Executive Assistant (m/w/d)

PXR; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Kanzlei der nächsten Generation in München sucht eine engagierte Executive Assistant (m/w/d), die das Herzstück des Teams bildet. Sie unterstützen bei der Organisation von Mandaten, Dokumenten und Office-Management. Mit einem professionellen, herzlichen Auftreten und Organisationstalent tragen Sie zur Effizienz des Teams bei. Wir bieten ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und Verantwortung.

Leistungen

Wertschätzendes Team

Modernes Arbeitsumfeld

Gestaltungsspielraum

Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenz-, Kanzlei- oder Office-Management ist ein Plus.
• Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative und ein professionelles, herzliches Auftreten.

Aufgaben

• Verwaltung der digitalen Akten und Fristen.
• Erstellung und Formatierung von Dokumenten.
• Organisation von Terminen und Reisen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Digitale Kompetenz

Tools

iManage

Clio

Jobbeschreibung

PXR ist die Kanzlei der nächsten Generation – spezialisiert auf Venture Capital, M&A und Gesellschaftsrecht. Wir beraten Unternehmer:innen, Investor:innen und Start-ups in allen zentralen rechtlichen Fragen rund um Wachstum, Finanzierung und Transaktionen.

Für unseren Standort München suchen wir eine Executive Assistant (m/w/d), die nicht nur organisiert – sondern das Herzstück unseres Teams wird.

Du hältst uns den Rücken frei, behältst Fristen und Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass sich ein dynamisches Umfeld zuverlässig und reibungslos anfühlt. Dabei arbeitest du eng mit Partner:innen, Anwält:innen und Mandant:innen zusammen und trägst dazu bei, dass wir unsere Projekte präzise, termingerecht und in bester Qualität umsetzen.

Was dich erwartet:

• Mandats- und Fristenmanagement: Anlage und Pflege digitaler Akten (iManage/Clio), Pflege des Fristen- und Terminkalenders, Wiedervorlagen, Reise- und Terminplanung.
• Dokumentenmanagement: Formatierung und Erstellung von Präsentationen und Verträgen, Dokumentversionierung.
• Elektronischer Rechtsverkehr: Versand und Annahme über beA, Bearbeitung des Posteingangs.
• Organisation & Office-Management: Betreuung von Telefon und Empfang, Organisation von Konferenz- und Mandantenterminen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungen, Bestellungen fürs Office.
• Abrechnung & Controlling: Vorbereitung von Ausgangsrechnungen, Mahnwesen.
• Datenschutz & Compliance: Sicherstellung der Vertraulichkeit, DSGVO-konforme Ablage, Aktenführung nach Kanzleistandard, Durchführung von GwG-Prüfungen.

Was wir uns wünschen:

• Erfahrung im Assistenz-, Kanzlei- oder Office-Management ist ein Plus.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und ein professionelles, herzliches Auftreten.
• Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, digitale Kompetenz und Gespür für Prioritäten.

Was wir bieten:

• Ein wertschätzendes, unterstützendes Team mit kurzen Entscheidungswegen.
• Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung.
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Liebe zum Detail.
• Standort: München – in enger Zusammenarbeit mit unserem Team in Berlin.

Wenn du Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe aktiv mitzugestalten und jeden Tag spürbar Wirkung zu haben – dann sollten wir uns kennenlernen.