Executive Assistant to the CEO & COO (w/m/d)

Natsana; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 65.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

natsana sucht eine_exec. Assistant to CEO & COO in Vollzeit (40 Std., 2 Jahre befristet). Einsatzort ist das Büro in Düsseldorf, teils Homeoffice; direkter Vorgesetzter ist CEO & COO.

Du bist Sparringspartner:in des Leadership-Teams und verantwortest Priorisierung, Kalendersteuerung, Reiseorganisation und Dokumentenmanagement. Du unterstützt das Management bei internen/external Meetings, erstellst Unterlagen, koordiniert Projekte und behält Fristen im Blick.

Qualifikationen

• Ausgeprägtes Ownership-Mindset und Fähigkeit, Themen eigenständig zu tragen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hervorragende Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Erfahrung im Leadership-Support und Stakeholder-Management.

Aufgaben

• Strategisches Management der Kalender von CEO und COO.
• Meetings vorbereiten, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen erstellen.
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Management, Bayer und externen Partnern.
• Reiseorganisation, Eventlogistik und Dokumentenmanagement.
• Follow-up von Maßnahmen, Deadlines und Verantwortlichkeiten.

Kenntnisse

Ownership mindset

Calendar management

Meeting coordination

Stakeholder communication

Project coordination

Executive support

Deutsch/Englisch Kommunikation

Teamwork & Leadership

Tools

Microsoft 365

Google Workspace

Project management tools

Personio

KI-Anwendungen

Jobbeschreibung

Über uns

Hey, wir sind natsana.

Und bei uns geht es um mehr als nur Nahrungsergänzung – wir arbeiten jeden Tag daran, Gesundheit und Wohlbefinden für Millionen Menschen einfacher zugänglich zu machen und Produkte zu entwickeln, die einen positiven Einfluss auf die Lebensqualität haben.

Wenn du Lust hast, mit Leidenschaft, Qualitätsbewusstsein und Innovationsgeistetwas zu bewegen, dann könntest duperfekt in unser Team der natsana Allstarspassen. Wir suchen nach Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen, die mitdenken, mitgestalten und zusammen mit uns weiter wachsen möchten.

Gemeinsam bewegen wir mehr.

Unter unserem Dach vereinen wir mit natural elements, Nature Love, gloryfeel und Feel Natural vier der erfolgreichsten und wachstumsstärksten Marken im Bereich hochwertiger Nahrungsergänzung. Seit 2025 begleitet uns die Bayer AG als starker Partner. Gemeinsam sind wir ein echtes Powerhouse für Qualität, Innovation und nachhaltiges Wachstum.

Wir entwickeln Produkte, die Gesundheit und Lebensfreude fördern – natürlich, wissenschaftlich fundiert und mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch. Gleichzeitig feilen wir aber auch weiter an einer Unternehmenskultur, in der Vertrauen, Eigenverantwortung und echtes Miteinander zählen.

Deine Ideen sind willkommen. Dein Impact ist sichtbar. Dein Einsatz macht den Unterschied.

Kommst du an Bord?

Warum wir?

Weil wir mit viel Energie, klarer Ambitionund einer guten Portion Teamgeistwachsen – und dabei niemals vergessen, wie wichtig Wertschätzung, Offenheit und transparente Kommunikationsind. Denn bei uns zählt nicht nur das Ergebnis, sondern auch jedes kleine Zwischenziel und das Miteinander auf dem Weg dorthin.

08/15? Passts nicht zu uns. Wir suchen Mitgestalter:innen, die mit 100% Herzblut dabei sind, neugierig bleiben, den Status Quo hinterfragen und Verantwortung übernehmen. Teamplayer mit Haltung, Drive und eigenen Ideen, die etwas bewegen möchten.

Wenn du Lust hast, dich bei den natsana Allstars persönlich und fachlich weiterzuentwickeln, einen Impact zu haben und Teil eines spannenden Teams zu sein, dann freuen wir uns sehr darauf, von dir zu hören und dich in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.

Und jetzt konkret. Bei uns geht’s gerade um:

Executive Assistant to the CEO & COO (w/m/d)
Anstellung: Vollzeit 40 Std., 2 Jahre befristet, flexible Arbeitszeiten
Direkter Vorgesetzter: CEO & COO
Team: Assistenz
Einsatzort: Im Büro in Düsseldorf, teils im Homeoffice

Deine Aufgaben

Du arbeitest direkt mit unserem CEO und COO zusammen, ohne Umwege und ohne Filter. Als Sparringspartner:in für unsere Chief of Staff bist du Teil des Leadership-Supports und ein zentrales Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Management-Team, Bayer Consumer Health und externen Partnern. Dabei bewegst du dich mitten in den Themen, die natsana antreiben: E-Commerce, Amazon, D2C, Retail, Marketing, Produktentwicklung, Operations, Finance, People und strategische Projekte.
Kalender, Reisen und Administration gehören dazu. Aber sie sind das Fundament, nicht der Job. Der eigentliche Job beginnt dort, wo klassische Assistenz aufhört: beim Mitdenken, Vorausdenken, Priorisieren und Nachhalten.
Deine Aufgaben:
Prioritäten steuern, nicht nur Kalender pflegen

• Strategisches Management der Kalender von CEO und COO
• Priorisierung von Themen, Meetings und Entscheidungen
• Schutz von Fokuszeiten und aktive Steuerung von Anfragen
• Überblick über laufende Projekte, Themen und Abhängigkeiten

Meetings vorbereiten, damit Entscheidungen schneller getroffen werden

• Zusammenführung relevanter Informationen für Management- und C-Level-Meetings
• Unterstützung der Chief of Staff bei internen und externen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Zusammenarbeit mit Bayer Consumer Health und weiteren Stakeholdern

Nachhalten, was entschieden wurde

• Konsequentes Follow-up von Maßnahmen und Commitments
• Koordination mit Führungskräften und Projektverantwortlichen
• Verfolgung von Deadlines, Meilensteinen und offenen Themen
• Erinnerung an vereinbarte Verantwortlichkeiten, auch auf Geschäftsführungsebene

Koordinieren und kommunizieren

• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Management, Bayer und externen Partnern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation
• Erstellung von E-Mails, Briefings und Vorlagen für wichtige Termine
• Organisation komplexer Reisen, Termine und Veranstaltungen

Operative Exzellenz im Tagesgeschäft

• Hauptansprechpartner:in für Reisebuchungen von CEO und COO
• Organisation von Hotels, Catering und Eventlogistik
• Unterstützung bei Townhalls und Firmenveranstaltungen
• Koordination von Dokumentenunterschriften und administrativen Prozessen
• Verantwortung für Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen
• Erste Anlaufstelle für interne administrative Anfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Ownership-Mindset: Du behandelst Themen, als wären es deine eigenen
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu verstehen und zu strukturieren
• Hervorragendes Organisationsgeschick kombiniert mit Pragmatismus und Improvisationsfähigkeit
• Starke Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
• Mut, Rückgrat und die Fähigkeit, konstruktiv zu widersprechen
• Ausgeprägte Menschenkenntnis und Gespür für Situationen und Dynamiken
• Belastbarkeit und Freude an hoher Geschwindigkeit und vielen parallelen Themen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Digitale Souveränität im Umgang mit Microsoft 365 oder Google Workspace, Projektmanagement-Tools, Personio und modernen KI-Anwendungen*
• Du bist gerne vor Ort im Düsseldorfer Office und schätzt den persönlichen Austausch