Executive Assistant to the CEO - TZ/VZ (m/w/d)

ucm.agency; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ucm.agency sucht eine*n Executive Assistant zur operativen Absicherung rund um den CEO. Du bringst Ordnung in ungefilterten Input, priorisierst Aufgaben und definierst Verantwortlichkeiten, damit der CEO sich auf Hebelthemen konzentrieren kann.

Du arbeitest an Prozessen, definierst Abläufe, koordinierst Termine und kommunizierst im Namen des CEO Office. AI-Tools, Notion und Excel helfen dir, Routine zu eliminieren und Systeme zu skalieren.

Qualifikationen

• Erste einschlägige Erfahrung als Executive Assistant o. Ä.
• Fähigkeit, schnell Struktur, Priorität und Zuständigkeiten zu schaffen.
• Sicherer Umgang mit AI-Tools, Notion und Excel zur Systematisierung von Aufgaben.

Aufgaben

• Aufnahme und Bündelung des ungefilterten Zulaufs an den CEO, Priorisierung nach Wirkung und Dringlichkeit.
• Vorbereitung von Entscheidungen, Terminen und Gesprächen, damit der CEO vorbereitet in diese Situationen geht.
• Nachverfolgung offener Punkte über alle Richtungen hinweg, damit nichts verloren geht.
• Systematisierung von wiederkehrenden Themen in klare Prozesse und Übergabe an zuständige Stellen.
• Steuerung von Kalender, Kommunikation und Schnittstellen rund um das CEO Office.

Kenntnisse

Executive Assistant

Founder Support

Operations

AI Tools

Tools

Notion

Excel

Automation

Jobbeschreibung

Deine Mission bei ucm:

Du bist die operative Absicherung rund um den CEO. Alles, was im Alltag der Geschäftsführung noch keine Systematik hat, landet bei dir, und du machst daraus Ordnung. Du fängst ungefilterten Input auf, priorisierst, klärst Zuständigkeiten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt und der CEO seinen Fokus auf die Themen mit dem größten Hebel behält.

Erfolg heißt: Nach sechs bis zwölf Monaten läuft der Arbeitstag des CEO auf Systemen statt auf Zuruf. Wiederkehrende Themen haben klare Abläufe und Verantwortliche, und Entscheidungen sind vorbereitet, bevor sie gebraucht werden.

• CEO Office & Entlastung:Du nimmst den ungefilterten Zulauf aus Mails, Nachrichten und Zuruf auf und übersetzt ihn in klare Prioritäten, Zuständigkeiten und Entscheidungspfade
• Vom Chaos zum System:Du erkennst wiederkehrende Ad-hoc-Themen, baust daraus wiederholbare Prozesse und übergibst sie, sobald sie stehen
• Koordination & Kommunikation:Du steuerst Termine, Vorbereitung und Nachverfolgung und kommunizierst im Namen des CEO Office, sichtbar als Vertretung, nie als Imitation

Du willst mehr als einen "Job", du willst rund um eine Geschäftsführung Ordnung schaffen, wo heute noch keine ist?

Die Zukunft der Arbeitswelt:

ucm steht für moderne HR-Arbeit mit echtem Impact. Wir bauen Tech-gestützte Workforce-Lösungen, die Kund:innen lieben – flexibel, schnell und performance-orientiert. Unser Product Team entwickelt inhouse, unsere Operations liefern Qualität on-site.

Als Partner und Plattform für flexible Personallösungen gestalten wir die Zukunft der Arbeit neu. Unsere Mission: die richtigen Menschen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bringen – verlässlich, datengetrieben und mit Leidenschaft für messbare Ergebnisse.

Deine Aufgaben:

Founder Entlastung & CEO Office

• Aufnahme und Bündelung des gesamten ungefilterten Zulaufs an den CEO, inklusive Priorisierung nach Wirkung und Dringlichkeit
• Vorbereitung von Entscheidungen, Terminen und Gesprächen, damit der CEO vorbereitet in jede Situation geht
• Nachverfolgung offener Punkte über alle Richtungen hinweg, damit nichts verloren geht

Systematisierung & Prozesse

• Identifikation wiederkehrender Themen ohne festen Ablauf und Überführung in klare, wiederholbare Prozesse
• Definition von Kategorien, Prioritäten und Verantwortlichkeiten, um den Noise für die Geschäftsführung dauerhaft zu reduzieren
• Übergabe systematisierter Abläufe an die zuständigen Stellen, statt Aufgaben dauerhaft an dich zu binden

Kommunikation & Koordination

• Steuerung von Kalender, Kommunikation und Schnittstellen im Umfeld des CEO
• Kommunikation im Namen des CEO Office gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Aufbau eines verlässlichen Überblicks über laufende Themen, Zusagen und Fristen

Tools & Automatisierung

• Einsatz von AI, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Routine zu eliminieren und Wirkung zu skalieren
• Aufbau einfacher, belastbarer Strukturen zur Ablage, Übersicht und Zusammenarbeit
• Perspektivisch: Ausweitung auf Corporate-Office-Themen und weitere Ventures unter dem Dach der Gruppe

Das bringst du mit:

• Erste einschlägige Erfahrung als Executive Assistant, im Founder-Support, in Operations oder in einer vergleichbar organisierenden Rolle
• Ausgeprägte Fähigkeit, aus unklaren Ausgangslagen schnell Struktur, Priorität und Zuständigkeit zu machen
• Sicherer Umgang mit AI-Tools, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Aufgaben nicht nur zu erledigen, sondern zu systematisieren
• Hohe Eigenverantwortung, Diskretion und Verlässlichkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Proaktivität und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, auch wenn nichts vorgegeben ist
• Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gutes Englisch (C1), schriftlich und mündlich

Warum ucm:

• Shape the Future. Own the Impact.:Du arbeitest im direkten Umfeld des CEO und prägst, wie die Geschäftsführung organisiert und skaliert wird
• AI-First ist Realität:AI und Automatisierung sind bei uns Standard, nicht Add-on, und werden zu deinem wichtigsten Hebel
• Systeme statt Chaos:Du baust Ordnung, die bleibt, statt Aufgaben immer wieder neu zu jonglieren
• Perspektive:Aus dem CEO Office heraus wächst deine Rolle in Richtung Corporate Office und weitere Ventures
• Wettbewerbsfähiges Package:45k–50k € Fixgehalt