Executive Assistant (m/w/d) *IP

Job@ctive GmbH; München; Hybrid; EUR 40.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine internationale Unternehmensberatung in München sucht einen Executive Assistant für eine Elternzeitvertretung. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie Managing Directors bei administrativen Aufgaben, Reise- und Eventmanagement und Klientenmeetings. Ihre exzellenten Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie Ihre Organisationstalente sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position. Das Unternehmen bietet ein hybrides Arbeitsmodell und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten. Wenn Sie eine proaktive und serviceorientierte Persönlichkeit sind, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchte, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Attraktive Bonusvergütung

27 Urlaubstage + Silvester/ Weihnachten 1/2 UT

Egym/Wellpass - 50% Subvention

VWL

ÖPNV Ticket

Kostenfreie Snacks und Getränke

Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich erforderlich.
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind notwendig.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung für Managing Directors im Tagesgeschäft.
• Reise- und Eventmanagement sowie Klientenmeetings koordinieren.
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen.

Kenntnisse

Administrative Unterstützung

Reise- und Eventmanagement

Kommunikationsfähigkeit

MS Office-Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Jobbeschreibung

Unser Mandant ist ein internationale Unternehmensberatung mit Sitz in München/Mitte und sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Executive Assistant (m/w/d) - Elternzeitvertretung mit Übernahmemöglichkeit.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Unterstützung für zwei bis drei Managing Directors im Tagesgeschäft
• Reporting an das Office Management
• Reise- und Eventmanagement
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
• Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
• Zusammenstellung relevanter Materialien
• Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Ihr Profil:

• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Beratungsbackground wünschenswert
• Hohes Service- und Dienstleistungslevel
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Benefits:

• Attraktive Bonusvergütung
• Vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeiten in einem international ausgerichteten Unternehmen
• Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.
• Übernahmemöglichkeit gegeben
• 27 Urlaubstage + Silvester/ Weihnachten 1/2 UT
• Egym/Wellpass - 50% Subvention
• VWL
• ÖPNV Ticket (Parkplätze nur eingeschränkt vorhanden)
• Kostenfreie Snacks und Getränke
• Hybrides Arbeitsmodell (40h/Woche - 2 Tage remote möglich)

Unsere Kontaktdaten:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie! Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch im Vorfeld zu einer Bewerbung.

Telefon: [phone], E-Mail: [e-mail]

Selbstverständlich sichern wir absolute Vertraulichkeit und die Einhaltung aller Sperrvermerke zu.