Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office

TN Germany; Pfaffenhofen an der Ilm; Hybrid; EUR 40.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Pharmaunternehmen sucht einen Executive Assistant & Project Coordinator, der das regionale Leitungsteam unterstützt. In dieser spannenden Rolle sind Sie für die Koordination von Projekten und administrativen Aufgaben verantwortlich. Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe, entlasten den Regional Head Europe und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihr Organisationstalent sind entscheidend, um in einem dynamischen Umfeld erfolgreich zu sein. Wenn Sie eine Leidenschaft für effiziente Prozesse und Teamarbeit haben, könnte dies die perfekte Gelegenheit für Sie sein.

Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Business Management oder Projektassistenz.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools zur virtuellen Zusammenarbeit.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam und Unterstützung bei Projektkoordination.
• Organisation von Meetings, Workshops und Erstellung von Präsentationen und Reports.

Kenntnisse

MS Office

Projektmanagement

Englisch (verhandlungssicher)

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Ausbildung

Zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in

Vergleichbare Weiterbildung

Tools

MS Teams

SharePoint

Confluence

Jobbeschreibung

Social network you want to login/join with:

col-narrow-left

Client:

Jobactive GmbH

Location:

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

col-narrow-right

Job Reference:

cea85c3e41a2

Job Views:

2

Posted:

05.05.2025

Expiry Date:

19.06.2025

col-wide

Job Description:

Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office JETZT BEWERBENIhre Aufgaben:

• Sie sind die zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit eines international tätigen Pharmaunternehmens und unterstützen operativ bei einer Kombination aus Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
• Sie behalten bei funktionsübergreifenden Initiativen und Projekten stets den Überblick, koordinieren deren Fortschritt und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit über die notwendigen Informationen verfügen.
• Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe und Prozesse und unterstützen bei deren Planung, Umsetzung und Nachverfolgung mit Weitblick und Effizienz.
• Sie entlasten den Regional Head Europe im Tagesgeschäft, indem Sie seinen Kalender, Reisen und die interne sowie externe Kommunikation professionell und vorausschauend organisieren.
• Sie bereiten Meetings, Workshops und Offsites mit großer Sorgfalt vor und nach, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und eine verlässliche Dokumentation der Ergebnisse.
• Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports und unterstützen so die strategische Steuerung der Unit.
• Sie agieren als Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams sowie internen Supportfunktionen wie HR, Finance oder IT und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Sie pflegen interne Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten mit größter Genauigkeit und stellen sicher, dass alle Daten aktuell und transparent verfügbar sind.
• Sie arbeiten eng mit den Kolleg*innen im Business Management Team der Technology Unit zusammen und tragen aktiv zu einer kooperativen Teamkultur bei.

Ihr Profil:

• Sie bringen mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support mit und wissen, worauf es in einem internationalen, dynamischen Umfeld ankommt.
• Sie sind äußerst sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word, und wenden diese Tools routiniert und zielgerichtet an.
• Sie arbeiten versiert mit digitalen Tools zur virtuellen Zusammenarbeit wie MS Teams, SharePoint oder Confluence und behalten auch bei digitaler Projektsteuerung den Überblick.
• Sie haben eine zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in oder eine vergleichbare Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen.
• Sie kommunizieren verhandlungssicher auf Englisch in Wort und Schrift. Gute Deutschkenntnisse runden Ihr Profil idealerweise ab.
• Sie arbeiten sich mit Neugier und Eigeninitiative auch in komplexe Themenfelder ein und behalten stets den Blick für das Wesentliche.
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Organisationsgeschick und eine starke Selbstführungskompetenz aus.
• Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Gespür für den richtigen Ton – ob im Umgang mit Kolleg*innen oder funktionsübergreifenden Schnittstellen.
• Sie arbeiten zuverlässig, serviceorientiert und mit hoher Verbindlichkeit – für Sie ist es selbstverständlich, Verantwortung zu übernehmen und Zusagen einzuhalten.
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung mit – vorzugsweise in der Pharma- oder Technologiewelt.

Unsere Kontaktdaten: