Family Office Assistenz (m/w/d)

Traffic Productions GmbH; Koblenz; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Die TRAFFIC Productions GmbH sucht eine zuverlässige Unterstützung im Backoffice Management. In dieser vertrauensvollen Position übernehmen Sie vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext. Sie profitieren von einem kreativen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und zahlreichen Mitarbeitervorteilen.

Leistungen

Urban Sportsclub Mitgliedschaft

Zuschuss für den ÖPNV

Betriebliche Altersvorsorge

Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum

Qualifikationen

• Erfahrung in persönlicher Assistenz, idealerweise in einer Agentur.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Reiseorganisation und Kalenderkoordinierung.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei steuerlichen Themen und Finanzfragen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Hohe Diskretion

Loyalität

Detailorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Gespür für Menschen

Freude an vielfältigen Aufgaben

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Adobe Acrobat

Mac

Jobbeschreibung

Die 2002 gegründete TRAFFIC Productions GmbH, mit Offices in Berlin, Hamburg und München ist eine inhabergeführte Kommunikations- und Produktionsagentur mit ca. 80 Mitarbeitern.

Für das Family Office unseres Gesellschafters (in der Region am Rhein-Mosel-Gebiet) suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauende Unterstützung im Backoffice Management.

In dieser vertrauensvollen Position übernimmst du eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben – sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Kontext – und hältst dabei alle Fäden zusammen.

Aufgaben

• Reiseorganisation (buchhalterisch & operativ) – geschäftlich & privat
• Kalenderorganisation: Terminkoordination und Zeitmanagement, Planung von Meetings
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Erstellung von Präsentationen, Recherche, Auswertung und Aufbereitung von Informationen
• Markenanmeldung und -überwachung (dpma und EUIPO)
• Officemanagement (Bestellungen, Fuhrpark, Kuriere, IT, etc.)
• Immobilien- & Projektkoordination
• Organisation des Immobilien-Portfolios, wie z.B. Besichtigungen, Inseraten und Übergaben, sowie die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen und externen Dienstleistern
• Korrespondenz mit Anwälten, Notaren und Behörden
• Unterstützung bei steuerlichen Themen, Versicherungen & Finanzfragen
• Organisation privater Anliegen (z. Reisen, Dokumente, Verträge, Besorgungen, Events)

Qualifikation

• Du hast bereits Erfahrung in der persönlichen Assistenz idealerweise in einer Agentur
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
• Organisationstalent mit Blick für’s Detail und Gespür für Menschen
• Hohe Diskretion, Loyalität und Selbstständigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Mac, Adobe Acrobat etc.)
• Freude an einem vielfältigen Aufgabenbereich mit Eigenverantwortung

Benefits

• Arbeiten in einem kreativen, wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien
• Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Einen Arbeitsplatz, der Beruf und Privatleben respektvoll miteinander verbindet
• Du erhältst Mitarbeitervorteile wie z.B. eine Urban Sportsclub Mitgliedschaft, einen Zuschuss für den ÖPNV sowie die betriebliche Altersvorsorge

Du erkennst dich in dieser Position wieder? Dann freut sich unser HR-Team auf deine Bewerbung.