Executive Assistant (m/w/d) | Office Operations & Unternehmensentwicklung

ANDRESEN Legal; Hamburg; Hybrid; EUR 42.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Andresen Legal ist die erste Dispute Resolution Boutique mit AI-First-Ansatz und betreut Mass Claims am Rostocker Standort. Wir suchen ein Executive Assistant (m/w/d) für Office Operations & Unternehmensentwicklung in Hamburg, das Team unterstützt und den Aufbau aktiv mitgestaltet.

Du arbeitest eng mit dem Gründerteam zusammen, organisierst das Office und entwickelst Strukturen sowie Abläufe weiter – mit Fokus auf exzellenten Service und effiziente Prozesse.

Qualifikationen

• Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsübernahme.
• Pragmatisches Denken und Lösungsorientierung.
• Strukturen aufbauen und Prozesse kontinuierlich verbessern.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Weiterentwicklung des Hamburger Standorts.
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (tagesaktuell & standortübergreifend).
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation.
• Empfang und Betreuung von Mandanten, Bewerbern und Gästen vor Ort.
• Organisation von Meetings, Events und Geschäftsreisen.
• Reisekostenabrechnung und vorbereitende Buchhaltung.
• Unterstützung im Recruiting und HR-Themen.
• Koordination externer Dienstleister.
• Eigenständige Steuerung organisatorischer und bereichsübergreifender Projekte.
• Entwicklung und Optimierung interner Prozesse.

Kenntnisse

Eigenständige Arbeitsweise

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Serviceorientierung

Englische Sprachkenntnisse

Jobbeschreibung

Andresen Legal ist die erste Dispute Resolution Boutique mit konsequentem AI-First-Ansatz . Wir lösen zentrale Streitigkeiten mittelständisch geprägter Mandanten im Bereich Corporate & Private Wealth und wickeln an unserem Standort in Rostock Mass Claims ab. Unser Anspruch dabei: Kompromisslose Mandantenorientierung und 360°-Beratung auf High-End-Niveau.

Bei uns arbeitest du von Anfang an mit einem Gründerteam zusammen, das Litigation neu denkt und Grenzen verschiebt — mit KI als echtem Arbeitswerkzeug, nicht als Buzzword.

Wir glauben, dass exzellente Rechtsberatung heute mehr braucht als juristische Expertise. Deshalb verbinden wir unternehmerisches Denken mit modernen Technologien, klaren Prozessen und einem kompromisslosen Fokus auf Effizienz und Service. Künstliche Intelligenz ist für uns kein Trend, sondern ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit – damit wir schneller, intelligenter und besser für unsere Mandanten arbeiten können.

Unser Team besteht aktuell aus 13 Mitarbeitenden – drei davon in unserem Hamburger Office direkt an der Binnenalster.

Wir suchen: Executive Assistant (m/w/d) | Office Operations & Unternehmensentwicklung

Für das Hamburger Office sind wir ab sofort auf der Suche nach einem Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf die Bereiche Office Operations & Unternehmensentwicklung. In dieser Rolle hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei, organisierst unser Office und begleitest den Aufbau unseres Unternehmens aktiv.

Darum geht’s - deine Aufgaben

Wenn du einen Job suchst, in dem dir jeden Morgen gesagt wird, was zu tun ist, wirst du bei uns wahrscheinlich nicht glücklich. Wenn du stattdessen Verantwortung übernehmen, pragmatische Lösungen finden und den Aufbau eines wachsenden Unternehmens aktiv mitgestalten willst, sollten wir uns kennenlernen.

Als Executive Assistant (m/w/d) sorgst du dafür, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann und unser Office reibungslos funktioniert. Dabei denkst du voraus, übernimmst eigene Projekte und entwickelst Strukturen sowie Abläufe kontinuierlich weiter.

Dazu gehören unter anderem:

• Organisation und Weiterentwicklung unseres Hamburger Standorts
• Standortübergreifende Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Mandanten, Bewerbern und Gästen vor Ort
• Organisation von Meetings, Events und Geschäftsreisen
• Reisekostenabrechnung sowie vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung im Recruiting und bei HR-Themen
• Koordination externer Dienstleister
• Eigenständige Steuerung organisatorischer und bereichsübergreifender Projekte
• Entwicklung und Optimierung interner Prozesse

Je nach deinen Interessen und deiner Entwicklung kann die Rolle perspektivisch Verantwortung im Projektmanagement oder in der internen Unternehmensentwicklung übernehmen.

Das bist du – was du mitbringen solltest

Entscheidend ist für uns nicht dein Jobtitel, sondern deine Arbeitsweise.

Du passt zu uns, wenn du:

• eigenständig arbeitest und Verantwortung übernimmst.
• pragmatisch denkst und Lösungen findest.
• erkennst, wo Handlungsbedarf besteht, Prioritäten setzt und Dinge konsequent voranbringst.
• Freude daran hast, Strukturen aufzubauen und kontinuierlich zu verbessern.
• Organisationstalent mit echter Hands-on-Mentalität verbindest.
• ein Faible für exzellenten Service hast – mit dem Qualitätsanspruch der gehobenen Hotellerie.
• auch in dynamischen Situationen den Überblick behältst.
• sehr sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift kommunizierst.
• bereits Berufserfahrung gesammelt hast und praktische Herausforderungen eigenständig gelöst hast.

Was dich erwartet – das bieten wir

• Eine zentrale Rolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit einem modernen Gründerteam
• Ein junges, ambitioniertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Die Möglichkeit, den Aufbau eines wachsenden Unternehmens aktiv mitzugestalten
• Viel Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
• Ein modernes Office direkt an der Binnenalster
• Flexible Arbeitszeiten (Präsenz im Office, Homeoffice nach Absprache)
• Eine Rolle, die mit dir und dem Unternehmen wächst

Du passt zu uns und willst mit uns wachsen?

Haben wir dein Interesse an uns und unserer Arbeit wecken können? Findest du dich in dieser Ausschreibung wieder? Dann sollten wir uns kennenlernen.