung.
• Fließendes Deutsch und gutes Englisch; Arbeiten auf Englisch.
• Präzision, Pragmatismus; selbstständiges Arbeiten.
• Interesse an Fonds, Finanzregulierung oder Compliance; Vorwissen nicht Voraussetzung.
• Du siehst dich als Unternehmer:in innerhalb von Vestlane; willst Verantwortung und Führung entwickeln.

Responsibilities

• Die interne Maschine bauen: Dokumentieren, standardisieren, automatisieren interner Abläufe (Wiki, KI-Agenten, Tool-/Vendorlandschaft).
• Entscheidungen vorbereiten: Analysen und Vorlagen – Unit Economics, Markt- und Wettbewerbsrecherche, Investorenreporting.
• Finance und Accounting unterstützen: Buchhaltung, Rechnungen prüfen, Zahlungsläufe, Steuerberatung, Kosten- und Liquiditätsübersicht.
• Compliance-Operations: Nachweise/Richtlinien ISO 27001/SOC 2, Audits, Subprozessorenliste.
• Hiring und HR: Stellenanzeigen, Bewerbungen, Interviews, Onboarding; HR-Prozesse & Tools.
• Verträge & Angebote: Angebote vorbereiten, Salesforce-Pipeline, Verträge verwalten, Fristen, Unterschriften.

Skills

Analytische Fähigkeiten

Selbstständigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Deutsch fließend, Englisch gut

Education

Abgeschlossenes Studium (BWL, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsrecht oder vergleichbar)

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel/Google Sheets

Salesforce

Zapier

Make

n8n

KI-Tools Claude/ChatGPT

Job description

Über Vestlane und die Rolle

Vestlane ist die Plattform für Onboarding, KYC/AML und Tax Compliance für Private-Market-Fonds. Fondsmanager und Fondsadministratoren in ganz Europa wickeln über Vestlane ihre KYC-, AML- und Zeichnungsprozesse ab, in über 14 Jurisdiktionen und über den gesamten Investor-Lifecycle hinweg. Wir sind zertifiziert und für die regulatorische Realität spannender Akronyme gebaut – von GwG, BaFin, AMLR, RTS, CSSF bis hin zu DORA, RAIF, AIFMD, MiFID uvm.

Du willst sehen, wie ein B2B-SaaS-Unternehmen wirklich funktioniert – nicht aus der Folie, sondern aus dem Maschinenraum? Du willst die Welt von Venture Capital und Private Equity von innen kennenlernen, ohne den Umweg über drei Jahre Investment Banking? Du baust lieber einen Prozess, der ein Problem dauerhaft löst, als es jede Woche neu zu lösen? Du arbeitest mit KI-Tools und Automatisierung so selbstverständlich wie andere mit Excel? Dann ist diese Rolle für dich!

Als Founders Associate arbeitest du direkt mit unserem COO zusammen, der Operations und Go-to-Market verantwortet. Du übernimmst die operativen Themen, die heute auf seinem Tisch liegen – von Prozessen und Tooling über Finance und Compliance bis HR – und bist nah dran an jeder Entscheidung, die das Unternehmen bewegt. Echte Verantwortung ab Tag eins, direkter Draht zu Steuerberatung, Dienstleistern und Partnern, und ein Überblick über ein wachsendes SaaS-Unternehmen, den dir kein Konzern bietet. 2–3 Tage pro Woche arbeitet ihr gemeinsam vor Ort im Raum Erfurt/Weimar, an einem Arbeitsplatz, den du von Anfang an mit aufbaust; den Rest flexibel aus dem Home-Office.

Deine Aufgaben

Die interne Maschine bauen (dein Schwerpunkt): Du dokumentierst, standardisierst und automatisierst unsere internen Abläufe – von einem Wiki, das tatsächlich gelesen wird, über KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben bis zur Verwaltung unserer Tool- und Vendorlandschaft (Verträge, Zugänge, Kosten). Du erkennst, wo wir Zeit verlieren, und beseitigst die Ursache.

Entscheidungen vorbereiten: Du baust Analysen und Entscheidungsvorlagen für COO und CEO – Unit Economics, Markt- und Wettbewerbsrecherchen, Investorenreporting – und lieferst Zahlen statt Meinungen.

Finance und Accounting unterstützen: Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, prüfst und stellst Rechnungen, bereitest Zahlungsläufe vor, arbeitest unserer Steuerberatung zu und hältst Kosten- und Liquiditätsübersichten aktuell.

Compliance-Operations am Laufen halten: Du pflegst Nachweise und Richtlinien für ISO 27001 und SOC 2, bereitest Audits vor und hältst unsere Subprozessorenliste und Fristen in Ordnung.

Hiring und HR mittragen: Du schreibst Stellenanzeigen, screenst Bewerbungen, koordinierst Interviews und sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen sauber onboarded werden – von Arbeitsvertrag und Equipment bis zum ersten Tag. Daneben hältst du unsere HR-Prozesse und -Tools in Ordnung.

Verträge und Angebote im Griff behalten: Du bereitest Angebote vor, hältst unsere Pipeline in Salesforce aktuell und behältst Kunden-, Partner- und Auftragsverarbeitungsverträge im Blick – Versionen, Fristen, Unterschriften.

Dein Profil

Abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsrecht oder vergleichbar) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Ob frisch von der Uni oder mit ein bis zwei Jahren Erfahrung aus Startup, Beratung oder Finanzbranche: Praktika und Werkstudententätigkeiten zählen, Haltung zählt mehr.

Sehr sicher in Excel/Google Sheets, strukturiert in Dokumentation und Projektmanagement. Erfahrung mit Salesforce, Buchhaltungs- oder Automatisierungstools (z. B. Zapier, Make, n8n) ist ein Plus.

Du arbeitest mit KI-Tools (Claude, ChatGPT o. ä.) nicht nur zum Texten, sondern um Prozesse zu bauen – und du weißt, wo du selbst prüfen musst.

Fließendes Deutsch und gutes Englisch – Partner, Dienstleister und Teile des Teams arbeiten auf Englisch.

Präzision und Pragmatismus: Du arbeitest selbstständig, fragst nach, wenn etwas unklar ist, und weißt, wann es auf jedes Detail ankommt – und wann nicht.

Du hast kein Problem damit, morgens eine Rechnung zu prüfen und nachmittags ein Bewerbungsgespräch zu organisieren. Breite ist für dich kein Mangel an Fokus, sondern die Chance, das ganze Unternehmen zu verstehen und zu Lernen.

Interesse an Fonds, Finanzregulierung oder Compliance ist willkommen, Vorwissen keine Voraussetzung – das bringen wir dir bei.

Du siehst dich als Unternehmer:in innerhalb von Vestlane, nicht als Zuarbeiter:in. Du willst heute Verantwortung und morgen Führung, und du willst dir beides erarbeiten, indem du etwas aufbaust.

Vorteile

• Direkte Zusammenarbeit mit COO und CEO, keine fünf Ebenen zwischen dir und den Entscheidungen
• Vollzeit, unbefristet, Start ab sofort möglich
• Kompetitives Gehaltspaket
• 30 Tage Urlaub
• Bezahlte Weiterbildungen und Zertifizierungen
• 2–3 Tage pro Woche vor Ort im Raum Erfurt/Weimar an einem Arbeitsplatz, den du mit dem COO gemeinsam aufbaust, sonst Home-Office; dazu Office-Möglichkeiten an unseren weiteren Standorten und flexible Arbeitszeiten
• Moderne Tools und KI im täglichen Einsatz
• Ein Team, das Compliance ernst nimmt, weil Compliance das Produkt ist, kein Kostenfaktor