Founders Associate, KI-Software für PsychotherapeutInnen (m/w/d)

VIA HealthTech; Berlin; On-site; EUR 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Modernes Büro in Berlin-Mitte

Hohe Autonomie und Mitwirkung am Ganzt

Beteiligung am Unternehmen

Job summary

VIA HealthTech in Berlin-Mitte sucht eine vielseitige Chief-of-Staff, die Schlüsselthemen zwischen den Gründern koordiniert und operativ anpackt. Du arbeitest jeden Tag daran, Engpässe zu verringern und den Fortschritt sichtbar zu machen.

Du gestaltest Reporting, Prozesse und Regulatorik, unterstützt MDR-Dokumentation und QMS, bringst Hiring ins Rollen und planst Büro-Events. Hohe Autonomie und direkter Austausch mit den Gründern eröffnen Perspektiven in eine Chief-of-Staff-Rolle.

Qualifications

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten zur Zahlenanalyse und Reporting-Erstellung.
• Hohe Eigenständigkeit und Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu starten.
• Ausgeprägte Problemlösungs- und Umsetzungsstärke in einem regulierten Umfeld.

Responsibilities

• Zahlen sichtbar machen und Reporting aufbauen, regelmäßig prüfen.
• Prozesse aufbauen, dokumentieren und übergeben.
• Recherche mit klarer Empfehlung, Begründung und Umsetzung liefern.
• Regulatorik und Qualitätsmanagement: MDR-Dokumentation & QMS unterstützen.
• Hiring: Recruiting-Prozesse initiieren und optimieren.
• Büroorganisation und Events planen sowie den Laden am Laufen halten.
• Bei Engpässen flexibel einspringen (Support, Launches, Events).

Skills

Analytisches Denken

Eigenständigkeit

Problemlösungsfähigkeit

Umsetzungsstärke

Deutsch C2

Englisch B2

Job description

Über VIA HealthTech

VIA macht aus einer Therapiesitzung ein fertiges Sitzungsprotokoll und aus Sitzungsprotokollen vollständige psychologische Berichte. Arbeit, die Therapeut:innen bisher mehrere Stunden pro Woche gekostet hat.

Wir sind die marktführende KI-Assistenz für Psychotherapeut:innen. Über 2.000 Psychotherapeut:innen im DACH-Raum nutzen VIA täglich, wir verarbeiten Hunderttausende Sitzungen pro Monat. Wir sind nach ISO 27001:2022 zertifiziert und verfügen über ein BSI-C5-Testat.

Wir sind ein multidisziplinäres Team von 12 in Berlin-Mitte. Marktführer in der KI-Dokumentation zu sein, ist erst der Startpunkt. Wir gehen deutlich tiefer, in den therapeutischen Prozess selbst und in den gesamten Praxisalltag, mit Produkten, die als Medizinprodukte nach EU MDR reguliert sein werden.

Die Rolle

Wir wachsen schnell, und genau daraus entsteht diese Rolle: zu viele wichtige Themen liegen zwischen zwei Gründerkalendern, die längst voll sind. Du übernimmst sie und machst sie besser, als wir es nebenbei könnten.

Die Rolle ist bewusst breit und bewusst operativ. Kein Strategie-Job und kein Praktikum mit schönem Titel. Du arbeitest jeden Monat an dem, was gerade der größte Engpass im Unternehmen ist, und verantwortest, dass er danach kleiner ist.

Wir suchen keine bestimmte Vorerfahrung, sondern außergewöhnliche Leistungsfähigkeit. Berufseinsteiger:innen sind ausdrücklich willkommen.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Alles, was gerade wichtig ist oder worum die Gründer sich aktuell nicht kümmern können. Das ist zu vielfältig und wechselt zu schnell, um es hier abschließend zu beschreiben, deshalb nur ein paar Beispiele:

• Zahlen sichtbar machen. Du baust unser Reporting auf. Nicht als einmaliges Deck, sondern als etwas, das wir jeden Montag anschauen
• Prozesse aufbauen und übergeben. Was heute im Kopf einer Person liegt, schreibst du auf, automatisierst es und gibst es weiter
• Recherche mit Entscheidungscharakter. Du kommst nicht mit einer Zusammenfassung zurück, sondern mit einer Empfehlung, ihrer Begründung und der Umsetzung
• Regulatorik und Qualitätsmanagement. Du unterstützt bei MDR-Dokumentation und QMS, strukturiert und sorgfältig
• Hiring. Du machst aus unserem Recruiting einen echten Prozess
• Büro und Events. Du planst unsere eigenen Veranstaltungen und hältst den Laden am Laufen
• Einspringen, wo es brennt. Support-Peak, Messestand, ein Launch, der morgen live geht

Qualifikation

Must-have

• Außergewöhnliche Intelligenz, Kompetenz und Ambition. Das ist die Grundvoraussetzung, alles andere lässt sich lernen
• Du machst dir sehr gerne die Hände schmutzig und tust alles, was gerade notwendig ist. Egal ob stumpf oder intellektuell fordernd
• Unternehmerisch und Builder. Du löst Dinge pragmatisch von Anfang bis Ende, statt Strategie-Slides zu bauen oder Tickets abzuarbeiten
• Nachweisbare außergewöhnliche Leistung, worin auch immer. Ein sehr guter Abschluss, ein eigenes Unternehmen, eine Rolle in einem schnell wachsenden Startup, Wettbewerbserfolge. Woher der Beleg kommt, ist uns egal
• Strukturierte Analyse. Du zerlegst unklare Probleme, rechnest selbst nach und kommst mit einer Empfehlung statt mit Optionen
• Sehr hohe Eigenständigkeit. Wir verteilen keine Aufgaben, du erkennst selbst, was wichtig ist, und fängst an
• Handwerkliche Sorgfalt. In einem regulierten Umfeld mit Gesundheitsdaten ist ungefähr richtig nicht ausreichend
• Tempo und Frustrationstoleranz. Manches, was du baust, ist in drei Monaten überholt
• Selbstverständlicher Umgang mit KI-Tools. Du erledigst damit allein, was früher ein Team gebraucht hätte
• Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau (C2) und sehr gutes Englisch
• Präsenz in Berlin-Mitte. Die Rolle lebt vom direkten Austausch mit den Gründern, deshalb bewusst kein Remote

Von Vorteil

• Erste Erfahrung in Beratung, Investment Banking, VC, Startup-Operations oder eigene Gründungserfahrung
• Coding. SQL, Python oder die Fähigkeit, dir mit KI-Tools selbst kleine Lösungen zu bauen
• Sicherheit in Finanzmodellen und Datenanalyse
• Interesse an Gesundheitswesen, Psychotherapie oder regulierten Märkten

Diese Rolle ist nichts für dich, wenn

• Du eine klare Stellenbeschreibung brauchst, um produktiv zu sein
• Du glaubst, du solltest nach sechs Monaten ein Team führen. Hier führst du zuerst Themen
• Du dich zu fein für operative Arbeit fühlst

Benefits

Was wir bieten

• Ein Team, das überperformt. DACH-Marktführer für KI-Assistenz in der Psychotherapie in zwei Jahren, bootstrapped, mit 12 Leuten. Unsere Pläne von hier sind deutlich größer, und wir stellen Menschen ein, die das mitgestalten wollen
• Sehr steile Lernkurve. Du sitzt neben den Gründern und siehst, wie Entscheidungen wirklich getroffen werden: in Produkt, Vertrieb, Finanzierung und Regulatorik
• Hohe Autonomie und Beteiligung am Unternehmen. Bei uns zählen Kompetenz und Umsetzung. Wir legen dir keine Steine in den Weg
• Echte Verantwortung ab Woche eins, keine Zuarbeit im Hintergrund
• Perspektive. Nach 12 bis 18 Monaten führt dieser Weg in eine Chief-of-Staff-Rolle mit breiterem Mandat oder in die Verantwortung für einen eigenen Bereich
• Modernes Büro in Berlin-Mitte, flexible Arbeitszeiten und moderne Ausstattung

Wir suchen nicht nur eine Assistenz, sondern auch eine Person, die Themen übernimmt und in kurzer Zeit besser macht, als wir es selbst könnten.