Executive Assistant (m / w / d)

PS Direkt; Köln; Vor Ort; EUR 42.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Personalvermittlungsunternehmen sucht einen Executive Assistant (m/w/d) in Köln, um den Arbeitsalltag des Führungsteams aktiv zu gestalten und den Informationsfluss sicherzustellen. Die Position erfordert eine kaufmännische Ausbildung, mindestens drei Jahre Erfahrung sowie eine hohe Routine im Umgang mit MS Office und guten Englischkenntnissen. Das Jahresgehalt liegt zwischen 42.000 und 50.000 Euro brutto.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenz- oder Management-Support-Funktion.
• Sicherer Umgang mit modernen IT-Systemen, insbesondere MS Office auf hohem Niveau.

Aufgaben

• Kommunikation mit Kunden und internen Fachbereichen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Eigenständige und vorausschauende Entlastung des Führungsteams.
• Planung und Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Selbstmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Prioritäten setzen

SAP Kenntnisse

MS Office

Deutsch auf Muttersprachenniveau

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Executive Assistant (m / w / d)

• Aachen

Diese Position ist zwischen 42.000 € und 50.000 € brutto jährlich dotiert.

PS Direkt - Job perfekt

Sie sind ein Organisationstalent mit Blick fürs Detail und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen?

Als Executive Assistant (m / w / d)

gestalten Sie den Arbeitsalltag des Führungsteams aktiv mit und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen. Sie behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, denken vorausschauend und agieren als vertrauensvolle Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern. Dabei verbinden Sie Professionalität mit einem hohen Maß an Eigeninitiative und tragen so maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

Wir suchen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit anschließender Übernahmeoption.

Ihre Aufgaben

1. Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses für das Management
2. Eigenständige und vorausschauende Entlastung des Führungsteams in allen organisatorischen und administrativen Themen
3. Planung und Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen und Besucherprogrammen inklusive Raum- und Technikorganisation, Reise- und Hotelbuchungen sowie Catering und Ablaufplanung
4. Organisation von Geschäftsreisen für das Management, von der Buchung über Terminabstimmungen bis zur Spesenabrechnung und Visa-Beantragung
5. Vorbereitung aussagekräftiger Präsentationen und monatlicher Reportings in enger Zusammenarbeit mit dem Management-Team
6. Initiierung und Begleitung gemeinnütziger Aktivitäten im Jahresverlauf inklusive vollständiger Organisation und Budgetverantwortung
7. Pflege, Erstellung und Aufbereitung rechtlicher Dokumente und Verträge zur Unterschriftsreife für das Management
8. Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kommunikationsthemen mit Verantwortung für Pressemitteilungen, Social-Media-Beiträge und Inhalte für den Unternehmensnewsletter

Ihre Fähigkeiten

1. Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
2. Sie verfügen über mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenz- oder Management-Support-Funktion
3. Der sichere Umgang mit modernen IT-Systemen gehört für Sie zum Alltag; insbesondere beherrschen Sie MS Office auf hohem Niveau, erste Kenntnisse in SAP sind von Vorteil
4. Sie zeichnen sich durch ein starkes Selbstmanagement aus und behalten auch bei parallelen Aufgaben stets den Überblick
5. Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Gespür für Prioritäten prägen Ihr Handeln
6. Sie bringen ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit und verstehen es, Ihre Zeit effizient einzuteilen
7. Eine proaktive, diskrete und vertrauenswürdige Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich
8. Mit Engagement und Eigeninitiative gestalten Sie Ihren Aufgabenbereich aktiv mit
9. Sie kommunizieren sicher in Deutsch auf Muttersprachniveau und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift