Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Verimi; Berlin; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Softwareunternehmen in Berlin sucht einen erfahrenen Office Manager & Executive Assistant (d/m/w). Verantwortlichkeiten umfassen die Organisation des Office-Managements, Unterstützung der Geschäftsführung sowie die Koordination interner Abläufe. Ideal sind umfangreiche Erfahrungen, Organisationstalent und exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Es wird ein hybrides Arbeitsmodell sowie diverse Benefits geboten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel

Weiterbildungsbudget

Qualifikationen

• Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im digitalen Umfeld.
• Strukturierte Arbeitsweise und Belastbarkeit in hektischen Situationen.
• Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Organisation des gesamten Office-Managements am Standort Berlin.
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Erstellung von Protokollen, Terminplänen und Präsentationen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeiten

Hands-on Mentalität

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Deine Mission

Als Office Manager & Executive Assistant (d/m/w) sorgst du für einen professionellen, reibungslosen Ablauf im Büroalltag und entlastest die Geschäftsführung durch vorausschauende Organisation, klare Kommunikation und souveräne Koordination. Dabei berichtest du direkt an die Geschäftsführung und wirkst im Bereich Operations & Administration mit – im Wesentlichen mit folgenden Aufgaben:

• Du verantwortest die Organisation und Steuerung des gesamten Office-Managements am Standort Berlin.
• Du übernimmst die professionelle und diskrete Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (u.a. Kalendermanagement, Reisebuchungen und -abrechnungen).
• Du konzipierst und koordinierst interne Abläufe sowie die Kommunikation mit Stakeholdern – intern wie extern.
• Du planst und erstellst aussagekräftige Protokolle, Terminpläne und Präsentationen.
• Du übernimmst die Organisation und Betreuung von Meetings, Events und Veranstaltungen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg:innen und bist erste Anlaufstelle im Büro.
• Du steuerst externe Dienstleister, kümmerst dich um das Büromaterial und sorgst für einen rundum gut organisierten Arbeitsplatz.
• Aufgrund deiner Verantwortlichkeiten arbeitest du grundsätzlich von Montag bis Freitag vor Ort
  
  

Dein Profil

• Du bringst umfangreiche Berufserfahrung als Office Manager und Executive Assistant mit – idealerweise im digitalen Umfeld, in einem Start-up oder Tech-Unternehmen.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigenverantwortung und ein sicheres, professionelles Auftreten.
• Du hast einschlägige Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen und agierst stets diskret und vertrauenswürdig.
• Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und bist auch in hektischen Phasen belastbar.
• Du verfügst über eine ausgeprägte Hands-on Mentalität gepaart mit dem Optimismus die wechselnden Herausforderungen professionell zu meistern.
• Du zeichnest Dich durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch sowie einen routinierten Umgang mit MS Office (insb. Outlook, PowerPoint, Excel) aus.
• Du hast Freude daran, dich im Alltag proaktiv einzubringen und Dinge kontinuierlich zu verbessern.
• Du überzeugst mit außergewöhnlichen Team-Spirit, Eigeninitiative und einem sicheren Gespür für Prioritäten.
  
  

Über uns

Wir sind spezialisierter Anbieter für Softwarelösungen rund um die Identitätsprüfung, die sichere Authentifizierung und die elektronische Signatur. Wir betreiben eine eigene Verimi ID-Wallet mit zahlreichen Funktionen, die bei vielen Partnern eingebunden ist, um die Ende-zu-Ende Digitalisierung von Nutzererlebnissen und Geschäftsprozessen zu unterstützen. Zudem erstellen wir umfassende digitale Identitätslösungen im Kundenauftrag, zum Beispiel für führende Anbieter im deutschen Gesundheitswesen.

Bei unserer Mission, eine digitalisierte Welt ohne analoge Hürden zu schaffen, sind wir nicht alleine. Wir können uns dabei auf die Unterstützung unserer Gesellschafter aus der deutschen Wirtschaft verlassen, unter anderen haben Allianz, Atruvia, Bundesdruckerei, Deutsche Bahn, Deutsche Telekom, DZ-Bank, Giesecke+Devrient und Volkswagen in Verimi investiert.

Warum Verimi?

Unsere Arbeitsbereiche sind vielseitig und bieten viele Möglichkeiten zur Kreativität und Eigeninitiative. Wir freuen uns über Bewerbungen aller Nationalitäten und legen besonderen Wert auf Diversität in unseren Teams. Chancengleichheit ist ein wichtiger Teil unserer Werte, daher ermutigen wir ausdrücklich auch Menschen mit Behinderung, sich zu bewerben.

• Arbeitsplatz: Bei uns erwartet dich ein zentraler, modern und technisch sehr gut ausgestatteter Arbeitsplatz im Herzen Berlins.
• Teams: Mit agilen und cross-funktionalen Projektteams sind wir in der Lage kollaborativ selbst komplexeste Projektanforderungen umzusetzen.
• Hybrides Arbeiten: Wir leben unsere Kultur mit aktuell ein bis zwei festen Büro-Tagen in der Arbeitswoche und gewähren darüber hinaus Freiheiten, damit du selbst und flexibel entscheiden kannst, wo du arbeitest.
• Benefits und Vergütung: Neben einem fairen Gehalt und einem i.d.R. unbefristeten Arbeitsvertrag bieten wir dir diverse Benefits an; entweder als Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (BVG), für eine Urban Sports-Mitgliedschaft oder für Mahlzeiten, Internet- oder Mobilitätskosten und die Inanspruchnahme von Rabatten über unseren Partner Corporate Benefits.
• Urlaub: Du bekommst 30 Tage Urlaub (plus zusätzliche 0,5 Tage für Weihnachten und Silvester), sowie selbstverständlich Sonderurlaub für besondere Anlässe wie deine Hochzeit oder die Geburt deines Kindes.
• OKRs: Wir planen unsere Quartale und unser Jahr mit OKRs auf Company- und Teamebene.
• Weiterentwicklung: Wir fördern die Weiterbildung aller Mitarbeiter*innen mit einem Weiterbildungsbudget, internen Weiterbildungsmaßnahmen, bieten jedem New Starter ein umfangreiches Onboarding und führen halbjährliche unternehmensweite Feedbackrunden sowie jährliche Entwicklungsgespräche.
• Werte und Kultur: Wir sind ein diverses und interkulturelles Team mit 90+ Mitarbeiter*innen aus mehr als 20 Nationen und leben eine offene Unternehmenskultur, die von unseren Verimi-Werten (Vertrauen - Respekt - Integrität - Verantwortung - Innovation - Transparenz) geleitet wird.
• Relocation-Support: Wir unterstützen dich bei der Organisation rund um dein Visum und deine Relocation nach Berlin.