Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

WATR Germany GmbH; Bad Bentheim; On-site; EUR 42,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Moderne Arbeitsmittel

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

WATR Group sucht eine vertrauensvolle Sekretariatskraft zur direkten Zusammenarbeit mit dem CEO am Hauptsitz in Bad Bentheim. Du steuerst dessen Kalender, filterst Anfragen und sorgst für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.

Zu deinen Aufgaben gehören Vorstands-/Geschäftsführungssekretariat, Reiseorganisation, Protokollführung und die Organisation von Meetings, sowie vertrauliche Ablage und Office-Organisation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat.
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar »Nein« zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern.
• Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Microsoft365 (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind vorteilhaft

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen.
• Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminen interner und externer Stellen.
• Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung.
• Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene.
• Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung.
• Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz.
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung.
• Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz

Skills

kaufmännische Ausbildung

Vorstandssekretariat

Diskretion

Führungskräftekommunikation

Microsoft 365

Deutsch Korrespondenz

Englischkenntnisse

Niederländischkenntnisse vorteilhaft

Education

Geprüfte/r Management-Assistent/in

Fremdsprachenkorrespondent/in

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Teams

Job description

Deine Mission Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei: Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.

Deine Aufgaben

• Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten
• Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen
• Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene
• Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung
• Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z.B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern
• Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil

Warum wir?

• Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office
• Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der [phone] bzw. [e-mail] weiter!

Über uns

WATR Group ist einer der führenden Spezialisten für Wasserhaltung und Wassermanagement in Deutschland und den Niederlanden. Die Gruppe verkörpert eine Synergie führender Unternehmen in ihren jeweiligen Fachgebieten. Koop Wasserbau GmbH, Walter Clausen GmbH, Buitenkamp B.V., BC-Envirotec GmbH, und Ko-Mats GmbH haben ihre Kräfte gebündelt, um eine unschlagbare Allianz im Bereich der Wasserinfrastruktur zu schaffen, und die Gruppe strebt weiteres Wachstum über die Integration neuer Mitglieder an.Die WATR Group unterstützt Energiewende und Infrastrukturausbau durch führende Kompetenzen im Grundwassermanagement. Durch den Zusammenschluss zur WATR Group ergeben sich vielfältige Vorteile für Kunden und Mitarbeiter.