Executive Assistant (m/w/d)

OMMAX; München; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gehaltspakete

Vertriebsbeteiligung

Investmentmöglichkeiten

Digital Leaders of Tomorrow

Wellpass-Mitgliedschaft

Mobilitätszuschuss

Essenszuschuss

Zusammenfassung

OMMAX sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung, die administrative Aufgaben übernimmt, Termine koordiniert und die Arbeitsabläufe effizient gestaltet. Sie arbeiten eng mit Gründern und Partnern zusammen, planen Reisen, organisieren Veranstaltungen und pflegen die Kommunikation auf Englisch und Deutsch.

Sie profitieren von einem flexiblen Hybrid-Arbeitsmodell in München, Berlin, Hamburg oder London sowie attraktiven Gesamtpaketen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Qualifikationen

• Sehr guter Hochschulabschluss oder vergleichbare Ausbildung plus Berufserfahrung.
• Berufserfahrung im Office Management sowie Partner/Executive Assistance.
• Sehr gutes Organisationsvermögen bei strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise.
• Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, inkl. Terminverwaltung.
• Du planst und koordinierst Kundentermine, Veranstaltungen, Messen und Geschäftstermine.
• Du organisierst Geschäftsreisen für das Managementteam.
• Du pflegst die interne/externe Korrespondenz auf Englisch und Deutsch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Executive Assistance

Office Management

Englisch & Deutsch fließend

Ausbildung

Hochschulabschluss oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft Office Suite

Jobbeschreibung

Wen wir suchen:

• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten (u.a. Terminverwaltung).
• Du planst und koordinierst Kundentermine, Firmenveranstaltungen, Messen und andere geschäftsbezogene Besuche.
• Du managst Geschäftsreisen einschließlich Planung, Vorbereitung und Nachbereitung für das Managementteam.
• Du führst professionelle interne und externe Korrespondenz in Englisch und Deutsch.
• Du arbeitest an Initiativen zur Prozessverbesserung mit und unterstützt bei der Entwicklung neuer Prozesse
• Du bist Hauptansprechperson für das Managementteam und externe Stakeholder.
• Du übernimmst Verantwortung für spezifische Projekte und beweist effektive Projektkoordinations- und Managementfähigkeiten.
• Du überwachst und steuerst Büroprozesse zur Optimierung der Effizienz und unterstützt bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen.
• Du pflegst die Deal Pipeline und die Private Equity Liste.
• Du bereitest Materialien für Management Meetings vor.
• Du verwaltest und aktualisierst HubSpot Deals und Kontakte, pflegst Kontaktlisten und aktualisierst regelmäßig die Wiedervorlage, um ein angemessenes Follow-up zu gewährleisten.
• Du planst und organisierst Roadshows und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Du koordinierst das Einholen von Feedback zu Projekten und Initiativen des Teams.

Was Du mitbringst:

• Du verfügst über einen sehr guten Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Ausbildung mit anschließender Berufserfahrung.
• Du hast Berufserfahrung im Bereich Office Management sowie Partner/Executive Assistance.
• Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent bei gleichzeitig strukturierter, selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsweise.
• Du besitzt sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Du überzeugst durch eine schnelle Auffassungsgabe, zeigst Eigeninitiative und verfügst über hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du hast ein freundliches Auftreten und bist eine kreative und motivierte Persönlichkeit.
• Du bist ein serviceorientierter Teamplayer mit Leidenschaft für die Arbeit.
• Du sprichst fließend Englisch und Deutsch.

Was Dich erwartet:

• Dein Impact ist entscheidend: Du gestaltest in einem hochmotivierten & smarten Team in unmittelbarer Zusammenarbeit mit den Gründern & Partnern aktiv die digitale Zukunft und sorgst durch die erfolgreiche Verknüpfung von Strategie und Implementierung für echten Mehrwert.
• Dein Einsatz zahlt sich aus! Du profitierst von attraktiven Gehaltspaketen, Beteiligungen am Vertriebserfolg und exklusiven Investmentmöglichkeiten. Zusätzlich fördern wir unsere Top-Talente durch das 'Digital Leaders of Tomorrow' Programm und bieten dir somit weitere spannende Vorteile.
• Dein Learning – unser Anliegen: Du wirst ab Tag eins durch vielfältige Entwicklungsangebote auf deiner Journey unterstützt, übernimmst schnell Verantwortung und hast die Möglichkeit mit uns deine individuelle Karriere zu gestalten – mit uns wirst du zum Digital Leader!
• Dein Arbeitsumfeld: Du tauchst ein in ein diverses und familienfreundliches Umfeld, mit ausgeprägtem Teamspirit und profitierst von einem flexiblen und hybriden Arbeitsmodell in einem unserer Büros in München, Berlin, Hamburg und London.
• Dein Blick in die Zukunft: Du arbeitest am Puls der Zeit und sammelst wertvolle Einblicke und praktische Erfahrungen mit Fokus auf digitale Geschäftsmodelle und datengetriebene Wertschöpfung in acht zukunftsweisenden Branchen.
• Deine Benefits on top: Freue dich auf regelmäßige Teamevents und gemeinsame Sportsessions, profitiere von einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge, einer exklusiven Wellpass-Mitgliedschaft sowie Mobilitäts- und Essenszuschüsse und vielseitigen weiteren Company Benefits.