Executive Assistant (w/m/d)

Axians; München; Hybrid; EUR 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Aktienprogramm inkl. Gratisaktien

Kinderbetreuungszuschuss

Kostenlose Online-Nachhilfe für Kinder

Bike-Leasing

VINCI Energies Academy

Job summary

Axians sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in München. Sie unterstützen die Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft, steuern Termine, planen Geschäftsreisen und koordinieren Meetings.

Zudem erstellen Sie Unterlagen, Präsentationen und Auswertungen und fungieren als zentrale Schnittstelle zu Teams, Kund:innen und Partnern. Sie arbeiten hybrid, bringen ausgeprägte Serviceorientierung, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Eigeninitiative mit und verfügen idealerweise

Qualifications

• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise auch bei hoher Termindichte.
• Hohe Sorgfalt bei Prioritäten, Terminen und Fristen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Kommunikation mit internen und externen Partnern.
• Idealerweise Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft.
• Kalender- und Terminsteuerung mit vorausschauender Planung.
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Abrechnung.
• Organisation von internen/externen Meetings und Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Besprechungen und Nachbereitung von Unterlagen.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Zentrale Schnittstelle zu internen Teams, Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
• Professioneller Ablauf bei Meetings und Besuchen am Standort.

Skills

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Termine koordinieren

Meetingkoordination

Präsentationen erstellen

Kommunikation

Eigeninitiative

Hands-on-Mentalität

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Job description

Standort: München | Start: ab sofort | Arbeitszeit: Vollzeit, Hybrid

Du bist ein echtes Organisationstalent und sorgst dafür, dass im Alltag der Geschäftsführung alles zuverlässig und reibungslos läuft. Auch wenn viele Themen gleichzeitig zusammenkommen, behältst Du den Überblick, setzt die richtigen Prioritäten und hast Termine, Reisen, Meetings und offene Aufgaben jederzeit im Griff. So hältst Du der Geschäftsführung den Rücken frei und schaffst den nötigen Raum für die wesentlichen Themen.

DAS ERWARTET DICH

• Du unterstützt die Geschäftsführung umfassend im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass alles zuverlässig läuft.
• Du steuerst Kalender, Termine und Prioritäten vorausschauend und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen und hoher Termindichte den Überblick.
• Du planst und koordinierst Geschäftsreisen von der Buchung bis zur Abrechnung und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.
• Du organisierst interne und externe Meetings, Termine und Veranstaltungen und kümmerst Dich zuverlässig um alle organisatorischen Details.
• Du bereitest Besprechungen professionell vor und nach, koordinierst Unterlagen und hältst offene Punkte, To-dos und Fristen konsequent nach.
• Du erstellst Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen, recherchierst relevante Informationen und bereitest diese strukturiert und adressatengerecht auf.
• Du bist zentrale Schnittstelle zu internen Teams, Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
• Du sorgst für einen professionellen Ablauf bei Meetings, Veranstaltungen und Besuchen am Standort.
• Du denkst einen Schritt voraus, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und bringst Themen zuverlässig ins Ziel.

DAS BRINGST DU MIT

• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Du koordinierst Prioritäten, Termine und Fristen mit hoher Sorgfalt.
• Du denkst voraus, handelst pragmatisch und packst Themen eigenständig an.
• Du überzeugst durch Deine offene, professionelle und serviceorientierte Art.
• Du kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Du bringst Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine Hands-on-Mentalität mit.
• Du gehst sicher mit Outlook, PowerPoint und Excel um.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld gesammelt.

DARAUF DARFST DU DICH FREUEN

• THE BEST OF ICT WITH A HUMAN TOUCH– Getreu unseres Mottos erfährst Du von Tag eins an Wertschätzung für Deine Arbeit.
• Wir leben den Teamgedanken – mit viel Gestaltungsfreiraum, kurzen Entscheidungswegen, flachen Hierarchien, einem eigenverantwortlichen Arbeitsbereich, einer klaren Vision für die Zukunft und garantiert mit viel Spaß bei der Arbeit!
• Unsere Du-Kultur und das Prinzip der offenen Türen gehören zu unserem Miteinander – bei Fragen kannst Du Dich jederzeit an Deine Führungskraft oder Deine Kolleg:innen wenden.
• Mit unserem Aktienprogramm inklusive Bezuschussung von Gratisaktien und Förderung zur betrieblichen Altersvorsorge investierst Du schon heute in Deine Zukunft.
• Mit Zuschüssen zur Kinderbetreuung unterstützen wir Dich dabei, Job und Familie besser zu vereinbaren. Zusätzlich profitierst Du für den Lernerfolg Deiner Kinder von kostenloser Online-Nachhilfe.
• Flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit geben Dir den Freiraum, Deinen Arbeitsalltag selbst zu gestalten.
• Vertrauliche Beratung und Unterstützung bei privaten, familiären oder beruflichen Themen erhältst Du jederzeit über unseren pme Familienservice.
• Mit EGYM Wellpass, Bike-Leasing und weiteren Gesundheitsangeboten unterstützt Du aktiv Deine Gesundheit und Dein Wohlbefinden.
• Unsere VINCI‑Energies Academy bietet Dir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten für Deine Fach‑ oder Führungslaufbahn.
• Über Corporate Benefits erhältst Du attraktive Vergünstigungen bei über 700 bekannten Marken.
• Bei Team- und Firmenevents stärken wir den Zusammenhalt und feiern gemeinsame Erfolge.

DAS SIND WIR

Über Axians

Axians, die ICT Marke von VINCI Energies, unterstützt private und öffentliche Unternehmen, Netzbetreiber und Service Provider bei der Modernisierung ihrer digitalen Infrastrukturen und Lösungen.

Ob Business Applications & Data Analytics, Enterprise Networks, Digital Workspaces, Cloud & Data Center Infrastructures, Telekommunikationsinfrastrukturen oder Cyber Security – Axians ist Spezialist:in für alle aktuellen Informations- und Kommunikationstechnologien! Durch Beratung, Planung, Integration und eine breite Palette von Dienstleistungen erschließt Axians den vollen Mehrwert dieser Technologien in Form bedarfsgerechter Lösungen für den Kunden.

www.axians.com

ICT Business Line Zahlen in 2025:3,8 Milliarden EUR Umsatz // 16.000 Mitarbeitende // 36 Länder

In Deutschland unterstützt Axians mit einem ganzheitlichen ICT-Portfolio Unternehmen, Kommunen, Netzbetreiber und Service Provider bei der Modernisierung ihrer digitalen Infrastrukturen und Lösungen. Axians beschäftigt in Deutschland 3.100 Mitarbeitende und erwirtschaftet mit 65 Business Units an über 60 Standorten einen Umsatz von 790 Millionen Euro.

www.axians.de

DEINE ANSPRECHPARTNERIN

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Unsere Ansprechpartnerin Natalie Rajnik steht Dir gerne zur Verfügung:

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