Executive Assistant (m/w/d) – Geschäftsführung

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Unternehmen in Berlin sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Rolle sind Sie strategische Schnittstelle zur Geschäftsführung, managen interne und externe Stakeholder und begleiten Projekte aktiv. Sie benötigen mehrjährige Erfahrung auf C-Level, starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie einen sicheren Umgang mit MS Office. Das Unternehmen bietet ein unbefristetes Anstellungsverhältnis, flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Gehalt bis 55.000 € p.a.

Leistungen

Unbefristetes Anstellungsverhältnis

Gleitzeitmodell

Mobiles Arbeiten angebote

Attraktives Gehalt

Moderner Arbeitsplatz

Eingebunden in ein starkes Assistenzteam

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf C-Level oder vergleichbarer Management-Ebene.
• Fundierte Erfahrung im Stakeholdermanagement, idealerweise in einer internationalen Unternehmens- oder Konzernstruktur.
• Proaktive, selbstorganisierte Persönlichkeit mit „Sparringspartner“-Mindset.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort & Schrift).
• Sicherer Umgang mit MS Office auf Expertenniveau.
• Hohe Loyalität, Diskretion und Professionalität.
• Teamfähigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld.

Aufgaben

• Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
• Diplomatisches Management unterschiedlicher Interessen im Stakeholder-Umfeld.
• Steuerung und Koordination der Kommunikation mit der Geschäftsführung.
• Eigenständige Organisation von Kalender, Reisen, Terminen.
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings.

Kenntnisse

Stakeholdermanagement

Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch & Englisch)

MS Office

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Jobbeschreibung

Overview

Im Auftrag unseres Kunden, einem international tätigen und börsennotierten Unternehmen mit Sitz in Berlin, suchen wir eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Das Unternehmen betreut deutschlandweit mehr als 70 Standorte und beschäftigt rund 300 Mitarbeitende.

In dieser Funktion übernehmen Sie nicht nur klassische Assistenzaufgaben, sondern agieren als strategische Schnittstelle und Sparringspartner der Geschäftsführung. Sie sind maßgeblich daran beteiligt, interne wie externe Stakeholder zu managen und Projekte aktiv zu begleiten.

Aufgaben

• Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf Management- und Partnerebene

• Diplomatisches Management unterschiedlicher Interessen im Stakeholder-Umfeld

• Steuerung und Koordination der Kommunikation in Abstimmung mit der Geschäftsführung

• Priorisierung und Filterung von Anfragen sowie Zugangskontrolle zur Geschäftsleitung

• Eigenständige Organisation von Kalender, Reisen, Terminen und Veranstaltungen

• Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Meetings sowie Präsentationen

• Mitarbeit in Projekten (z. B. ESG, Marketing, Kommunikation, Transformation)

• Enge Zusammenarbeit mit dem COO in ihrer Rolle als Joint Managing Director

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf C-Level oder vergleichbarer Management-Ebene

• Fundierte Erfahrung im Stakeholdermanagement, idealerweise in einer internationalen Unternehmens- oder Konzernstruktur

• Proaktive, selbstorganisierte Persönlichkeit mit „Sparringspartner“-Mindset

• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort & Schrift)

• Sicherer Umgang mit MS Office auf Expertenniveau

• Hohe Loyalität, Diskretion und Professionalität

• Teamfähigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld

Benefits

• Unbefristetes Anstellungsverhältnis in Vollzeit (40h)

• Gleitzeitmodell (Start bis 10:00 Uhr, Kernzeit bis mind. 16:00 Uhr, freitags bis 15:00 Uhr); 1–2x pro Woche Präsenz bis 18:00 Uhr

• Mobiles Arbeiten an 1 Tag/Woche möglich

• Attraktives Gehalt: bis 55.000 € p.a.

• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins

• Eingebunden in ein starkes 4-köpfiges Assistenzteam