Executive Assistant (m/w/d) - Assistenz CCO & Management-Koordination

jobsintown.de; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Unternehmen der Pharma-Branche sucht einen Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung in Karlsruhe. Ihre Aufgaben umfassen die Tagesstrukturierung, Informationsmanagement sowie die Unterstützung bei Projekten. Wir suchen Bewerber mit einem abgeschlossenen Studium der Betriebswirtschaft und ersten Erfahrungen in Assistenz- oder Projektumfeldern. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Leistungen

leistungsgerechte Vergütung

30 Tage Urlaub

Betriebssportangebote

Entwicklungsmöglichkeiten durch Schwabe Academy

familienfreundliche Arbeitsatmosphäre

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft mit internationalem Schwerpunkt.
• Erste relevante Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektumfeld.
• Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen auf Vorstandsebene.
• Offenheit gegenüber KI-basierten Tools zur Automatisierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Tagesstrukturierung und Koordination von Besprechungen und Terminen.
• Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Unterstützung bei Projekten und globalen Commercial Strategien.
• Reiseplanung, Kostenabrechnung und Materialbestellungen.
• Optimierung von Abläufen durch Prozessverbesserungen.

Kenntnisse

MS-Office-Paket

Analytisches Denkvermögen

Projektmanagement

Prozessoptimierung

Deutsch (C1)

Englisch (B2)

Ausbildung

Studium der Betriebswirtschaft

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Stellenanzeige von Schwabe Group
It starts with nature. With you. Unterstützen Sie unsere Geschäftsführung als:

Executive Assistant (m/w/d) - Assistenz CCO & Management-Koordination

Ort: Karlsruhe, Baden

Firma: Schwabe Holding

Bereich: Commercial

Start: 01.10.2025

Arbeitszeitmodell: Vollzeit

Anstellungsart: unbefristetes Arbeitsverhältnis

Ihre Wachstum beflügelnden Aufgaben

• Tagesstrukturierung: Als Assistenz unserer Chief Commercial Officer behalten Sie den Überblick über Termine, koordinieren Vor-Ort-Besprechungen inkl. Technik, Bewirtung und Unterlagen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Informationsmanagement: Sie erstellen Protokolle, halten Beschlüsse und Aufgaben fest, verteilen diese an relevante Personen und stellen sicher, dass Nachverfolgung erfolgt.
• Unterstützung und Koordination: Sie unterstützen die CCO bei Projekten, Sonderthemen und Implementierung globaler Commercial Strategien; dafür erstellen Sie Präsentationen, bereiten Entscheidungsgrundlagen auf und tragen Auswertungen wie Umsatzanalysen zusammen. Diese Informationen steuern Sie zielgerichtet an Stakeholder aus und fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen.
• Organisation und Optimierung: Sie übernehmen eigenverantwortlich Reiseplanung, Kostenabrechnung und Materialbestellungen und treiben zugleich die Optimierung von Abläufen durch Automatisierung und Prozessverbesserungen voran.

Ihr natürlich überzeugendes Profil

• Fachliche Anforderungen: Sie haben Ihr Studium der Betriebswirtschaft, idealerweise mit internationalem oder interkulturellem Schwerpunkt, erfolgreich abgeschlossen.
• Erfahrung: Erste relevante Berufserfahrung im Assistenz- oder Projektumfeld, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen, bringen Sie mit und sind versiert im Umgang mit sensiblen Informationen auf Vorstandsebene.
• Kompetenzen: Sie wenden das MS-Office-Paket sicher an und verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe für komplexe Themen sowie ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen. Erfahrung mit Prozessoptimierung und Offenheit gegenüber KI-basierten Tools zur Automatisierung sowie SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Persönliche Stärken: Ihr Organisationstalent wird durch ein hohes Maß an Struktur und Eigenverantwortung ergänzt. Diskretion, Loyalität und Fingerspitzengefühl gehören ebenso dazu wie teamorientiertes Handeln und eine ausgeprägte Kooperationsfähigkeit.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab. Weitere Sprachkenntnisse z.B. in Französisch und/oder Spanisch wären von Vorteil.

Ihre von Natur aus wertschätzenden Vorteile

• Vergütung und Benefits: leistungsgerechte Vergütung inkl. Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie attraktive Zusatzleistungen wie Berufsunfähigkeitsversicherung und arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Work-Life-Balance: 40 Stunden als eigenverantwortliche Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Brückentage
• Gesundheit und Wohlbefinden: betriebsärztlicher Dienst, Betriebssportangebote (z.B. Yoga) und täglich frisch zubereitete Gerichte in unserer Kantine
• Weiterbildung: Entwicklungsmöglichkeiten durch die Schwabe Academy sowie externe Anbieter
• Sonstiges: Langzeitkonto z.B. zur Nutzung für ein Sabbatical, kostenlose Parkmöglichkeiten, guter Anschluss zu ÖPNV, familiäre Arbeitsatmosphäre mit der Sicherheit eines wachsenden Familienunternehmens

Über Schwabe Holding

Die Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe ist ein internationaler Unternehmensverbund, zu dem mehrere Firmen der Pharma- und Gesundheitsbranche gehören. Bei allen unseren Firmen stehen Pflanzen als Ausgangsstoff für die Entwicklung von Arzneimitteln oder Gesundheitspräparaten im Mittelpunkt. Mit einer über 150-jährigen Firmengeschichte gehört das Ursprungsunternehmen, die heutige Dr. Willmar Schwabe GmbH & Co. KG, zu den ältesten pharmazeutischen Unternehmen Europas. Bei der Schwabe-Gruppe arbeiten weltweit rund 4.200 Mitarbeitende. Als eine der beiden zentralen Dachgesellschaften übernimmt die Dr. Schwabe Holding SE & Co. KG mit ihrem Sitz in Karlsruhe zentrale Funktionen der Gesamt-Gruppensteuerung. Dort sind circa 70 Mitarbeitende aus verschiedenen, global bzw. international agierenden Bereichen innerhalb der Unternehmensgruppe Dr. Willmar Schwabe beschäftigt.

Persönlicher Kontakt

Nora Feskens ist telefonisch erreichbar unter [phone].

Jetzt bewerben

Dr. Schwabe Holding SE & Co. KG
Willmar-Schwabe-Str. 4
76227 Karlsruhe