Facility & Office Services Coordinator (m / w / d)

Estée Lauder Companies; München; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen sucht einen Facility & Office Coordinator in München zur Unterstützung des Büromanagements in Teilzeit. Die Position umfasst Aufgaben wie die Verwaltung von Postsendungen, Rechnungsbearbeitung, sowie die Koordination von Materialbestellungen. Vorkenntnisse im Office Management und eine selbstständige Arbeitsweise sind erforderlich. Die Mitarbeitende erwartet ein attraktives Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits wie Urlaub, Vergünstigungen und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

30 Urlaubstage pro Jahr

Mitarbeiterrabatte

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management & Logistik.
• Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität.
• Deutschkenntnisse erforderlich, Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Verwaltung von Post und Paketen sowie Rechnungsbearbeitung.
• Koordination von Speditionen und Sonderfahrten.
• Organisation der Bestellungen von Büromaterialien.

Kenntnisse

Organisationstalent

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Flexibilität

Tools

MS Office

gängige Versandsysteme

Jobbeschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort München einen Facility & Office Coordinator (m / w / d) in Teilzeit mit 30,0 Std. / wöchentlich.

Deine Aufgaben :

• Entgegennahme, Leeren und Verteilen der Post und Sendungen (Briefe, Pakete, DHL, UPS, FedEx usw.)
• Vorbereitung und Versand von Paketen inklusive Empfängernamen, Versandarten
• Eintragung und Nachverfolgung von Einschreiben
• Bearbeitung und Bestätigung von Rechnungen (Vendor Management)
• Betreuung der Außendienst-Postfächer : Adressänderungen, Ansprechpartner aktualisieren, neue Fächer einrichten oder auflösen
• Beauftragung, Organisation und Koordination von Speditionen und Sonderfahrten sowie Kostenschätzungen
• Bestellwesen (Office Materialien)
• Verwaltung des DHL Geschäftskundenportal

Ad-hoc Tätigkeiten :

• Kontaktaufnahme mit Elektrikern bei Störungen und Verständigung des Hausmeisters bei Bedarf
• Wechseln des Datenschutzcontainers
• Begleitung bei Besichtigungen, Reparaturen mit Technikern
• Monatliche Bestellungen
• Wareneingangskontrolle und Bestandsverwaltung
• Preisberechnung und Verkauf im Store
• Übertragung der Bestandslisten in das System
• Kassenabrechnung und Vorbereitung der Bargeldübergabe an Prosegur
• Bestellung von Wechselgeld, Safebags, Einzahlblöcken über Prosegur
• Verbrauchsmaterialien wie Tüten, Kassenrollen etc. bestellen
• Jährliche Inventur (April – Juni)

Dein Profil :

• Organisationstalent mit Erfahrung im Office Management & Logistik
• Selbstständige Arbeitsweise und Flexibilität bei ad-hoc Aufgaben
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englischkenntnisse sind vorteilhaft
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Versandsystemen

Unsere Benefits

• Urlaub : Freu Dich auf 30 Tage pro Jahr (mit steigender Betriebszugehörigkeit sogar mehr).
• Mitarbeiterrabatte und weitere Vergünstigungen : Profitiere von attraktiven Rabatten auf unsere Produkte und interessanten Angeboten unserer Kooperationspartner.
• Vergütung : Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind für uns selbstverständlich.
• Altersvorsoge : Kein spannendes, aber ein sehr wichtiges Thema! Daher investieren wir in Deine betriebliche Altersvorsorge und subventionieren Deine Vermögenswirksamen Leistungen.
• Weiterbildung : Nutze unser vielfältiges Schulungsprogramm und bilde Dich stetig & individuell weiter.
• Gesundheit : Deine Gesundheit liegt uns am Herzen, daher bieten wir Dir verschiedene Leistungen im Rahmen unseres Gesundheitsmanagements.
• Umfeld : Engagiere Dich bei einem internationalen Marktführer mit flachen Hierarchien und hohem Sozialbewusstsein.

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