Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office

Job@ctive GmbH; Pfaffenhofen; Remote; EUR 45.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Pharmaunternehmen sucht eine zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie operativ bei der Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene. Ihre Fähigkeiten in Business Management und Projektassistenz sind gefragt, während Sie die Struktur in organisatorische Abläufe bringen. Mit einem hohen Maß an Eigeninitiative und ausgezeichneten kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zur Effizienz und zum Erfolg des Teams bei. Wenn Sie in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung im Bereich Business Management oder Projektassistenz.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word.
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise und hohe Organisationsgeschick.

Aufgaben

• Koordination von Projekten und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
• Vorbereitung und Dokumentation von Meetings, Workshops und Offsites.
• Schnittstelle zu Subfunktionen und globalen Teams zur Sicherstellung des Informationsflusses.

Kenntnisse

Business Management

Projektassistenz

Executive Support

MS Office

digitale Tools

Englischkenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Selbständige Arbeitsweise

Ausbildung

Zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in

Tools

MS Teams

SharePoint

Confluence

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben:

• Sie sind die zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit eines international tätigen Pharmaunternehmens und unterstützen operativ bei Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
• Sie behalten bei funktionsübergreifenden Initiativen und Projekten den Überblick, koordinieren deren Fortschritt und stellen sicher, dass alle Beteiligten die notwendigen Informationen rechtzeitig erhalten.
• Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe und Prozesse, unterstützen bei Planung, Umsetzung und Nachverfolgung mit Weitblick und Effizienz.
• Sie entlasten den Regional Head Europe im Tagesgeschäft, indem Sie Kalender, Reisen sowie interne und externe Kommunikation professionell organisieren.
• Sie bereiten Meetings, Workshops und Offsites vor und nach, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und dokumentieren die Ergebnisse zuverlässig.
• Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports, um die strategische Steuerung der Unit zu unterstützen.
• Sie agieren als Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams sowie internen Supportfunktionen wie HR, Finance oder IT und sichern einen reibungslosen Informationsfluss.
• Sie pflegen interne Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten mit hoher Genauigkeit und stellen die Aktualität der Daten sicher.
• Sie arbeiten eng mit dem Business Management Team der Technology Unit zusammen und fördern eine kooperative Teamkultur.

Ihr Profil:

• Mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support, ideal in einem internationalen, dynamischen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word, routiniert und zielgerichtet.
• Erfahrung mit digitalen Tools wie MS Teams, SharePoint oder Confluence, auch bei digitaler Projektsteuerung den Überblick behalten.
• Zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in oder eine vergleichbare Weiterbildung.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute Deutschkenntnisse sind vorteilhaft.
• Neugier, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich in komplexe Themen einzuarbeiten, stets den Blick für das Wesentliche bewahren.
• Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohes Organisationsgeschick und Selbstführungskompetenz.
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und Gespür für den richtigen Ton im Umgang mit Kolleg*innen und Schnittstellen.
• Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und Verbindlichkeit; Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Idealerweise Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung, vorzugsweise in Pharma oder Technologie.

Unsere Kontaktdaten:

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Wir garantieren absolute Vertraulichkeit und Einhaltung aller Sperrvermerke.

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