Foreign Language Secretary (m/f/div) in Full- or Part-time (min. 24 hrs/week)

Max-Planck-Institut für Plasmaphysik; Garching bei München; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Forschungsinstitut in Garching bei München sucht eine/n erfahrene/n Sekretär/in. Die Rolle umfasst allgemeine Sekretariatsaufgaben, die Überwachung von Beschaffungen sowie die Koordination mit externen Experten. Erforderlich sind ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Kommunikationsstärke in Englisch und Deutsch. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in einem dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung von Kalendern und Organisation von Reisen.
• Fähigkeit, Dokumente präzise zu übersetzen und Gespräche zu interpretieren.
• Außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben übernehmen.
• Überwachung der Beschaffungsanträge und Verwaltung des Werbematerialarchivs.
• Zentrale Kontaktperson für externe Experten und das Institut.

Kenntnisse

Administrative Expertise

Verbal and Written Communication Skills

Organizational Skills

Microsoft Office Suite Knowledge

Adaptability

Teamwork

Jobbeschreibung

Responsibilities

• General secretarial duties
• Preparation and monitoring of purchase requisitions, monitoring the advertising material archive, and reordering if necessary
• Distribution of information materials, e.g., to consortium members and EUROfusion scholarship holders
• Central contact person for the external experts, PMU and the Max Planck Institute for Plasma Physics (IPP) (managing all stages of the process, from first contact with the expert until payment)
• Monitoring of the reporting for Education and Training (annual and interim reports)
• Collaboration with IPP and use of IPP services/tools (e.g. eProcurement, xSuite, DI application)

Qualifications

• Administrative expertise: proven experience in managing calendars, scheduling meetings, and organizing domestic and international travel
• Ability to accurately translate a variety of documents and interpret conversations during meetings
• Exceptional verbal and written communication skills in both English and German
• Knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software
• Organizational skills: excellent organizational abilities, with a strong focus on attention to detail and time management
• A flexible and adaptable approach to work, capable of handling a demanding workload and a variety of different tasks
• The ability to work well with others, both independently and as part of a team